Особенности списания горюче-смазочных материалов с помощью путевых листов⁠⁠

Для ведения отчетности используются путевые листы, которые в полной мере показывают контроль расхода топлива грузовыми, легковыми, пассажирскими авто и иной техникой организации.

ГСМ включает любые виды топлива, необходимые для функционирования транспортного средства: бензин разных марок, газ, дизельное топливо и расходники (например, тормозная и охлаждающая жидкость).

Почему путевые листы важны для контроля ГСМ

Путевой лист — документ, фиксирующий пробег авто, сведения о водителе и собственнике транспорта, прохождение предрейсовых осмотров и другую информацию. Именно наличие бланка подтверждает целесообразность расхода топлива техникой предприятия, эксплуатируемой для выполнения целей, задач, стабильного функционирования компании.

Как списать ГСМ по информации из путевок

В бланк путевого листа вносятся данные о топливе в литрах, выданных для рейса и оставшееся количество после завершения маршрута. Благодаря информации из документа можно рассчитать ГСМ, подлежащее списанию:

• Остаток топлива при выходе на маршрут складывается с количеством заправленного ГСМ, отнимается остаток к концу дня. Полученный показатель является топливом, подлежащим списанию.

Итоговый результат позволяет рассчитать фактическое и нормативное списание. Именно это обеспечивает корректность и правильность последующего бухгалтерского учета.

Правила списания ГСМ в налоге на прибыль

Налог списывается в том случае, если использование транспорта и горючего целесообразны. В случае списания расходов на топливо важно учитывать деятельность, для которой задействовано транспортное средство:

• Оказание транспортных услуг предполагает списание материальных расходов;
• Эксплуатация транспорта для выполнения задач организации предполагает списание в составе прочих расходов, связанных с производственной деятельностью.

Ошибки при списании горючего по путевым листам

Именно путевой лист подтверждает, что ГСМ использовалось целесообразно, а не для личных нужд сотрудников или руководителей предприятия. Однако чтобы путевка подтверждала информацию, необходимо, чтобы документы были заполнены правильно.

В документах в обязательном порядке должны проставляться отметки о прохождении предрейсовых осмотров. Отсутствие печатей и подписей не связано с расходами на ГСМ, однако ставит под сомнение достоверность информации в путевом листе. Это, в свою очередь, станет основанием не признать расходы на горючее обоснованными. Помимо предрейсовых осмотров, в путевках необходимы следующие данные:

• Обозначение маршрута;
• Показания одометра при выезде с парковки и возвращении;
• Информация о юридическом лице или индивидуальном предпринимателе.

Только при наличии всех данных, отмеченных корректно, достоверно и в полном объеме, у налоговой службы не возникнет вопросов в отношении списания налога. В остальных ситуациях руководителю придется предоставлять дополнительные документы, чтобы доказать обоснованность расхода горючих материалов.