Как рассчитать отпускные в 2026 году: формулы, примеры и изменения в законодательстве

Представьте: сотрудник уходит в отпуск 1 апреля, а 29 марта бухгалтер обнаруживает, что из расчетной базы не исключили прошлогодние отпускные, районный коэффициент учтен по старой логике, а система всё еще работает по постановлению № 922. Штраф, перерасчет, недовольный работник. Именно для того, чтобы такого не случилось, мы подготовили эту статью.

Отпускные: правовая основа, расчет и ответственность

Ежегодный оплачиваемый отпуск — одна из базовых гарантий трудового законодательства. Право работника на него закреплено в ст. 114 ТК РФ, а стандартная минимальная продолжительность составляет 28 календарных дней по ст. 115 ТК РФ. Для отдельных категорий — педагогов, медработников, инвалидов, несовершеннолетних — закон предусматривает удлиненный отпуск.

Порядок расчета закреплен в ст. 139 ТК РФ, а с 1 сентября 2025 года детальный порядок определяется Постановлением Правительства РФ № 540 от 24.04.2025.

В основе — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. Все учитываемые выплаты за этот период суммируются, а затем делятся на количество фактически отработанных дней.

Пример: отпуск начинается 10 марта 2026 года → расчетный период: с 1 марта 2025 по 28 февраля 2026 года включительно.

Отпускные должны быть перечислены не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска по ч. 9 ст. 136 ТК РФ. При нарушении этого срока наступает двойная ответственность:

Административная — по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ:

• должностные лица: штраф от 10 000 до 20 000 ₽
• юридические лица: штраф от 30 000 до 50 000 ₽

Материальная — по ст. 236 ТК РФ: за каждый день просрочки работодатель обязан дополнительно выплатить работнику компенсацию в размере не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ от задержанной суммы.

По соглашению сторон отпуск можно разбить на несколько частей. Ограничение одно: хотя бы одна из частей — не менее 14 календарных дней по ст. 125 ТК РФ. Остаток дней делится произвольно — никаких законодательных минимумов для прочих частей нет.

Отдельного внимания заслуживают нерабочие праздничные дни: если они попадают в период отпуска, они в число отпускных дней не засчитываются — отпуск автоматически продлевается на соответствующее количество дней по ст. 120 ТК РФ. Иными словами, такие дни, как 8 марта или 9 мая, не «поглощаются» отпуском — работник их попросту не теряет.

Что изменилось в расчете отпускных: Постановление № 922 против Постановления № 540

Почти восемнадцать лет расчет среднего заработка регулировало Постановление Правительства № 922. С 1 сентября 2025 года оно утратило силу — его сменило Постановление № 540. Изменения затронули не формулу, а состав базы: что именно попадает в расчет.

1. Обновленный порядок расчета среднего заработка. Постановление № 540 расширило перечень выплат, которые учитываются при расчете среднего заработка. К привычным премиям и вознаграждениям добавилась новая категория — «денежные поощрения». Это бонусы за выполнение проектов, вознаграждения за достижения и другие стимулирующие выплаты, которые раньше работодатель мог не включать в базу, ссылаясь на их нерегулярность. Теперь критерий один: если выплата предусмотрена системой оплаты труда, ее нужно включать в расчет.

2. Прогрессивная шкала НДФЛ. С 2025 года налог на доходы физических лиц рассчитывается по пятиступенчатой шкале, введенной Федеральным законом № 176-ФЗ от 12.07.2024:

• до 2,4 млн ₽/год — 13%,
• от 2,4 до 5 млн — 15%,
• от 5 до 20 млн — 18%,
• от 20 до 50 млн — 20%,
• свыше 50 млн — 22%.

Для подавляющего большинства работников ставка остается прежней — 13%. Повышенные ставки касаются тех, чей совокупный годовой доход превышает 2,4 млн ₽.

3. Особый порядок налогообложения «северных» выплат. Двухступенчатая шкала НДФЛ для районных коэффициентов и процентных надбавок действует с 2025 года: 13% — если годовой доход не превышает 5 млн ₽, 15% — с суммы превышения. Но до 2026 года она применялась только к зарплате напрямую.

