Мои первые 7 результатов внедрения KPI
Меня зовут Алексей Баранов. В какой-то момент я решил добавить KPI всей компании и начал с себя! В целом, как пришёл, почему добавил — нет ничего удивительного и иновационного! Ну, кроме того, что некоторые отделы ведут KPI «ручками», а их дашборды руководителя работают через эксель. Но всё равно работают!
Гипотеза: если ежедневно сообщать сотруднику о состоянии KPI — тот будет работать лучше. Если в плане не укладывается — показывает ударную работу, если укладывается — расслабляется! Естественно, каждый сотрудник должен знать свои KPI, согласиться с ними, понимать что нужно сделать, чтобы достигать показателей. Просто навесить сверху — не работает!
Считаю, что руководитель, фокусируется на главном, поэтому внедрять KPI начал с себя! Даже не ожидал, что получится так хорошо!
1. Панель KPI — мотивирует!
Мой ключевой показатель — дебиторская задолженность. Каждый день я получаю письмо с показателем «остаток дебиторской задолженности» — это мотивирует поднимать трубку и звонить «позвоночникам» и разбираться «где деньги». Позднее я автоматизировал работу с дебиторкой. Другим ключевым показателем является выручка. Каждый день вижу напоминание, что достиг всего лишь хх% плана по выручке. Это мотивирует думать о способах повышении выручки.
Было: раз в неделю или около того, садился за 1С, формировал отчёты и думал, что делать. В остальное время забивал день рутиной.
Стало: с утра получаю письмо с ключевыми показателями — от этого ставлю приоритетные дела.
2. Планы увеличились
Практически сразу я увидел, что значения показателей быстро приближаются к 100%, а у некоторых сотрудников и до 120%. Очевидно, что первоначальный план был маловат и с общего согласия команды мы изменили верхний лимит. Не стоит увеличивать KPI в одностороннем режиме, но и стоять на месте — зло!
Было: работал как получится, иногда скачками.
Стало: продуктивность повысилась, причем безболезннено.
3. Система балансируется
Ежедневное наблюдение за показателями — балансирует всю систему. Думаю, тут как с набором веса или похудением! Чем чаще встаёшь на весы и наблюдаешь показатели — тем лучше!
Когда наблюдаешь свои показатели пару раз в месяц, то показатели управлять показателями будет сложнее, как машиной, у которой все 4 колеса разные.
Напомню, что система показателей называется сбалансированной из-за того, что в бизнесе все взаимосвязано. Например, дебиторская задолженность складывается из суммы дебиторки прошлых периодов плюс выставленные вами сегодня акты выполненных работ и счета. И дебиторская задолженность не может увеличиться или уменьшиться сама собой, а только в случае успешных продаж или оплаты покупателями ваших счетов, соответственно.
Показатель объема выставленных счетов прямо связан с объемом товара, отгруженного покупателям, а они, в свою очередь, с планом продаж отдела продаж. Зачастую, зависимость подразумевает разгоны или экспоненты. Например продажам завышают показатель плана до 120% от производственных мощностей, в расчете на их устремления. А дебиторку редко можно возвратить до 0, так как все равно некоторые покупатели затянут с оплатой.
Было: работа была скачками, смотришь на цифры — рвёшь волосы, работаешь, потом успокаиваешься.
Стало: равномерная работа каждый день с перерывами.
4. Панель KPI помогла взглянуть на сами показатели с новой стороны!
Ряд показателей, как только они стали ежедневными, пришлось поменять. Для моей компании нет смысла ежедневно мониторить кассовую выручку (БДДС) и доходы, и расходы (из БДР).
Изменения коснулись всей структуры KPI. Пересмотрел показатели для себя, руководителей направлений и некоторых менеджеров. Часть показателей сделали еженедельными «итоговыми», от других отказались.
Было: десяток показателей на которые ориентировался — лишние, тратил силы, энергию на их изучение и принятие решение.
Стало: оставил только 2 ключевых показателя, в некоторые дни приходили и дополнительные.
5. Напоминание о целях — двигатель лидера
До завтрака смотрю письмо с показателям за вчера. Планирую ключевые дела на сегодня.Где-то чуть позже после обеда — подвожу итоги дня, что точно успел, что ещё успею, а с чем опозадал.
Было: тратил много времени и сил на управление командой, в каждой задаче приходилось разбираться, для этого надо было залезть в неё, разобраться, понять как она влияет на всю работу и что-то с этим сделть.
Стало: все задачи рассматривались как «поможет ли она приблизиться к ключевым KPI?» и от этого принималось решение.
6. Панель KPI помогает проверить показатели до завтрака за 60 секунд
Дашборд формируется сам-собой, не требуется отвлекать замов, помощников, бухгалетров, не нужно лезсть в 1С. Письмо придёт, даже если выключен свет в офисе, все на карантине или с похмелья! В итоге, когда дашборды показывают, что всё идёт по плану — я спокоен, а когда отстаём — выкраиваю время для разговора с менеджерами!
Раньше, чтобы получить такие цифры и принять решение «сидеть» или «разговаривать с менеджерами», приходилось: подключиться к базе, зайти в отчеты, внести параметры (месяц, отбор), получить значения, сравнить их с планами, сравнить их между собой для поиска закономерностей и приняь решение. Теперь только просматриваю письмо, на это уходит меньше минуты.
Было: тратил каждый день оклок 5 минут на отчёты, иногда не тратил, было слишком лень.
Стало: трачу околок 30 секунд, чтобы посмотреть уведомления.
7. Повысился комфорт работы
Обнаружил закономерности в изменении показателей и действиях сотрудников на них. Например, когда производственники достигают 85% плана их динамика существенно падает. После ввёл новые правила и инструкции для разработчики, что избавило нас от рывковых действией и снизило общую нагрузку.
Резюмируя
Эффект внедрения заметен даже после месяца использования! Что позволило запустить систему и на всех остальных сотрудников.