Как работодателю заполнить и выдать справку СТД-Р

Многие работники отказались от бумажных трудовых книжек, и теперь данные об их трудовой деятельности содержит справка СТД-Р. Работодатели обязаны выдавать такую справку при увольнении сотрудника или по его требованию.

Рассказываем, как заполнить СТД-Р и в какие сроки выдать работнику, чтобы не получить штраф.

Если не получается прочитать всю статью, переходите в раздел «Коротко о главном» — в нём ключевые положения. Или сохраните статью в закладки — прочтёте при удобном случае.

Какую информацию содержит СТД-Р и в каких случаях работодатель обязан её выдать

Переход на электронные трудовые книжки добавил хлопот работодателям. Их обязали заполнять отчёт СЗВ-ТД для пенсионного фонда и справки СТД-Р для сотрудников. О СЗВ-ТД мы уже рассказывали в статье «Как заполнить отчет СЗВ-ТД при работе с электронными трудовыми книжками».

СТД-Р — аналог бумажной трудовой. Она содержит сведения о приёме на работу, получении новых квалификаций или специальностей, переводах, увольнении. От классической трудовой СТД-Р отличается лишь тем, что включает информацию о работе в одной текущей компании. Такая справка может понадобиться человеку, если он получает кредит в банке или подыскивает новое место работы.

Согласно ст. 66.1 ТК, работодатель обязан выдать СТД-Р в двух случаях:

1. При увольнении сотрудника в последний рабочий день (день прекращения трудового договора).
2. По требованию сотрудника в течение трёх рабочих дней.

Важно. Потребовать справку СТД-Р могут только те работники, которые перешли на электронные трудовые. Сотрудники, чьи трудовые по-прежнему ведутся на бумаге, получают аналогичную справку самостоятельно в МФЦ, пенсионном фонде или через Госуслуги.

Обратиться за СТД-Р вправе любой сотрудник, который принят по трудовому договору, в том числе совместитель или удалёнщик.

Как правильно заполнить форму СТД-Р

И по требованию сотрудника, и при увольнении справка СТД-Р заполняется одинаково. Только в первом случае необходимо получить от сотрудника заявление. В случае увольнения дополнительных заявлений на выдачу СТД-Р не требуется.

Единой формы заявления на получение справки нет. Вот примерный образец, можете воспользоваться им:

Если сотрудник не указал в заявлении форму справки (бумажную или электронную), кадровик может выдать в любой. Для выдачи в цифровом формате потребуется усиленная электронная подпись. Бумажную СТД-Р нужно заверить обычной подписью директора и печатью организации.

Порядок составления СТД-Р указан в Приказе Минтруда от 20.01.2020 № 23н. Вот основные правила заполнения разделов:

Сведения о работнике. Укажите ФИО сотрудника без сокращений в именительном падеже, 11-значный СНИЛС в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ-ХХ или ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ и дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ.

Сведения о работодателе. В этот раздел впишите 12-значный регистрационный номер в пенсионном фонде (его точно знает бухгалтер), название компании, ИНН и 9-значный КПП (при наличии). Наименование компании пишите полностью. Не ООО «Искра», а Общество с ограниченной ответственностью «Искра». Если работодатель — индивидуальный предприниматель, адвокат, либо нотариус, укажите его ФИО как в паспорте.

Сведения о трудовой деятельности работника. В этом разделе 10 граф:

Графа № 1. Порядковый номер мероприятия по хронологии.

Графа № 2 и 3. Дата и название кадрового действия. Используйте формат даты ДД.ММ.ГГГГ. Название кадрового мероприятия должно соответствовать одному из указанных ниже:

Графа № 4. Должность, профессия или конкретная работа сотрудника.

Графа № 5. Код выполняемой функции. Эта графу с 01.07.2021 нужно заполнять согласно общероссийскому классификатору занятий.

Графа № 6. Причины увольнения. Если сотрудник продолжает работу в компании, оставьте графу пустой.

Графа № 7, 8 и 9. Название, номер и дата приказа.

Графа № 10. Факультативная графа, есть смысл её заполнять, если какие-то кадровые события были отменены.

Пример. Алексеенко Алина Вадимовна была принята в ООО «Искра» 14.02.2020 на должность маркетолога. 24.03.2021 её перевели на должность руководителя отдела рекламы и связей с общественностью. 11.08.2021 Алексеенко написала заявление на выдачу справки СТД-Р. Ей нужно подтвердить свой стаж, чтобы получить кредит. Заполненная справка СТД-Р будет выглядеть так:

Справку отдайте работнику лично в руки, либо отправьте на электронку.

Чтобы избавиться от хлопот с бухгалтерской отчетностью, подключите сервис Облачная бухгалтерия в Делобанке. Бухгалтерия поможет вам с расчётом налогов, отчётами для налоговиков и фондов, а налоговый календарь вовремя напомнит, что пора сдать тот или иной отчёт. Подробнее можно узнать по ссылке.

Как накажут работодателя за непредоставление справки СТД-Р

Для работника, который отказался от бумажной трудовой, справка по форме СТД-Р — подтверждение его трудовой деятельности. Поэтому работодатель обязан её выдать по требованию сотрудника или при расторжении трудового договора.

В противном случае может наступить административная ответственность по ст. 5.27 КоАП:

1. для должностных лиц и ИП — штраф до 5 тыс. руб.;
2. для юрлица — штраф до 50 тыс. руб.

Некоторые сотрудники увольняются со скандалом и не приходят забирать документы. Потом в суде заявляют, что не смогли устроиться на новую работу, потому что бывший начальник задержал выдачу трудовой или её электронного аналога. Если работодатель по своей вине допустил такую задержку, он обязан компенсировать работнику не полученный заработок, согласно ст. 234 ТК.

Лучшее решение в подобной ситуации — отправить СТД-Р заказным письмом с уведомлением о вручении. Тогда и должностное лицо и организация освобождаются от ответственности, согласно ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса.

Коротко о главном

1. Если сотрудник перешёл на цифровой формат трудовой книжки, сведения о его трудовой деятельности содержит СТД-Р. При увольнении такого сотрудника или по его требованию работодатель обязан выдать справку в бумажном или электронном виде.
2. В разделе «сведения о работнике» нужно указать ФИО сотрудника без сокращений, 11-значный СНИЛС и дату рождения.
3. В раздел «сведения о работодателе» кадровик или бухгалтер должен вписать наименование юрлица полностью, ИНН, КПП и 12-значный регистрационный номер в ПФР.
4. В раздел «сведения о трудовой деятельности» необходимо включить информацию обо всех кадровых мероприятиях, связанных с работником.
5. Срок выдачи СТД-Р по требованию сотрудника составляет три рабочих дня. Если сотрудник увольняется, справку нужно отдать в последний рабочий день.
6. Если уволенный сотрудник не забрал СТД-Р, работодатель может отправить её заказным письмом с уведомлением о вручении. Это освободит ди