Персональный помощник для руководителя: как выбрать и какие функции передать
Мой опыт
У меня есть классный опыт использования удалённого персонального помощника. Я живу в Америке, а большинство моих сотрудников — в СНГ, так что я удалённый руководитель. Уже около двух лет у меня есть личный помощник. Его зовут Руслан. Бывают ситуации, когда он практически не работает, например, если я на бизнес-конференции. Но в нормальном режиме он тратит на выполнение моих поручений от 10 до 20 часов в неделю, в зависимости от загрузки. И я рад, что высвобождается такое колоссальное количество моего личного времени.
Это не только часы, но и внимание, творческая энергия. Это позволяет не расплёскивать их на мелочи, которые я поручаю персональному помощнику.
Я нанимал человека на эту должность. Опыта использования различных сервисов у меня не было, поэтому не могу сказать, хорошо или плохо это работает. Для меня важно, чтобы персональный помощник был со мной надолго. Рассказываю, какие именно области я ему делегирую.
Найм помощника: 9 функций, которые стоит передать
Я нанимал человека на эту должность. Опыта использования различных сервисов у меня не было, поэтому не могу сказать, хорошо или плохо это работает. Для меня важно, чтобы персональный помощник был со мной надолго. Рассказываю, какие именно области я ему делегирую.
Функция № 1. Сбор информации
Я работаю, и внезапно возникает необходимость глянуть на функциональные оргструктуры ресторанов, которые были нашими клиентами. И я даже не хочу думать в этот момент о том, у кого из моих сотрудников я могу получить эти данные. Тогда я открываю Telegram и надиктовываю моему помощнику голосовое сообщение: «Дружище, привет! Найди мне функциональные оргструктуры всех ресторанов, которые были на наших консалтинговых программах. Подбери, проверь и пришли пакет ссылок». Задание несложное, но при этом я сэкономил кучу драгоценного времени.
Также помощник обращается ко всем сотрудникам от моего имени, что тоже ускоряет процесс получения информации. Очень полезно, ведь такие запросы возникают регулярно.
Функция № 2. Передача информации от моего имени
Допустим, завтра у меня координация с руководителем службы финансов компании. Она уже назначена, и тут я понимаю, что не попросил его подготовить интересующий меня документ. Я не обращаюсь к руководителю службы финансов, а пишу помощнику. Поверьте, даже то, что я не думаю, через какой канал (Telegram, почта, звонок) мне связаться с сотрудником, экономит время. То есть персональный помощник даёт мне возможность сконцентрироваться.
Функция № 3. Отдавать распоряжения и добиваться выполнения
Мне нужна презентация. Я говорю об этом помощнику, и он передаёт запрос от моего имени дальше. Честно говоря, даже не знаю, кто конкретно в компании закрывает эту функцию. Но помощник добивается того, чтобы презентация была сделана в срок и передана мне.
Функция № 4. Планирование встреч
Также помощник управляет встречами и координациями с высшими руководителями компании. Например, после координации с руководителем службы финансов я понимаю, что хочу сделать нашу встречу регулярной. Прошу помощника найти время, удобное для нас двоих, и сделать её повторяющейся, добавить в Google Календарь.
То есть у помощника есть доступ к моему календарю, электронной почте — ко всему. Когда вопрос с координацией решён, он просто оповещает меня.
Функция № 5. Ведение личного календаряпланера
Также у меня есть требование: если назначена встреча в Google Календаре, то все документы должны быть там прикреплены к ней. Я должен заранее посмотреть все файлы и подготовить вопросы, если необходимо.
Помощник добивается, чтобы мероприятие было запаковано согласно стандартам нашей компании.
К тому же Руслан следит, чтобы мои встречи не шли в «нахлест» и я не был перегружен. Если назначается встреча, которая не влазит в привычное рабочее время — дополнительно согласовывает это со мной.
Функция № 6. Напоминание о планах
Я могу увлечься: долго работать над каким-то проектом или засидеться с кем-то на координации. Помощник пишет и напоминает мне о том, что мне нужно готовиться к следующей встрече или срочно куда-то бежать. Он улаживает эти вопросы, чтобы всё происходило максимально гладко.
