Финансовое планирование как искусство создавать доход!
Такой путь может привести к неприятным последствиям, когда средства будут растрачиваться нерационально. Чтобы этого не произошло, Александр Высоцкий рекомендует организовать систему, с помощью которой сотрудники смогут грамотно распоряжаться финансами согласно их области ответственности, а руководитель получит контроль за данным процессом.
Великая пирамида компетентности
Начать нужно с понимания того, что у сотрудников должна быть возможность влиять на расходы компании, ведь если нет расходов, то нет и результата. Если руководитель или его подчиненный хотят добиться успехов в области управления или привлечь хорошую прибыль, нужно иметь возможность распоряжаться средствами и привлекать необходимые ресурсы — осуществлять покупки, иногда терпеть издержки.Существуют ситуации, когда сотрудники не осведомлены об уровне доходов и расходов компании, следовательно, не знают, какую сумму им можно потратить на производственные нужды. Чтобы избежать их и сформировать ответственность в сфере управления финансами, Александр Высоцкий рекомендует создать так называемый «треугольник компетентности» или треугольник с вершинами «знание — ответственность — контроль» (ЗОК).
● Знание. В первую очередь сотрудник должен быть компетентен в вопросе продаж, владеть определенными навыками и приемами этой сферы, иметь информацию о продукте и покупателе и так далее. В конце концов, подчиненный должен понимать, что его итоговый результат — продажа и получение средств от клиента.
● Ответственность. Представьте, что продавец провалил сделку и упустил покупателя. Сможет ли он взять на себя ответственность за это? Важно найти в себе силы проанализировать свои действия, возможно, найти ошибку и учесть ее, принять удар на себя. Если этого не сделать и не задуматься о своей ответственности на текущей должности в компании, то высока вероятность того, что такого продавца всегда будут преследовать «не такие» клиенты.
● Контроль. В менеджменте контроль — это способность управлять объектом, оказывать на него влияние и, конечно, изменять его состояние. Продавец может оказывать влияние на клиентов, общаться с ними. Если у него не будет такой возможности, знания ему будут просто не нужны, и, несмотря на ответственность, результатов не будет.
Важно понимать, что все три вершины связаны между собой и развивать их нужно одновременно. Также если и одна из вершин начнет «падать», то и все остальные тоже могут дать о себе знать в негативном ключе. Весомым фактором является то, что у продавца должна быть уверенность в своих силах, которая перерастает в ответственность, и, следовательно, в контроль над ситуацией и знание того, что у него все получится.
Еженедельный подсчет — залог успеха
Нужно понимать, что для формирования компетентности и ответственности членов команды в отношении расходов компании необходимо установить определенные правила. С помощью них можно понять, сколько компания должна или имеет право тратить на разные статьи расходов. Эти правила формируются на основе долгосрочного бюджета и уже существующих статей расходов. Также они должны быть достаточно простыми, чтобы любой из руководителей подразделений мог их понять.
Планировать расходы можно только исходя из имеющихся в наличии денег, а именно взять и подсчитать весь доход, полученный за неделю. При еженедельном распределении средств можно использовать только имеющийся в наличии на момент распределения доход, и при одобрении расходов никогда нельзя брать в расчет возможные поступления.
Велика вероятность совершить ошибку, а именно принимать решения по оплате счетов ежедневно, по мере поступления денег. Это ведет к тому, что в процессе оплаты приходится менять приоритеты и наносить удар по запланированной деятельности подразделений. Если распределение денег происходит раз в неделю, деньги распределяют более рационально, и на это уходит меньше времени.
