Отчеты о тендерной деятельности: все проще, чем кажется

Важные нюансы

Зачастую подготовка отчетов входит в зону ответственности тендерных специалистов или руководителя тендерного отдела. Реже эти функции выполняют юристы, бухгалтеры или секретари. Как правило, компании ведут недельную, ежемесячную и квартальную отчетность.

На оперативность и качество выполнения задачи влияет не только степень загруженности отдела и количество торгов, в которых компания приняла участие. Многое зависит и от принципа ведения работы по тендерам: данные структурированы или в хаотичном виде, контролируются ли статусы, сколько сотрудников вообще работают с торгами?

Также важны предъявляемые требования: отчет должен содержать все участия компании или только победы, проводится ли мониторинг отказов и анализ их причин, отслеживаются ли ценовые предложения и процент снижения, собирается ли информация о конкурентах и заказчике?

Очевидно, что руководитель больше оценит емкий отчет, который позволит определить точки роста. Однако зачастую такая отчетность — недостижимая роскошь. Тендерный специалист или сотрудник, совмещающий тендерные задачи с основной деятельностью, обычно сильно загружены. Ежемесячные отчеты для него не более, чем формальность.

Преимущество автоматизации

Возможность найти баланс — качественные и быстрые отчеты — есть у пользователей Seldon. Они не тратят время на создание отчетов вручную, при этом руководитель получает полную информацию с необходимым уровнем детализации.

Разберем два наиболее популярных сценария использования сервисов:

1. Инструмент для поиска и анализа торгов Seldon 1.7

Специалист, используя аналитические возможности системы, запускает формирование отчетов по «избранным» закупкам. Это процедуры, которые он отметил для участия в торгах или те, результаты которых хотел бы отследить. Так, можно сформировать наглядную динамику закупок, реестр участников торгов со сводной информацией по каждому из участников избранных закупок или подробный реестр закупок с контрактами и протоколами (с конкурентами и их ценовыми предложениями) и др. Подробнее о возможностях системы — в отдельной статье.

2. Сервисы для поиска торгов и автоматизации работы тендерного отдела (комплекс Seldon 1.7+ Seldon.Doc)

Помимо отчетности из пункта выше, доступны отчеты о работе отдела:

• Динамика активности и побед компании
• Причины отказов от торгов
• Воронка продаж по отделу и сотрудникам
• Ежемесячные отчеты с разными уровнями детализации
• Доля рынка

Получите доступ и настройте сервисы Seldon под специфику работы вашей компании — отправьте запрос на client@seldon.ru. Мы будем рады помочь в решении ваших профессиональных задач!