С 1 января 2026 года правило распространили на выплаты по среднему заработку — в том числе на отпускные (п. 6.2 ст. 210 НК РФ в редакции Федерального закона № 425-ФЗ от 28.11.2025). Теперь при расчете НДФЛ с отпускных нужно выделять долю, приходящуюся на районные коэффициенты и процентные надбавки, и облагать ее по двухступенчатой шкале:

• 13% — если годовой доход не превышает 5 млн ₽,
• 15% — с суммы превышения.

Оставшаяся часть отпускных облагается по общей пятиступенчатой шкале в стандартном порядке. Дополнительное основание — п. 1.2 ст. 224 НК РФ в редакции Федерального закона № 425-ФЗ от 28.11.2025.

4. Повышение МРОТ. С 1 января 2026 года минимальный размер оплаты труда составляет 27 093 ₽ — рост на 20,7% по сравнению с предыдущим значением (Федеральный закон № 429-ФЗ от 28.11.2025).

Если средний месячный заработок сотрудника за расчетный период окажется ниже этой отметки, отпускные рассчитываются исходя из МРОТ.

Минимальный средний дневной заработок для расчета отпускных:

27 093 ÷ 29,3 = 924,68 ₽

Практический вывод: главное изменение — расширение перечня учитываемых выплат. Если раньше работодатель мог аргументировать исключение бонуса из базы его «нерегулярностью», то теперь решающий критерий один: предусмотрена ли выплата системой оплаты труда. Если да — включается.

Основная формула расчета

Формула расчета отпускных не изменилась, но в нее теперь попадают другие финансовые показатели. Разберем оба шага.

Шаг 1. Средний дневной заработок:

СДЗ = Сумма выплат за 12 месяцев / 12 / 29,3

Включаются: оклад, премии, надбавки и денежные поощрения, предусмотренные системой оплаты труда.

Не включаются: больничные, предыдущие отпускные, материальная помощь и другие выплаты за периоды, исключаемые из расчета (п. 5 Постановления № 540).

Шаг 2. Сумма отпускных:

Отпускные = СДЗ × Дни отпуска

Пример. Менеджер с окладом 60 000 ₽ уходит в отпуск на 14 дней. Расчетный период отработан полностью, премий не было.

СДЗ = 720 000 / 12 / 29,3 = 2 047,78 ₽

Отпускные = 2 047,78 × 14 = 28 668,92 ₽

НДФЛ 13% = 3 727 ₽

На руки: 24 941,92 ₽

Если расчетный период отработан не полностью — сотрудник болел, ездил в командировку или брал отпуск за свой счет, — число дней в неполном месяце пересчитывается по формуле из п. 10 Постановления № 540:

Дни неполного месяца = 29,3 / общее число календарных дней в месяце × отработанные календарные дни

СДЗ = Сумма фактической зарплаты за расчётный период / (29,3 × Кол-во полных месяцев + Сумма дней неполных месяцев)

Нестандартные случаи: как считать, если ситуация не типовая

Базовый пример с окладом и полным расчетным периодом понятен. Но на практике кадровик чаще сталкивается с исключениями. Разберем самые распространенные.

Сотрудник работает на неполной ставке

Формула расчета та же — СДЗ × дни отпуска. Меняется только база выплат: она пропорционально меньше, поскольку начисления идут исходя из неполного оклада. Дополнительных коэффициентов применять не нужно.

Важный момент с МРОТ: для сотрудника на 0,5 ставки минимальный СДЗ рассчитывается не от полного МРОТ, а от его доли: 27 093 × 0,5 / 29,3 = 462,34 ₽. Типичная ошибка — применять полный минимальный СДЗ (924,68 ₽) к работникам на неполном времени.

Суммированный учет рабочего времени

Для работников со сменным графиком, вахтовиков и других категорий с суммированным учетом расчет ведется также через средний дневной заработок (п. 13 Постановления № 540):

Отпускные = СДЗ × Дни отпуска

Новый сотрудник, проработавший меньше 12 месяцев

Расчетный период — с первого дня работы до последнего числа месяца, предшествующего месяцу начала отпуска. Если сотрудник принят, например, в октябре 2025 года и уходит в отпуск в марте 2026-го — расчетный период составит 5 месяцев (октябрь 2025 — февраль 2026).

