Какие мелочи учесть при организации мероприятия: от контента до инфопартнерства

Уникальность – это почти успех

Наличие среди спикеров известных на рынке людей гарантирует половину успеха. Но очень часто бывает так, что популярный эксперт, на которого возлагалось столько надежд, просто повторяет мысли, цифры, факты, кейсы предыдущих выступлений или статей. Поэтому обязательно должно быть что-то эксклюзивное, что можно услышать только на вашем мероприятии.

Беспроигрышный вариант – свежая (!) аналитика по рынку и его актуальные тренды. Сразу отметайте предложение использовать исследование по рынку, которое было озвучено полгода назад. Довод, что рынок за такое короткое время не изменился и основные тенденции остались теми же, не выдерживает никакой критики. То, что уже однажды ушло в паблик, повторно использовать не получится. Осетрина второй свежести не нужна ни участникам, ни журналистам. Поэтому необходимо обновить аналитику хотя бы минимально и сделать привязку к актуальной ситуации.

Фишкой мероприятия может стать технологическая новинка. Например, можно арендовать робота. Он будет приносить напитки участникам, петь с ними ваш корпоративный гимн или Подмосковные вечера с зарубежными участниками, учить танцевать и провожать после мероприятия.

Работа с фотографом

Мероприятие не обходится без фотографа. Корпоративный сайт, пресса, соцсети требуют красивой картинки. Лучше, если это будет ваш фотограф, с которым уже работали и знаете его возможности, сильные и слабые стороны. Прежде всего, покажите фотографу директора и топ-менеджеров компании-организатора, которые обязательно должны быть на снимках. Уточните, кто из участников руководству компании наиболее интересен, чтобы в фотографиях были отражены моменты их общения. Это позволит использовать возможности Facebook для налаживания более тесных отношений.

Если на мероприятии распространяются издания информационных партнеров, эти моменты также необходимо отразить на фото. Причем, снимки после мероприятия имеет смысл отправить контактному лицу издания – вас запомнят и в следующий раз будут более лояльны.

И да, лучше не фотографировать людей в момент кофе-паузы: мало кто выглядит привлекательно в момент пережёвывания еды.

Работа с информационными партнерами

На самом деле работа с информационными партнерами – тема отдельной статьи. Но в контексте этого материала остановлюсь на нескольких моментах.

Прежде всего, не нужно требовать от изданий больше, чем можете им предложить. Если ваши возможности исчерпываются размещением логотипа на сайте мероприятия, будет неправильным пытаться продавить издание на баннер на портале, несколько индивидуальных рассылок по базе СМИ, публикации новостей и материалов по итогам мероприятия. Запросы должны быть адекватны возможностям.

Постарайтесь максимально продвигать издания, которые стали инфопартнерами, в рамках мероприятия. Просто подумайте, где и как можно на площадке прорекламировать их. Может быть, сделайте даже немного больше, чем обещали – ваши усилия точно окупятся и принесут дивиденды.

Еще один момент, который необходимо учитывать: соотносите масштаб мероприятия с масштабом изданий. Конференция по искусственному интеллекту (ИИ), которую проводит разработчик подобных решений, вряд ли заинтересует издание с охватом аудитории в несколько десятков миллионов человек. Поэтому не нужно обрывать телефон и заспамливать почту сотрудников, например, Ведомостей.

И, наконец, после мероприятия найдите время позвонить/написать контактному лицу издания и поблагодарить за сотрудничество, даже если в процессе этого сотрудничества было шероховатости. Как говорил известный киногерой, запоминается всегда последняя фраза.