Закупки без авралов: как выстроить управляемый тендерный процесс

После 2022 года бизнесу пришлось перестраивать цепочки: часть поставщиков ушла, логистика стала длиннее и дороже. По оценкам экспертов, до 30% логистических компаний завершили 2024 год с убытком, а 15–20% игроков покинули отрасль в начале 2025 года.

Новая реальность директора по закупкам

Если раньше закупки можно было планировать на год вперед, то сегодня горизонт сократился радикально. Отдел вынужден реагировать на изменяющуюся ситуацию почти в режиме реального времени.

Круг надежных поставщиков сужается. Уже три года подряд среднее количество заявок на закупку снижается на 5–7% в год, а доля постоянных участников торгов сокращается. Поэтому компании чаще работают сразу с несколькими контрагентами, и директору по закупкам приходится держать в поле зрения не пару партнеров, а десятки — сравнивать условия и следить за их устойчивостью.

Все чаще пересматриваются контракты. Из-за колебаний тарифов и изменений в логистике компании регулярно возвращаются к переоценке условий, которые еще недавно казались стабильными. Например, в 2025 году девелоперы Татарстана начали получать письма от производителей цемента и щебня о повышении стоимости — из-за этого власти региона даже обсуждали временную заморозку цен с крупнейшими поставщиками.

Аналитическая нагрузка изменилась. Теперь приходится сравнивать не только цену предложения, но и риски: финансовую устойчивость поставщика, надежность логистики и вероятность срыва сроков. Это требует от директора по закупкам дополнительного времени.

В итоге количество тендеров растет, проходят они все чаще. Но внутренние процессы компаний не всегда успевают адаптироваться к такому темпу — и в результате бизнес регулярно сталкивается с типичными проблемами:

● тендеры объявляются слишком поздно. При высокой загрузке отбор нового поставщика часто накладывается на окончание контракта старого, и времени на нормальный выбор уже не остается;

● информация о контрагентах разбросана по разным источникам. Чтобы собрать ее воедино и сравнить предложения, требуется больше времени, чем на саму закупку;

● согласования тормозят работу. В тендере участвуют отдел закупок, финансовый отдел, юристы, технические специалисты. Если маршрут документов не выстроен, процедура затягивается на недели;

● один закупщик ведет десятки процедур одновременно. Новые тендеры, продление контрактов, переговоры о ценах, срочные закупки — и все это на одном человеке.

Цена таких ошибок может быть высокой: от отклонения заявки и потери контракта до включения в РНП и разбирательств в ФАС.

Четыре шага к управляемым закупкам

За последние годы закупочные процессы заметно цифровизировались. Компании переводят тендеры и работу с поставщиками в цифровые системы — CRM-платформы, онлайн-офисы, корпоративные порталы или электронные площадки. Они позволяют хранить данные о поставщиках, управлять тендерами и автоматически проводить согласования внутри компании. По данным самих компаний, цифровизация может давать и экономический эффект — каршеринг «Делимобиль» после перехода на электронную платформу снизил стоимость закупок примерно на 11% благодаря более прозрачному сравнению предложений.

Но сама по себе автоматизация не решает проблему, если процесс закупки не выстроен. Чтобы тендеры проходили без авралов, компании обычно настраивают несколько элементов.

1. Регламенты и этапы тендера

Первый шаг — описать саму процедуру закупки. Часто в компаниях среднего масштаба она существует скорее по привычке: сотрудники знают, что нужно делать, но формально процесс нигде не закреплен. Это приводит к тому, что организация становится заложником человеческого фактора.

Если все этапы зафиксировать в трекере задач или системе закупок, каждая процедура будет выполняться по одной и той же схеме. Обычно тендер включает несколько этапов:

● сбор и согласование заявки;

● подготовку документации;

● сбор предложений поставщиков;

● оценку предложений и переговоры;

● согласование и подписание контракта.

В таск-трекере — например, в Яндекс Трекере — такие сценарии можно настроить под конкретный процесс. Один из возможных вариантов выглядит так: руководитель создаёт заявку на закупку, после чего задача автоматически уходит на согласование финансисту или владельцу бюджета. После согласования она переходит закупщику в статус «Подготовка документации». Закупщик прикрепляет необходимые файлы и переводит задачу в следующий статус — «Сбор предложений».

Затем закупщик отправляет запрос поставщикам. Если настроена интеграция с почтой, ответы поставщиков могут автоматически подтягиваться в задачу в виде комментариев — переписка и коммерческие предложения остаются привязаны к конкретной закупке.

Закупщик фиксирует итоги оценки и переговоров в комментариях к задаче. На финальном этапе задача переходит на согласование руководителю — вручную или автоматически, в зависимости от настроек воркфлоу. После одобрения к задаче прикрепляется скан подписанного договора.

Это особенно важно на фоне ужесточения требований к закупкам: в 2025 году усилился контроль за процедурами и отчетностью, а часть процессов переводится в цифровой формат. В этих условиях закупщикам важно не только провести тендер, но и в любой момент подтвердить, как именно принимались решения. Когда вся переписка, документы и статусы собраны в одной задаче, это упрощает и внутреннюю работу, и последующие проверки.

2. Визуализировать работу с поставщиками

Одна из больших проблем в тендерах — разрозненность информации. Коммерческие предложения приходят на почту, детали обсуждаются в мессенджерах, статусы процедур ведутся в таблицах. В результате данные распадаются на несколько каналов, и руководителю закупок сложно оценить статус заявок.

Чтобы видеть ход тендера целиком, многие закупочные команды используют канбан-доски — это формат работы, где все задачи разложены по колонкам в зависимости от этапа: например, «планирование», «согласование», «сбор предложений» и «договор». Обычно они либо встроены в трекеры задач, либо представлены как отдельные цифровые инструменты. На канбан-доске каждого поставщика можно представить отдельной карточкой, а сами карточки выстраивать в колонки, которые соответствуют этапам тендера, например: оценка предложения — переговоры — согласование — контракт.

Канбан-доска показывает весь тендер на одном экране: сколько поставщиков участвует, где идут переговоры и где процесс замедлился. Например, из пяти компаний три уже на этапе оценки, с одной идут переговоры, а одна выбыла. Руководитель закупок видит это сразу и может быстро подключиться, если процесс затягивается.

Без такой прозрачности сложные этапы часто обнаруживаются уже постфактум. Например, в практике госзакупок 2025 года были случаи, когда контракт не подписывали в срок, потому что процесс фактически останавливался между этапами. Статус в системе оставался «завершено», но необходимые действия — скажем, исполнение предписания или согласование — так и не были выполнены. В результате закупка затягивалась и доходила до жалоб в ФАС — хотя проблему можно было заметить раньше, если бы весь процесс был виден целиком.

3. Зафиксировать роли участников (матрица RACI)

Тендер почти всегда проходит с участием нескольких подразделений. Однако часто выходит так, что коммерческие компании сталкиваются с параличом согласований: документация по тендеру зависает между юристом, финансистом и инициатором, но никто не понимает, кто именно должен протолкнуть решение. В итоге закупщик получает аврал, риски штрафов за срыв сроков и упреки от руководства — хотя проблема была в отсутствии маршрутов ответственности. Поэтому для фиксации ответственности можно использовать матрицу RACI. Это таблица, где для каждого этапа тендера указываются четыре роли:

● Responsible — кто выполняет задачу;

● Accountable — кто принимает финальное решение и отвечает за результат;

● Consulted — кого нужно привлечь к обсуждению;

● Informed — кого достаточно уведомить о результате.

Такие роли можно сначала зафиксировать в таблице, а затем отразить в трекерах задач. Сама логика RACI не встроена в таск-трекеры по умолчанию — ее настраивают через роли и правила работы с задачами. Например, когда заявка переходит на этап «Подготовка документации», система автоматически назначает исполнителя (Responsible) — закупщика. Когда документация готова и задача переходит в статус «Сбор предложений», система отправляет уведомления тем, кто должен быть просто в курсе (Informed) — например, инициатору закупки. А когда наступает этап выбора поставщика, задача блокируется до тех пор, пока ответственный за решение (Accountable) — руководитель закупок или финансовый директор — не подтвердит выбор.

При этом важно, чтобы участники процесса работали с одной версией документации. Поэтому команды переходят на совместное редактирование файлов: юрист, финансист и закупщик работают в одном онлайн-документе, где сразу видны изменения и комментарии.

4. Отслеживать жизненный цикл контрактов

В закупках много внимания уходит на тендеры и выбор поставщиков, а про уже подписанные договоры легко забывают. При этом в них часто есть автоматическое продление, если никто не пересматривает условия. В итоге сроки упускают, а рынок за все время сотрудничества меняется — растут цены, появляются более выгодные предложения. Компания же продолжает работать по старому договору и переплачивает. Иногда о контракте вспоминают слишком поздно и запускают тендер в спешке — выбор получается менее взвешенным, а команда работает в аврале.

Чтобы этого избежать, срок действия каждого контракта фиксируют в системе. В карточке собирается вся ключевая информация: поставщик, сумма, график поставок и статус исполнения. В Яндекс Трекере ответственным сотрудникам автоматически приходят напоминания — например, за 90, 60 и 30 дней до окончания срока.

Новый фактор победы в тендерах

По данным отчета Keelvar, автоматизация закупочных процессов позволяет сократить время на рутинные задачи примерно на 60%, снизить риск ошибок на 56% и быстрее реагировать на изменения рынка на 40%. Чем сложнее становится рынок, тем меньше закупки могут опираться на ручное управление и опыт отдельных сотрудников. Конкурентное преимущество все чаще формируется не столько на этапе переговоров с поставщиками, сколько в том, насколько предсказуемо и быстро внутри компании проходят сами тендерные процедуры.