Топ-3 обязательных статьи расходовОбязательные статьи расходов — это столпы, на которых держится развитие вашей компании. Если вы сможете сохранить контроль над этими переменными, ваш бизнес сможет продолжить успешно работать.Статья № 1 — денежные резервы компании.Денежные резервы, в первую очередь, дают компании чувство безопасности и в крайнем случае позволяют пережить тяжелые времена. Однако стоит придерживаться правила, при котором не следует накапливать средства по остаточному принципу. Поэтому денежные резервы компании — это постоянные отчисления, как заработная плата или налоги. Чем больше процент отчислений, тем выше шанс продержаться на плаву в кризисной ситуации. Рекомендуется хранить средства в надежном месте и пополнять постепенно, а также не стоит бояться инфляции. Относитесь к своим резервам как к подушке безопасности — в любой непредвиденный момент они смогут вас защитить.
Статья № 2 — отчисления учредителям компании.Учредитель компании — такой же член команды, как и все остальные. Он часто делает большой вклад в развитие компании, поэтому, как и любой другой сотрудник, должен получать свои дивиденды. Большим стимулом для него совершенствовать развитие бизнеса станет получение отчислений на еженедельной основе. Если же эта статья и вовсе не является обязательной, то это затруднит процесс финансового планирования, так как владелец все равно будет брать причитающиеся ему деньги, и может воцариться хаос.
Статья № 3 — минимальные расходы на продвижение.Очень часто в кризисные времена руководители стараются экономить именно на продвижении, хотя это в корне неверно. Даже в период финансовых сложностей компании необходимо развитие, которое как раз и обеспечивает отдел рекламы. Если перестать тратить деньги на продвижение, поток клиентов становится меньше. При этом компания постоянно должна тратить некоторые средства на привлечение новых клиентов, чтобы не только восполнить потери, если таковые имеются, но и обеспечить рост.
Как же правильно опередить процент отчислений для каждой статьи? Рекомендуется провести анализ соответствующих статей расходов за последний год работы компании. Необходимо рассчитать среднюю сумму отчислений дивидендов, расходов на продвижение, на заработную плату и другие статьи и, соответственно, вывести средний процент этих отчислений.
На пути к благосостоянию
Помимо обязательных статей в компании также должен существовать долгосрочный бюджет по доходам и расходам, который помогает правильно определить приоритеты при установке процента отчислений. При этом необходимо составить план по распределению средств компании.
После проведения процедуры планирования работа передается рекомендательному совету. Их задачи:
- изучить данные о доходах и расходах компании за неделю;
- распределить полученные за неделю деньги так, чтобы не выходить за рамки заявленной процедуры;
- расходовать средства так, чтобы это приносило компании больше денег и развития.
Далее рекомендательный совет создает предложение по распределению финансов на неделю, которое должно быть одобрено директором компании и проверено владельцем. При такой процедуре очень хорошо поднимается уровень ответственности руководителя отделения, ведь он сам своими глазами видит не только показатели по доходам, но и может распоряжаться расходами. Однако ни один управленец собственноручно не сможет настолько тщательно и бережливо распределить деньги, как рекомендательный совет, поэтому здесь так важна работа в команде.
Когда руководитель своими глазами видит перечень предполагаемых затрат, он начинает понимать, каково на самом деле положение дел в финансах. Однако иногда все же случаются непредвиденные расходы. Здесь встает вопрос приоритетности затрат, и в таком случае приходится менять уже одобренное распределение. К сожалению, такое случается из-за некомпетентности руководителя отделения, нуждающегося в данных расходах. От такого никто не застрахован, но со временем этого можно избежать. Главное — повышать рост осведомленности и информированности руководителя.
Чтобы уметь грамотно распоряжаться финансами, необходимо наличие жесткой системы, координировать которую будет рекомендательный совет и вышестоящие должности. Успешное планирование расходов, а также удачное распределение доходов помогает бизнесу развиваться в правильном направлении, поэтому так важно придерживаться порядка и перечня определенных правил. Развитие компетентности сотрудников и работа в команде, нацеленной на результат, обязательно приведет к благосостоянию компании.
Испытываете сложности в организации рабочего процесса? Требуется система и четкие правила работы?