Главное Свежее Вакансии   Проекты
271 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Регламент бизнес-процесса: что это такое и зачем он нужен

Что такое регламент бизнес-процесса? Когда его нужно писать, чтобы он помог вашему бизнесу, а не стал пустой тратой времени? В этом материале на конкретном кейсе разберу случай, когда регламент бизнес-процесса действительно принёс пользу компании.

Что такое регламент бизнес-процесса


Это документ, который описывает, как происходит тот или иной бизнес-процесс. Например, в вашу типографию поступает заказ. И у вас есть бизнес-процесс его выполнения. Клиент даёт задание на расчёт, вы его производите. После идёт продажа, клиент подписывает определённую форму. Далее форма с заявкой и оплатой попадает в бухгалтерию. После того как все вопросы с деньгами и документами решены, заказ попадает в отдел предпечатной подготовки. В этом отделе файлы клиента выгружаются и обрабатываются, проверяются на ошибки и корректируются. Далее заказ идёт в печатный цех, и так до отгрузки продукции. Регламент бизнес-процесса — документ, в котором этот путь чётко описан. Проще говоря, уточняется, что и кто должен делать для успешного выполнения заказа в срок.

Как проверить качество


Есть только один способ проверки качества — воплотить написанное в жизнь. Запустите бизнес-процесс и проверьте, что происходит на самом деле, а не на бумаге. Я буквально недавно одобрял схему нового бизнес-процесса в своей компании и понял, что есть один подвох. Важно ответить на вопрос о том, а зачем мы вообще это делаем.

Чтобы проверить качество чего-то, нужно иметь отправную точку. Например, я хочу проверить качество салата «Цезарь» в ресторане. Моей отправной точкой должно стать некоторое представление, каким, с моей точки зрения, должен быть этот салат. Какие ингредиенты должны быть в нём, а какие — нет? Какие вкусы являются допустимыми и недопустимыми?

Регламент как решение проблемы


Когда речь идёт о проверке качества разработанного регламента бизнес-процесса, первый вопрос, который я задаю, звучит так: «А зачем вообще он был разработан? Какие проблемы вы хотели решить?»

В начале статьи я приводил пример описания бизнес-процесса в типографии. Эта схема взята не с потолка, мы разрабатывали его на нашей консалтинговой программе для клиента. Дело в том, что в этой типографии заказы почти никогда не выполнялись в установленный срок. И при разработке этого бизнес-процесса мы решали несколько задач. Во-первых хотели разобраться, что было упущено, из-за чего конкретно были сбои в изготовлении и выполнении заказов. Во-вторых, хотели регламентировать бизнес-процесс таким образом, чтобы минимизировать сбои.

Проблемы в типографии


В данном примере сбои происходили по весьма идиотической причине. Например, продавец пообещал клиенту, что его заказ будет готов в течение двух недель. И это абсолютно нормальный срок. Но, когда заказ поступал в отдел предпечатной подготовки, его сотрудники никак не могли получить файлы от клиента на следующий день после оформления заказа и подтверждения оплаты. Заказчики просто не выдавали их вовремя.

Были случаи, когда клиенты отправляли файлы на проверку через три дня или даже через неделю! Также они могли отправить не все документы, и приходилось ещё некоторое время ждать недостающие файлы. Или приходилось ждать согласования клиентом работы редактора-корректора. Из-за этого компания не успевала производить все работы в срок.

И при этом в отделе предпечатной подготовки не было принято кричать караул, если клиент вовремя не подготовил файлы. А стоило бы поступить следующим образом: если клиент на следующий день после оформления не предоставил файлы, то ему приходит официальное уведомление, что сроки выполнения его заказа смещаются, и точная дата будет установлена только тогда, когда будут получены конкретные файлы.

Как помог регламент


Это был упущенный кусочек бизнес-процесса, причём отдел предпечатной подготовки считал, что контролировать клиентов должны продавцы, и наоборот. В общем, обычное положение дел в несистематизированной компании. И мы смогли обнаружить проблему только с помощью описания бизнес-процесса. Когда мы его регламентировали, вся работа в типографии буквально начала летать. Я не говорю о том, что они вовсе перестали срывать сроки, бывают разные ситуации. Но такие проблемы перестали быть постоянной частью игры. И качество регламента бизнес-процесса можно оценить только по одному критерию: решает он проблемы компании или нет.

Вывод


Мне не очень нравится, когда регламенты бизнес-процессов разрабатываются только для того, чтобы в компании якобы был порядок в бумагах и всё было чётко. Это какая-то ерунда. Всегда должна быть конкретная проблема, которую необходимо решить с помощью регламента.

Оценить качество можно, посмотрев с точки зрения проблемы. Решилась ли она после внедрения регламента? Если нет, то вы действительно потратили время зря. Регламент бизнес-процесса должен решать существующие в компании проблемы, иначе он не имеет никакого смысла.

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем