Кривая бухгалтерия: что это такое и как с ней бороться
Трудности перевода
Основная проблема кривой бухгалтерии, как ни странно, состоит в тотальном недостатке коммуникации между бухгалтером и предпринимателем (или командой проекта). Бухгалтер делает что-то свое, остальная команда — что-то свое. Часто ситуация совершенно не зависит от размеров компании: на больших предприятиях бухгалтерией занимается специальный отдел, который нельзя беспокоить, в маленьких проектах бухгалтер тоже часто стоит особняком (если только бухучетом не занимается сам генеральный директор).
Недостаток конструктивного взаимодействия в команде можно восполнить массой разных способов — от банального совещания, до модных встреч в рамках внедрения scrum и прочих agile-методологий. Однако вряд ли кому-то придет в голову приглашать на такие митапы бухгалтера. Причина тому обычно — одна из двух укоренившихся точек зрения (или обе сразу):
- Бухгалтерский учет — это про прошлое, а не про будущее. Мы сделаем — они зафиксируют. Отчасти это правда — бухгалтерский учет фиксирует уже свершившиеся факты, поэтому предприниматель вряд ли озаботится позвать бухгалтера на обсуждение, скажем, планов по масштабированию бизнеса. А зря — толковый бухгалтер может дать хороший совет или, как минимум, оценку планов с точки зрения реалий современного налогообложения, потенциальных рисков, даже арбитражной практики по тем или иным видам споров. И это явно не то мнение, от которого стоит отмахнуться.
- Бухгалтерия, аудит — это какая-то жуткая бумажная волокита, мы вообще говорим на разных языках. Эта точка зрения также распространена — и не без оснований:
Так исторически сложилось, что все аудиторы — строгие мужики в галстуках, они сидят за черными столами, общаются непонятными фразами, официоз из них прет, и с ними невозможно разговаривать на нормальном языке.Аудиторская, как и налоговая, проверка — всегда какой-то стресс. Бухгалтер — человек, с которым без переводчика общаться невозможно.
Именно трудности перевода, как правило, не дают бухгалтеру и предпринимателю возможности работать по-настоящему сообща: вовремя находить проблемы и их решения, здраво оценивать риски бизнеса, понимать, какие задачи для компании приоритетны — в том числе и для того, чтобы никакие проверки были ей не страшны.
Тяжелая наследственность в виде укоренившихся представлений о типичной бухгалтерии только осложняет ситуацию:
10-15 лет назад основной бизнес был строительный: продажа стройматериалов, что-то такое консервативное, такое же ретроградное, как и бухгалтер в кольцах и темно-фиолетовой блузке.
В общем-то именно желание избавиться от этого стереотипа и привело к тому, что мы решили создать свою компанию по аутсорсингу бухгалтерских услуг. К этому моменту я уже поработал сначала в небольшой бухгалтерской компании, затем — в крупной аудиторско-консалтинговой структуре.
И в том, и в другом случае сервис, который предлагали эти компании, оставлял желать лучшего: основатели небольшой бухгалтерии не смогли избавиться от излишне консервативного подхода, а в аудиторском бизнесе чересчур много сил тратилось на создание атмосферы строгости и официальности. И напрасно — все это только ухудшает любую коммуникацию, в то время, как:
- Сфера бухучета остается и без того непростой — и это не говоря уже о постоянном изменении нормативной базы. Ее незачем дополнительно утяжелять понтами.
- Любая компания — это в первую очередь люди. И, каков бы ни был размер бизнеса, люди, занятые в нем, хотят адекватного отношения к себе.
Офис мы сняли за личные деньги, подписали гарантийное письмо на бумажке, потому что юридическое лицо еще регистрировалось, а помещение не хотели упустить. Я в офис зашел и подумал: Получится? Не получится? Весь рынок-то по-другому работает. А мы решили выделиться и пойти своим путем. Потом сомнения быстро отпали ввиду большого количества задач и текучки.