Сюда же входят напоминания о поздравлениях близких и сотрудников с памятными событиями. Иногда я на столько занят, что сам мог бы забыть о Дне Рождения матери или юбилее работы ТОП-менеджера.
Функция № 7. Личные оплаты и приобретения
Помощник организует оплаты и приобретения для меня лично. Например, отправить деньги маме или собрать для неё посылку. Для Руслана это проще организовать, ведь он в России, а я в Америке. Или надо оплатить услуги преподавателя английского, с которым я занимаюсь. Сюда также входят билеты и бронь номеров в гостиницах.
Функция № 8. Изучение информации о товарах
Помощник ищет для меня различную информацию по покупкам: где заказать тот или иной товар, что лучше купить. Ему нужно поискать, почитать отзывы.
Допустим, в прошлом году я летал во Францию и хотел привезти сыр, который очень люблю. И я вспомнил, как кто-то говорил о том, что в Америку нельзя провозить продукты питания. Но я засомневался, что это правда. Тогда я обратился к Руслану, и он изучил этот вопрос подробно. В итоге оказалось, что сыр можно везти в любых количествах.
К тому же, если есть необходимость купить какой-то товар мне домой, то у Руслана больше времени узнать о нем отзывы, изучить характеристики и предоставить мне варианты выбора.
Функция № 9. Контроль возврата средств за необходимые для работы покупки
Иногда я делаю какие-то приобретения, которые относятся к компании. Например, новое оборудование для записи видео и выхода в прямой эфир. Или какие-то юридические услуги. Компания должна мне всё это компенсировать, но для этого нужно подавать заявки на выделение средств, следить за их согласованием и оплатой. Это я тоже делегирую помощнику.
Как отслеживать эффективность
Измерять результаты можно в любой области деятельности, но сначала нужно определить её продукт. На мой взгляд, продукт помощника — освобождённое у руководителя время, которое тот направляет на решение важных для развития бизнеса задач.
Поэтому у моего персонального помощника есть статистика: каждую неделю он делает небольшой отчёт, указывая сколько часов он потратил на задачи, распределяет их по категориям. Таким образом я могу оценивать, сколько времени он сэкономил для меня. Согласитесь, час моего времени и час помощника имеют совершенно разную ценность для компании.
Чем больше времени разумно и эффективно потратил помощник, выполняя мои поручения, тем лучше. Звучит странно, но это правда: у меня сердце радуется, когда просматриваю отчёт и вижу, что у меня освободилось 20 часов. Я всегда стремлюсь к большему — в идеале довести эту цифру до 40 часов, чтобы полностью высвободиться от вопросов, не связанных с развитием бизнеса.
Важные качества
Есть люди, которым действительно нравится быть помощниками. Они испытывают кайф от того, что поддерживают руководителя, экономят его время, делают работу более эффективной, а жизнь — комфортной. Противоположность им — те, кому самим нравится делать, побеждать и «звездить». Эти качества точно не про персонального помощника: ищите того, кому нравится помогать, делать вас сильнее.
Важное качество для помощника — его настроенность на долгосрочную работу. Конечно, он должен быть позитивным, но при этом неболтливым. И, как ни странно, он не должен иметь больших связей с другими сотрудниками вашей компании. Для меня комфортно, что помощник никогда не был в офисе, что он не знаком близко с моими руководителями.
Самое главное, чтобы помощник не был склонен «скакать» с одной работы на другую, а оставался с вами надолго.
Я нашёл своего помощника с первого раза, правда сам тщательно отбирал резюме и провел около 15 собеседований. Из трёх лучших остался один, и мы слаженно работаем уже два года.
Итог
Мой принцип: всё, что можно перебросить на персонального помощника, я перебрасываю. Я пришёл к этому не сразу, сначала как-то стеснялся. Работала старая привычка делать всё самому. Но чем дальше, тем больше. Я поймал настоящий кайф от работы с удалённым персональным помощником.
— Александр Высоцкий специально для HeadHunter