Что такое административные методы управления персоналом и как они помогут усилить бизнес?

Основные методы управления персоналом, которыми пользуются HR-менеджеры:

— социально-психологические (тимбилдинг, обустройство рабочих мест),

— экономические (зарплаты, премии)

— административные.

Какие бывают административные методы управления персоналом?

Административные методы управления персоналом — это определённые способы влияния на сотрудников, которые строятся на взысканиях, власти и дисциплине. Они формируют корпоративную культуру, чувство долга у сотрудников, отношения руководителей и подчинённых и т.д.

Так как административное управление подкреплено правовой базой, за нарушения его правил, договоров и положений может грозить штраф или административное взыскание. Реализуется этот вид управления персоналом через систему организационного и распорядительного воздействия.

1. Организационное воздействие

Штатное расписание — в нём есть организационная структура, должность и квалификация сотрудников, их состав и количество, зарплаты и премии.

Главные требования к штатному расписанию:

1. на титульном листе должен быть указан период, когда действует данное расписание, правильное название компании и дата составления расписания;
2. в документе должна отображаться иерархия сотрудников: от высшего руководства до исполнителей.

Владелец компании может поручить составление расписания любому сотруднику, необязательно делать это лично. Когда документ готов, его должны подписать главный бухгалтер и начальник кадровой службы.

2. Положение о подразделениях

Этот документ может принимать разные формы: таблица, схема, текст и т.д.

В положении должны быть такие пункты:

1. название компании;
2. иерархия сотрудников;
3. нормативные документы, которые регулируют деятельность компании;
4. права и обязанности работников;
5. формы взыскания за различные нарушения;
6. как каждое отдельное подразделение может взаимодействовать с другими.

3. Должностные инструкции

В них чётко описано, что должен делать каждый сотрудник. Все виды работы, которые выполняются в компании, могут быть описаны детально и с подробностями, а могут быть краткими: указывать функцию и документы, которые регулируют её выполнение. Эта инструкция разрабатывается по желанию владельца, так как она необязательна.

4. Рабочие места

От того, как организовано рабочее место сотрудников, зависит их работоспособность, мотивированность и производительность. Места, за которыми работают люди, должны быть оборудованы всем необходимым, что пригодится для производства продукта. На рабочем месте должна быть комфортная температура, достаточное освещение и удобная мебель. Место, за которым работает сотрудник, может быть универсальным и подходить любому или иметь специальные возможности для размещения дополнительного оборудования.

5. Коллективный договор

В коллективном договоре прописывают отношения между сотрудником и компанией как юридическими лицами. Там содержатся следующие положения:

1. как и когда начисляется зарплата;
2. какой в компании режим работы;
3. условия начисления отпускных дней;
4. социальный пакет: оплата проезда, путёвки для сотрудников, питание.

Все условия, которые прописаны в коллективном договоре должны улучшать условия труда сотрудников.

6. Правила трудового распорядка

Эффективно управлять персоналом помогают правила внутреннего трудового распорядка. Они должны быть обязательно разработаны в каждой компании. Отсутствие правил грозит компании штрафом, как и сотруднику, который с ними не ознакомлен.

Что должно быть в правилах:

1. по какому принципу сотрудников принимают на работу и за что могут уволить;
2. какие права и обязанности у сторон;
3. как чередуется рабочее время и отдых;
4. по какому принципу начисляется зарплата;
5. дресс-код;
6. как компания возмещает трудовые расходы, например, затраты на командировки.

7. Организационная структура

Оргструктура — ключевой метод административного управления персоналом. Она отражает формы подчинения в компании.

Какие бывают структуры:

1. иерархическая — жёсткая система подчинённости;
2. органическая — нормативы используются умеренно, система подчинённости адаптивная;
3. элементарная — делит всех сотрудников на начальников и подчинённых.

8. Устав организации

С помощью устава выстраивают иерархию должностей, обозначают области ответственности, разграничивают функции партнёров, прописывают, как распределить активы компании в случае её закрытия.

9. Распорядительное воздействие

С помощью этого вида воздействия руководители добиваются от подчинённых достижения поставленных целей.

10. Приказы, распоряжения, указания

Приказ — самая категоричная форма администрирования. Он издаётся на бланках, имеет подписи и печати и регулирует ключевые вопросы в построении организации. Распоряжения призваны решить один конкретный вопрос или уточнить детали, которые помогут выполнить текущие задачи. Указания создаются, чтобы пояснить непонятные моменты в приказах и инструкциях.

11. Организационное нормирование

С его помощью регулируют ресурсы, которые используются на предприятии:

1. количество людей, которые вовлечены в тот или иной рабочий процесс;
2. траты на производство продукта или услуги;
3. количество продукции, которое должно быть выработано за определённое время.

12. Создание инструкций

Инструкции обучают работников, дают понимание, как стандартизировать рабочий процесс и исключают возможные ошибки.

Инструктирование делится на:

1. наглядное (схемы, чертежи, инструкция, как применять оборудование)
2. письменное (рабочие и должностные инструкции)
3. устное (координации, инструктажи, совещания, наставления)

13. Планирование

Каждый сотрудник должен составить план на неделю, где будут прописаны все задачи, которые он собирается выполнить. Он должны быть расставлены в соответствии с приоритетами компании. Руководители проверяют планы подчинённых, корректируют их и одобряют. А после, на совещаниях, отслеживают реализацию планов и проверяют, что уже сделано и чем сотрудник будет заниматься дальше.

Административные методы управления персоналом позволяют организовать коллектив, стандартизировать производственные циклы, распределить обязанности среди сотрудников и создать корпоративную культуру.

Осуществляется административное управление через штатное расписание, должностные инструкции, правила трудового распорядка, уставы организации и т.д.

Испытываете сложности в организации рабочего процесса? Требуется система и четкие правила работы?