СДЗ = Сумма выплат за 5 месяцев / 5 / 29,3

Совместитель берет отпуск одновременно на двух работах

По ст. 286 ТК РФ совместитель имеет право на отпуск у работодателя по совместительству одновременно с отпуском на основной работе. Расчет ведется отдельно по каждому месту работы — независимо друг от друга. Смешивать выплаты или усреднять СДЗ нельзя.

Если в расчетном периоде не было начислений вообще

Ситуация редкая, но реальная: например, сотрудник весь год был в отпуске по уходу за ребенком, а теперь выходит и сразу берет ежегодный отпуск. По п. 6–7 Постановления № 540 алгоритм такой:

1. Берется предшествующий период с фактическими начислениями.
2. Если и там начислений нет — расчет ведется исходя из оклада или тарифной ставки, установленной на момент начала отпуска.

Пошаговый расчет «северных» отпускных: разбор на примере

Это изменение вступило в силу с 1 января 2026 года и вызывает больше всего вопросов — потому что требует разделить одну выплату на две части с разными ставками налога. Условия примера:

• Сотрудник работает в Мурманске
• Оклад: 70 000 ₽
• Районный коэффициент: 1,5 (надбавка 50% к окладу = 35 000 ₽)
• Северная надбавка (зависит от стажа, длительности проживания на Севере, возраста и места работы — в регионах или в самой зоне): 80% к окладу = 56 000 ₽
• Итого ежемесячный доход: 70 000 + 35 000 + 56 000 = 161 000 ₽
• Расчетный период отработан полностью
• Отпуск: 28 календарных дней
• Годовой доход не превышает 5 млн ₽

Шаг 1. Считаем СДЗ:

Сумма за 12 месяцев = 161 000 × 12 = 1 932 000 ₽

СДЗ = 1 932 000 / 12 / 29,3 = 5 496,59 ₽

Шаг 2. Считаем сумму отпускных:

Отпускные = 5 496,59 × 28 = 153 904,52 ₽

Шаг 3. Выделяем «северную» долю:

Доля районного коэффициента и северной надбавки в общем доходе:

(35 000 + 56 000) / 161 000 = 56,52%

«Северная» часть отпускных: 153 904,52 × 56,52% = 86 987,07 ₽

Оставшаяся часть (оклад): 153 904,52 − 86 987,07 = 66 917,45 ₽

Шаг 4. Считаем НДФЛ раздельно:

С «северной» части — по льготной шкале (п. 1.2 ст. 224 НК РФ): 86 987,07 × 13% = 11 308,32 ₽

С окладной части — по общей шкале: 66 917,45 × 13% = 8 699,27 ₽

Итого НДФЛ: 11 308,32 + 8 699,27 = 20 007,59 ₽

На руки: 153 904,52 − 20 007,59 = 133 896,93 ₽

Для сравнения — по старым правилам (единая ставка 13%):

153 904,52 × 13% = 20 007,59 ₽

В этом примере сумма НДФЛ совпадает, поскольку годовой доход не превышает 2,4 млн ₽ и обе части облагаются по ставке 13%. Разница станет ощутимой, когда общий годовой доход превысит 2,4 млн ₽: по общей шкале к окладной части будет применяться 15%, тогда как «северная» часть останется в льготном диапазоне 13% вплоть до 5 млн ₽. Именно для таких случаев и введено разделение.

Отпускные при увольнении: компенсация за неиспользованный отпуск

Если сотрудник увольняется и у него остались неиспользованные дни отпуска — работодатель обязан выплатить за них компенсацию (ст. 127 ТК РФ). Формула:

Компенсация = СДЗ × Неиспользованные дни отпуска

За каждый полный отработанный месяц начисляется 2,33 дня отпуска (28 / 12). Если в последнем месяце отработано 15 и более календарных дней — месяц округляется до полного. Если менее 15 дней — не учитывается.

Пример. Сотрудник проработал 9 полных месяцев, отпуск не использовал, оклад — 90 000 ₽. Расчетный период отработан полностью.

— Неиспользованные дни: 28 / 12 × 9 = 21 день — Сумма выплат за расчетный период: 90 000 × 9 = 810 000 ₽ — СДЗ = 810 000 / 9 / 29,3 = 3 071,67 ₽ — Компенсация = 3 071,67 × 21 = 64 505,07 ₽

Типичные ошибки при расчете отпускных: разбор реальных кейсов

Ошибки в отпускных редко бывают умышленными — чаще это следствие устаревших шаблонов, спорных формулировок в локальных актах или невнимательности при смене законодательства. Вот самые частые из них.