Как выяснилось, мысль оказалось правильной — клиенты действительно оценили наше желание буквально говорить с ними на одном языке. В том числе — объяснять, как получились те или иные суммы, почему тот или иной документ выглядит определенным образом и зачем вообще все это нужно.
Проблема в бухгалтере
Итак, первый источник кривой бухгалтерии — отсутствие контакта и взаимопонимания между бухгалтером и остальной компанией. Бухгалтерию воспринимают как черный ящик, который лучше вообще не трогать — из-за этого теряются инсайты, отсутствует контроль и скоординированность действий. Что еще может стать проблемой?
Грубо говоря, недостаток компетенций бухгалтера. Вариантов может быть много, мы рассмотрим основные два:
1. Бухгалтер не знает, что он чего-то не знает
И происходит это по многим причинам. Во-первых, на рынке труда бухгалтеров много, особенно в крупных городах — сказывается еще то, что в 90-е люди массово переучивались на бухгалтеров-аудиторов и проходили курсы 1С. Не все из тех, кто получил базовое образование в те годы (да и позднее) готовы переучиваться, повышать квалификацию, другими словами, развиваться.
А развиваться есть куда: если открыть справочную систему Консультант или Гарант и посмотреть, сколько изменений и поправок к законам, касающимся предпринимателей, выходит ежедневно, окажется, что их от 15 до 47. Это письма, поправки, изменения. Из них доля поправок, имеющих отношение к налогообложению, может достигать 25%. Плюс арбитражная практика, которую понимать тоже будет нелишним.
В итоге получается, что бухгалтер-одиночка, тем более все время работавший в какой-то одной конкретной области, может просто не знать: а) последних изменений в законодательстве, которые по тем или иным причинам прошли мимо него и б) особенностей разных бизнесов. Поэтому и опыт у бухгалтеров приобретается специфический — соответствующий конкретному виду деятельности компании, в которой этот специалист успел поработать.
Да, формирование отчетности и ведение учета во всех компаниях ведется одинаково и по единым правилам. Но это только 60% работы бухгалтера: например, в строительном бизнесе надо быть готовым к тому, что первичные документы (например, сметы) оказываются довольно низкого качества — наспех составленные прямо на стройке; приходится разбираться и в тонкостях составления актов (КС-2, КС-3). У автосалона или ИТ-компании, особенно взаимодействующей с западными клиентами, будет уже совершенно иная специфика работы.
Поэтому не стоит всецело полагаться на опыт пожилой женщины в кольцах и фиолетовой блузке — возможно, она классный специалист, но именно в той сфере, в которой работала раньше. И не факт, что усвоенные в той компании привычки пригодятся и в новой.
Как проблему решаем мы: используем коллективный разум. Тот факт, что в нашей компании работает много бухгалтеров (да что уж там, практически исключительно бухгалтеры), дает нам возможность аккумулировать самый разный опыт и знания. А у сотрудников появляется уверенность в том, что в случае появления необычного кейса кто-то из коллег обязательно поможет и подскажет.
2. Бухгалтер откровенно халтурит или даже вредит
И это тоже случается. Вариантов может быть много: от нарисованной отчетности до ситуаций, в которых излишнее доверие может вылиться в шантаж или даже потерю компании (о том, какие бывают связанные с этим случаи, мы обязательно расскажем в следующих материалах). Главный совет здесь следующий: контролируйте вашего бухгалтера. Обычно сказать бывает проще, чем сделать: по первичным признакам проверить бухгалтера бывает сложно.
Пришел на работу? Открыл 1С? Этого не всегда достаточно, чтобы убедиться, что человек действительно работает и делает это правильно. В этой ситуации помогает базовое знание бухучета. Печально, но факт: чтобы быть уверенным в результате, придется вникать в работу бухгалтера хотя бы в первом приближении. Особенно если это — внутренний специалист или приходящий бухгалтер, обслуживающий еще 2-3 проекта.
В случае, если работу ведет аутсорсинговая компания, в договоре может быть прописана ответственность за допущенные ошибки — это позволит несколько облегчить положение предпринимателя.
