Почему compliance software нужно всем

Да, такие организации действительно вкладывают огромные суммы в разработку специального ПО, но они — не единственные, кому это нужно. Учитывая постоянный рост и усложнение комплексов правил и нормативов работы с личными данными, compliance software становится необходимым любой компании. Почему — разберем в этой статье.

Проблемы с соблюдением правил и норм

Ведение любого бизнеса подразумевает соблюдение ряда правил, как самой компании, так и внешних регуляторов. Причем сотрудники должны понимать, зачем соблюдать эти правила, и какие последствия для компании повлечет их неисполнение. Если сотрудники не понимают этого, компания и ее клиенты подвержены риску.

По данным опроса Gartner, больше половины сотрудников компаний различных отраслей сознательно нарушают политику компании и ее требования. В основном нарушения касаются следующих аспектов:

1. Кибербезопасность.
2. Использование ресурсов компании.
3. Поведение на рабочем месте.

Сотрудников также опросили, почему они нарушают правила. Самые популярные ответы были следующими:

1. Нормативных требований слишком много, невозможно соблюдать их все (38%).
2. Правила слишком сложны (16%).
3. Соблюдение всех правил занимает слишком много лишнего времени (14%).

Получается, что даже если сотрудники и будут следовать всем правилам и нормам, это ударит по их продуктивности. Выполнение сложных нормативов отнимает время и утомляет.

В этой ситуации compliance software становится отличным решением. Но прежде чем переходить к рассмотрению такого вариантов ПО, разберемся, что такое compliance в принципе.

Что такое compliance, и что он значит для бизнеса

Само слово compliance означает просто совершение правильных поступков: соблюдение правил, законов и т. д. В бизнесе compliance является частью концепции GRC. GRC — это комплекс мер, которые компания принимает для соблюдения внутренней политики, требований внешних регуляторов, а также государственных законов.

GRC главным образом ассоциируются банками, так как они не только контролируют деньги клиентов, но также занимаются маржинальной торговлей. Но соблюдение нормативов — это задача не только финансовых компаний. Ведение любого бизнеса связано с множеством рисков.

Для любой компании существует огромное количество правил, обязательных к выполнению. Даже владельцам бизнеса и ответственным лицам, заинтересованным в compliance-подходе, бывает сложно выполнять все требования. С сотрудниками ситуация еще сложнее — как показывают исследования, у многих нет даже мотивации все делать правильно.

Столкнувшись с такими проблемами, предприниматели обращают внимание на compliance software.

Как compliance software может помочь компании

Существует несколько типов compliance software:

1. Технология, ограничивающая риски за счет автоматизации некоторых рутинных и трудоемких функций.
2. Программа, агрегирующая информацию в одном месте для упрощения отчетности.
3. Обучающее приложение, которое помогает сотрудникам освоить новые нормативы и оповещает об изменениях в правилах.

По данным опроса Software Advice, софт для автоматизации процессов и управления рисками является самым популярным — его выбирают 73% опрошенных. Такое ПО позволяет не только обеспечивать compliance, но и упрощает работу сотрудника, снимая с него рутинные обязанности. Это, в свою очередь, повышает эффективность работы.

Опросы Software Advice также подтверждают пользу ПО для обучения соблюдению нормативов. В компаниях, где подобный софт не применяется, около половины сотрудников не в курсе актуальных требований и не понимают политику компании. При регулярном проведении обучения с помощью специального ПО количество сотрудников, не соблюдающих требования, уменьшается вдвое.

Как правило, каждой компании требуется индивидуальное compliance software, соответствующее ее политике. Хотя требования регуляторов, как правило, универсальны внутри одной страны и одной сферы бизнеса, разумно разрабатывать compliance software сразу с учетом внутренних требований.

Разработка собственного софта может оказаться сложной задачей, особенно, если компания не работает в технологической сфере и не имеет полностью сформированного IT-подразделения. В таком случае есть два удобных варианта:

1. Заказать разработке софта у сторонних подрядчиков.
2. Поручить координацию проекта IT-специалистам компании, а дополнительных сотрудников привлечь с аутсорса.

Впрочем, к услугам аутсорс-разработчиков прибегают и крупные компании, ведь это позволяет быстро решить проблему нехватки рабочих ресурсов. Опыт Andersen показывает, что, когда на проекте работает 20 человек, и становится понятно, что для успешного завершения в срок требуется еще 5 специалистов, компании обращаются за помощью на аутсорс.

Compliance software помогает компаниям развиваться, избегая большинства ошибок и нарушений, связанных с человеческим фактором. Как любая инновация, compliance software требует финансовых инвестиций и времени, поэтому каждая компания сама принимает решение, когда и насколько комплексно заниматься разработкой. Однако на вопрос, нужно ли внедрять compliance software в принципе, ответ однозначный — нужно!