Ошибка 1. Больничные и прошлые отпускные попали в расчетную базу

Это один из самых распространенных сбоев — особенно при ручном расчете или в системах с устаревшими настройками. Больничные, предыдущие отпускные, командировочные выплаты и другие суммы за «исключаемые периоды» в базу не входят.

Что происходит: СДЗ оказывается завышенным, сотрудник получает больше, чем положено. При проверке это квалифицируется как ошибка в расчете — с вытекающими последствиями для бухгалтера.

Ошибка 2. Годовая премия учтена целиком, а не в доле

Если в расчетном периоде начислена годовая премия за прошлый год, она включается в базу в размере 1/12 за каждый месяц, но только если расчетный период отработан полностью. Если нет — пропорционально.

Типичная ошибка: премию за прошлый год включают целиком, не проверяя, совпадает ли период ее начисления с расчетным.

Ошибка 3. Переходящий отпуск — налог удержан в один день

Если отпуск начинается в конце марта, а заканчивается в апреле — это «переходящий» отпуск. Отпускные выплачиваются целиком за три дня до начала, но для целей НДФЛ дата получения дохода — дата фактической выплаты. Удерживать и перечислять налог нужно в установленные сроки исходя из даты выплаты, а не даты окончания отпуска.

Ошибка 4. МРОТ применяется к совместителю на неполной ставке по полному значению

Как разобрали выше: если сотрудник работает на полставки, минимальный СДЗ считается от половины МРОТ. Применять полный порог 924,68 ₽ — значит завысить выплату.

Ошибка 5. Округление дней при компенсации в меньшую сторону

При расчете неиспользованных дней отпуска часто возникают дробные значения. Трудовое законодательство не обязывает округлять их по математическим правилам — но Минтруд в своих разъяснениях рекомендует округлять в пользу работника. Округление в меньшую сторону может быть расценено как нарушение при проверке.

Ошибка 6. Система продолжает применять Постановление № 922 после 1 сентября 2025 года

Если кадровая или бухгалтерская система не была своевременно обновлена, расчет среднего заработка ведется по устаревшим правилам — в частности, проектные бонусы и нетипичные надбавки могут не попадать в базу. Результат — систематическое занижение отпускных с риском массовых перерасчетов.

Как автоматизировать расчет отпускных в VK HR Tek

Формулы и примеры выше — рабочий инструмент. Но при штате от 50 человек ручной расчет отнимает часы. Кроме того, в процессе можно допустить ошибки: опоздать с выплатами, выбрать неверный расчетный период, внести лишние выплаты в базу или ошибиться в НДФЛ.

Платформа VK HR Tek переводит весь процесс в электронный вид — от заявления до подписания приказа. Рассмотрим процесс пошагово:

Шаг 1. Сотрудник подает заявление на отпуск через личный кабинет или мобильное приложение. Если отпуск был запланирован в ежегодном графике, система сама пришлет напоминание незадолго до даты начала отдыха. Если сотрудник берет незапланированный оплачиваемый отпуск, перед тем, как создать заявку, он может посмотреть пересечения с другими коллегами.

Шаг 2. Заявка проходит маршрут согласования с руководителем. В это время система формирует кадровые документы и передает данные в 1С:ЗУП для расчета отпускных. Документы подписываются электронной подписью — без бумажных дубликатов.

Шаг 3. Отпуск отображается в едином календаре. Система собирает все отсутствия сотрудника в разделе «Мой календарь». На одном экране можно увидеть отпуска, больничные, командировки. Руководитель видит пересечения и остатки дней у каждого сотрудника. Если даты конфликтуют — система не даст утвердить заявку.