Излишняя наивность
Еще один источник появления кривой бухгалтерии. Часто предприниматель думает, что если ошибки в отчетности допустил бухгалтер, то и ответственность за них нести будет по закону он же. Увы, это не так: все штрафы и пени, которые начисляются компании, не перекладываются на бухгалтера. Более того, по закону (О бухгалтерском учете) вся ответственность за ведение учета и сдачу отчетности лежит только на генеральном директоре организации.
Исключение — откровенно черная бухгалтерия и случаи преступного сговора, в котором установлено участие бухгалтера, но это уже совсем другая история. В остальных случаях штрафы для бухгалтера оказываются намного меньше, чем затраты, которые несет компания и ее директор. Остается только моральная ответственность перед работодателем, а она определяется только совестью и честностью специалиста.
Что в итоге: как не допустить кривой бухгалтерии
Начнем с простого: не оставляйте бухгалтера один на один с его работой. Вовлекайте его в рабочий процесс, обсуждайте с ним особенности вашего бизнеса. Это позволит ему лучше разобраться в происходящем, и, возможно, указать вам на те нюансы, которые вы могли упустить из виду.
Кроме того, это поможет бухгалтеру расширить свой профессиональный кругозор — например, изучить законодательные акты, непосредственно связанные с вашей деятельностью. Чем меньше вы отгораживаетесь от этой сферы, тем больше возможностей у вас получить в лице бухгалтера не просто исполнителя, а настоящего партнера по делу. Кстати, такое плотное общение и ваш интерес могут уберечь бухгалтера от соблазна внезапно пропасть или имитировать бурную деятельность.
Проверьте, где до этого работал ваш специалист. Возможно, его опыт никак не связан с тем, чем занимаетесь вы. К сожалению, бухгалтер — не такой уж универсальный боец, как кажется многим.
Доверяйте умеренно. Чрезмерное доверие (или просто лень вникать в работу бухгалтера) никогда не заканчиваются ничем хорошим. У сотрудника пропадает ощущение, что его контролируют, он предоставлен сам себе: а это означает (в лучшем случае) рост мелких ошибок или не вовремя сданную отчетность.
Не воспринимайте бухгалтерию как тайные знания. Нельзя сказать, что бухгалтерия — это просто, но, чтобы иметь возможность контролировать бухгалтера, придется получить хотя бы базовые навыки в этой области. Да, это потребует времени и усилий, но оно того стоит. Если вы заключаете договор с компанией по аутсорсингу бухгалтерии, проверьте, включен ли в договор пункт об ответственности подрядчика за допущенные ошибки, а также уточните условия, на которых вы сможете взыскать компенсацию.
Знайте, что свалить все на бухгалтера не выйдет. К сожалению, с точки зрения закона вся ответственность за кривую бухгалтерию лежит на работодателе. Поэтому не стоит относиться к бухгалтерии как к формальности, на которую надо обращать внимание в последнюю очередь — легкомыслие в этой сфере может дорого обойтись компании.
И помните, что внимание к ведению бухгалтерского учета окупается на 100%. В последнее время контроль со стороны ФНС усиливается — и вряд ли этот тренд изменится в ближайшем будущем. Суды все реже встают на сторону налогоплательщика, критерии проверок ужесточаются. Поэтому для того, чтобы нажить себе серьезные проблемы, необязательно быть мошенником — достаточно просто не уделять бухучету должное внимание или нанять бухгалтера сомнительной квалификации.
Любая ошибка в бухгалтерии влечет за собой налоговые риски, которым иногда сложно дать адекватную оценку — изменения в законодательстве или в работе ФНС могут превратить безобидную оплошность в серьезный штраф с долгоиграющими последствиями. Более того, неаккуратным ведением учета может заинтересоваться и ваш банк — сейчас в этой сфере ужесточается контроль за проводимыми операциями и суммами уплаченных налогов. Иначе говоря, банки активно закрывают счета небелых компаний, а под раздачу (заодно) попадают и честные предприниматели, которые по незнанию или недосмотру вели учет с ошибками. Авось прокатит или тысячу раз так делал — подходы, которые сейчас самое время пересмотреть.