Как сделать акт сверки в 1С 8.3: инструкция

Верно сформированный документ защищает предприятие от разрывов, помогает находить ошибки и является необходимым этапом закрытия периода перед бухгалтерской отчетностью. Чтобы все автоматизировать, следуйте пошаговой инструкции «Как в 1С сделать акт сверки с контрагентом» (программа «1С:Бухгалтерия»).

Как сформировать акт сверки в 1С

Шаг 1. Поиск журнала

Где найти акт сверки в 1С 8.3? Если необходимо проверить долги организации перед поставщиками, в «1С:Бухгалтерии» используйте меню «Покупки» — «Расчеты с контрагентами» — «Акты сверки расчетов». Для контроля дебиторской задолженности покупателей путь лежит через раздел «Продажи» — «Расчеты с контрагентами» — «Акты сверки расчетов». Оказавшись в журнале, нажмите на кнопку «Создать».

Шаг 2. Настройка параметров

Как создать акт сверки в 1С? Верхняя часть определяет, какие данные программа «1С:Бухгалтерия» вытянет из базы. Номенклатурный номер ставится при записи. В поле «От» будет текущая дата. Выберите партнера (если есть филиалы, ставьте флаг «С обособленными подразделениями»). Оставьте поле «Договор» пустым, чтобы провести инвентаризацию по всем. Выберите договор, если дело касается одной сделки/поставки. Укажите интервал. 1С определит остаток на первое число периода. Сдвиньте бегунок «В электронном виде», если есть электронный документооборот (ЭДО). Флаг «Документ подписан» ставится после получения скана акта или отметки о подписании в ЭДО. После правки будут невозможны, защищая данные от случайного изменения.

Шаг 3. Фильтрация счетов

Третий шаг — один из самых важных. Откройте раздел «Счета учета расчетов». «1С:Бухгалтерия» предложит счета 60, 62, 76. Список отмечен флажками. Если перечень устраивает, оставляйте его. Но для глубокой проверки ставьте галочки только напротив нужных счетов. При необходимости субсчета можно добавить вручную кнопкой «Добавить».

Шаг 4. Заполнение таблиц

Перейдите на вкладку с данными, нажмите на кнопку «Заполнить». Программа 1С предложит два сценария. При выборе «Только по нашей организации», данные появятся на закладке «По данным организации», а при «По нашей организации и контрагенту», заполнятся закладки: «По данным организации» и «По данным контрагента». Строки детализированы: указана дата операции, название первичного документа со ссылкой на него в базе, содержание хозяйственной операции, суммы по дебету и кредиту. Внизу рассчитывается сальдо на начало и конец периода. Если автоматическое заполнение невозможно, строки можно внести кнопкой «Добавить».

Шаг 5. Анализ результатов

Далее, чтобы сформировать акт, сравните сальдо. Если все сошлось, рядом с полем «Расхождение» будет ноль. Если нет, проверьте данные. Действия зависят от обмена документами. Если есть электронный документооборот (ЭДО), нажатие кнопки отправки передаст файл в систему. Как контрагент подпишет его, статус обновится. Но что делать при бумажной работе?

Печать акта сверки

Финальный этап работы с взаиморасчетами — перевод цифр из 1С на бумагу или электронный файл. Если есть ЭДО с контрагентом, жизненный цикл документа проходит внутри системы. При «бумажном» учете все строится иначе. Акт создается в двух экземплярах: один остается, другой отправляется на согласование второй стороне. После обе стороны заверяют экземпляры печатью.

В программе «1С:Бухгалтерии» для вывода печатной формы, находясь в документе «Акт сверки расчетов», найдите кнопку «Печать», выберите «Акт сверки». Появится предпросмотр, где можно проверить корректность. За содержание печатной формы отвечают настройки. Чтобы изменить структуру, вернитесь в документ и перейдите в раздел «Дополнительно».

1. «Разбить по договорам»: если флаг активен, 1С создаст разделители между операциями по соглашениям (нужно если с партнером несколько договоров). Суммы и документы сгруппируются, чтобы было проще распределить платежи.
2. «Выводить полные названия документов»: в таблице могут быть сокращенные термины. Установка галочки превратит их в полноценные наименования первички, что исключает путаницу при проверке.
3. «Выводить счета-фактуры»: флаг добавляет отдельные столбцы с номерами и датами счетов-фактур. Для плательщиков НДС это нужный элемент контроля, позволяющий сопоставить отгрузку с налоговым документом.

«1С:Бухгалтерия» связывает настройки печатной формы с данными в табличных частях. Как только вы поставите/уберете галочку в разделе «Дополнительно», будет предупреждение об очистке. Изменение структуры требует переформирования выборки, чтобы колонки заполнились. После любого переключения необходимо повторно нажать «Заполнить» на основной вкладке, а затем «Записать» и «Провести». После этого нажатие кнопки «Печать» отразит данные с учетом всех параметров.

Обратите внимание на поле внизу. Данные подтягивается из карточки контрагента («Контактные лица»), за которыми закреплено право подписи. Если оставить поле пустым, в печатной форме под таблицей будет пробел вместо ФИО подписанта. Для смены физлица, чья подпись и расшифровка будут внизу, воспользуйтесь подбором справа от поля «Представитель». Можно выбрать сотрудника из справочника физлиц, убедившись, что в карточке заполнена должность для корректного отражения.

Как исправить ошибки

Сформированный акт сверки может не сойтись. Если при сравнении закладки «По данным организации» и «По данным контрагента» есть расхождение, паниковать не стоит. Ошибки делятся на: технические (ошибка ввода суммы) и методологические (документ не отражен). Исправление ведется через первичные документы:

1. Анализ разницы. Нажмите на кнопку «Показать настройки» и используйте отбор, чтобы найти операцию, которая есть у вас, но нет у контрагента (и наоборот). Часто проблема кроется в неверно указанном договоре или потере выписки.
2. Создание корректировок. Если не отражена реализация — создайте накладную или акт. При ошибке в сумме/счете, оформляется справка-расчет. Причиной могут быть не проведенные списания/комиссии, которые необходимо доначислить.
3. Переформирование. Акт не аннулируется. Откройте документ и нажмите на кнопку «Заполнить». Программа 1С подтянет новые данные. Убедитесь, что все сошлось, нажмите на кнопку «Записать», поставьте отметку «Документ подписан» и отправьте на подпись.

После того как партнер подпишет экземпляр, взаиморасчеты считаются официально подтвержденными, а база данных — готовой к закрытию отчетного периода.

Заключение

Формирование акта сверки — элемент безопасности предприятия. Грамотный процесс позволит обнаружить потерянные документы, избежать разрывов и подтвердить состояние взаиморасчетов перед отчетностью. С нашей пошаговой инструкцией вы сможете автоматизировать выгрузку данных, настроить печатную форму и исправить ошибки.