Что это дает кадровику и бизнесу:

• Точность расчетов. Платформа КЭДО автоматически создает документ в 1С, где происходят расчеты, и кадровику нужно выполнять меньше ручных действий.
• Соблюдение сроков. Напоминания о трехдневном сроке выплаты и о приближающихся отпусках исключают просрочки и штрафы.
• Скорость обработки. Сотрудники СГМК, распределенные от Тихого океана до Башкирии, подают заявления через мобильное приложение VK HR Tek — сроки обработки документов сократились с нескольких дней до 15 минут.
• Контроль остатков. Виджеты показывают накопленные дни отпуска и ближайшие задачи по отсутствиям.
• Электронный документооборот. Заявления и приказы формируются и подписываются в КЭДО — бумажные дубликаты не нужны.

Это особенно актуально для компаний с распределенными командами и удаленными сотрудниками, где бумажный документооборот создает задержки и риски потери документов.

Выводы

Расчет отпускных в 2026 году стал сложнее: новое постановление № 540, прогрессивная шкала НДФЛ, отдельный порядок налогообложения «северных» надбавок и выросший МРОТ — каждый из этих факторов влияет на итоговую сумму. При ручном расчете риск ошибки растет вместе со штатом: одна неверная цифра в среднем заработке — и компания либо недоплатит сотруднику, либо получит штраф.

VK HR Tek берет на себя весь цикл работы с отпусками: от сбора пожеланий и согласования заявок до передачи данных в 1С:ЗУП и подписания документов в КЭДО. Для доступных дней отпуска можно задать лимит и автоматическую проверку на основе данных из учетной системы, сроки выплат контролирует система, а не человек — это снижает нагрузку на кадровика и исключает риск ошибок, которые дорого обходятся бизнесу.

Часто задаваемые вопросы

Как правильно рассчитать отпускные в 2026 году по Трудовому кодексу?

Формула: СДЗ × дни отпуска. СДЗ = сумма выплат за 12 месяцев / 12 / 29,3. В расчет включаются только выплаты, предусмотренные системой оплаты труда. Отпускные нужно выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. С 1 сентября 2025 года применяется постановление Правительства РФ № 540.

Как считать отпускные для совместителей и сотрудников на срочном договоре?

Совместителям расчет ведется отдельно по каждому месту работы. Для сотрудников на срочных договорах сроком до двух месяцев отпуск начисляется из расчета два рабочих дня за месяц (ст. 291 ТК РФ).

Как избежать ошибок в компенсации при увольнении?

За каждый полный месяц работы начисляется 2,33 дня отпуска (28 / 12). Неполный месяц засчитывается как полный, если отработано 15 и более календарных дней. Частая ошибка — округление стажа в меньшую сторону. Компенсацию нужно выплатить в последний рабочий день (ст. 140 ТК РФ).

Как автоматизировать расчет отпускных?

HR-системы автоматически определяют расчетный период, исключают нерабочие дни, применяют актуальные ставки НДФЛ и МРОТ. Сотрудники подают заявления электронно, система формирует документы. VK HR Tek интегрируется с 1С:ЗУП и другими учетными системами через API — данные о зарплате и отсутствиях передаются автоматически.

Какие риски при ошибках в расчете отпускных?

Штраф для организаций — от 30 000 до 50 000 ₽ (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ). За просрочку выплаты — доплата процентов из расчета 1/150 ключевой ставки ЦБ за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ). За ошибки в НДФЛ — штраф 20% от неудержанной или неперечисленной суммы (ст. 123 НК РФ).

Можно ли интегрировать расчет отпускных с учетной системой?

Да. VK HR Tek интегрируется с 1С:ЗУП, SAP и другими корпоративными системами через API. Можно реализовать любую связь систем, которая нужна вашему бизнесу для работы.

Как подготовить отчет по отпускным для аудита?

Отчет должен содержать: ФИО сотрудника, период отпуска, расчетный период, сумму учтенных выплат, СДЗ, итоговую сумму отпускных, удержанный НДФЛ и дату выплаты. В HR-системах такие отчеты формируются автоматически.

Какие изменения 2026 года важно учесть при расчете отпускных?

Четыре ключевых: (1) новый порядок расчета среднего заработка по постановлению № 540 — расширен перечень учитываемых выплат; (2) прогрессивная шкала НДФЛ — первый порог повышенной ставки при годовом доходе свыше 2,4 млн ₽; (3) МРОТ 27 093 ₽ — минимальный СДЗ 924,68 ₽; (4) обязанность выделять долю районных коэффициентов и северных надбавок из отпускных для льготного НДФЛ 13/15% (закон № 425-ФЗ).