ТОП-10 ошибок при выборе программы для автосервиса

Ошибка № 1. Не попробовал программу перед покупкой

Большинство программ и сервисов вы можете попробовать перед покупкой. Конечно, вы вряд ли сможете попробовать программу, которая требует сложного внедрения. Тут придется полагаться только на отзывы и опыт коллег. Но пробовать программы перед покупкой обязательно нужно. Причем тестировать её должен и руководитель, и мастер-приемщик, и менеджер по запчастям. Задачи у всех разные, а демоверсии помогают понять, насколько их решение продуманно в каждом конкретном программном продукте.

К примеру, не все программы для СТО и автомагазинов умеют делать online-проценку стоимости запчастей по вашим поставщикам. В то время как проценка позволяет существенно экономить время на поиске и заказе запчастей, выбирать наиболее выгодные цены и сроки поставки, снижает количество ошибок в заказах. В конечном счете наличие такого инструмента может напрямую повлиять на вашу конкурентоспособность.

Будет хорошо, если в пробной версии есть демоданные (готовые заказ-наряды, калькуляции, счета, акты, оплаты, товары на складе, заказы запчастей). Это сэкономит ваше время и позволит протестировать больше возможностей.

Вот некоторые важные критерии качественного ПО:

1.Удобство интерфейса. Вроде бы интерфейс — вещь довольно субъективная. Кто-то предпочитает современные лаконичные решения, кто-то привык к 1С и его уже ничем не испугать, а кому-то и вовсе все равно. Однако все же стоит обратить внимание на некоторые его детали:

1. интуитивность: есть программы, в которых без инструкции не разобраться, а есть такие, как современные смартфоны — работа большинства функций понятна и очевидна на интуитивном уровне, часто используемые кнопки и разделы находятся там, где вы и ожидали их увидеть,
2. количество элементов: бывает, что интерфейс слишком перегружен кнопками, подписями, полями ввода, что затрудняет освоение софта и создает неприятный визуальный шум: количество элементов интерфейса в окне каждого документа или справочника должно быть оправданным, иметь свою логику и иерархию,
3. многооконность: чтобы открыть один заказ-наряд, вам не нужно закрывать другой, вы можете одновременно работать с несколькими документами и справочниками,
4. привлекательность: интерфейс не должен раздражать вас и ваших сотрудников, ведь в программе придется работать каждый рабочий день, иначе с внедрением программы будет много проблем.

2. Скорость работы программы. Все основные функции софта должны работать с приемлемой для вас скоростью отклика. Обязательно протестируйте работу программы на том компьютере/ноутбуке, на котором вы планируете работать с ней после покупки.

3. Защита от «дурака». К примеру, программа не должна позволить распределить трудоучастие исполнителей в соотношении 80% на 80% из 100%, а если какой-то документ случайно удален, то предусмотрена возможность его восстановить и т.д.

4. Наличие блокировки документов. В программе должна быть предусмотрена блокировка документа. Это значит, что два и более пользователей не могут одновременно редактировать один и тот же документ. Иначе будут сохранятся изменения только одного из них и в учете начнется хаос. К сожалению, отсутствие блокировки документов все еще можно встретить даже в популярных программах.

5. История обновлений. У хорошей программы обновления выходят как минимум раз в месяц. Разработчик о них активно рассказывает, ведь это явный признак того, что программ развивается и идет в ногу со временем и требованиями клиентов. Если данных об обновлениях нет, то вы рискуете стать заложником такой программы. Вместо автоматизации такой софт наоборот будет тормозить вашу работу.

6. Минимум операций «копировать-вставить» или действительная автоматизация. Согласитесь, скопировать данные и вставить их в форму документа можно и в Excel причем совершенно бесплатно. Развитая программа для автосервиса должна максимально избавить вас от этих действий и действительно автоматизировать учет: вовремя предлагать вам справочник по клиентам или автозаполнение по ИНН/БИК, самостоятельно подставлять данные из одного документа в другой, позволять анализировать выработку исполнителей и менеджеров, выполненные работы, остатки на складе, делать массовую переоценку товаров и т.д. Иначе зачем вы решились на покупку программы?

В процессе тестирования ваша задача — понять, что вам нужно от программы сейчас и что может понадобиться позже.

Ошибка № 2. Неверно оценил полную стоимость программы

Сразу предупреждаем, что это самый большой по объему пункт, но и самый интересный. Здесь мы рассказываем о том, из чего складывается полная стоимость программы и где вас могут ждать сюрпризы.

К сожалению, стоимость некоторых программ иногда похожа на айсберг. Айсберг кажется не таким уж большим, пока вы не заметите, что его основная часть скрыта под водой. И порой она достигает колоссальных размеров! Давайте разберемся, на что нужно обратить внимание при оценке стоимости этого айсберга программы для автобизнеса.

Разовый платеж и/или ежемесячная плата

Есть три основных подхода:

1. Разовая крупная плата за программу, которая при этом не исключает дальнейших расходов (количество пользователей, обновления, интеграции и пр.).

«+» Заплатил и не паришься

" - " Небольшому, начинающему бизнесу бывает сложно заплатить сразу большую сумму + чувство неизвестности от того, что сложно оценить объем дальнейших затрат.

1. Разовая крупная плата + ежемесячная небольшая плата. Комбо! Обычно это предложения для крупных компаний. Есть возможность доработки конкретно под вас. Как правило, вы платите за каждую дополнительную функцию отдельно.

«+» Закроет практически все потребности и «хотелки»

" - " Зачастую довольно дорого и неподъемно для небольшого бизнеса

Минутка психологии: заплатив большую сумму на входе, потом сложнее отказаться от этого продукта, даже если он вас не вполне устраивает. Ведь столько уже вложено!

1. Ежемесячная небольшая плата

Каждый месяц вы платите небольшую сумму по выбранному тарифу. При этом ничего не мешает вам заплатить и сразу за год. Обычно при оплате за длительный период предлагают хорошие скидки.

«+» У вас есть выбор — платить каждый месяц или сразу за полгода, но со скидкой

" - " Можно забыть сделать очередной платеж, если продавец ПО вам вовремя не напомнит об этом

Что еще влияет на стоимость программы?

Плата за количество пользователей. Чаще всего за количество рабочих мест приходится доплачивать, но не всегда. Это зависит от продавца. Наличие платы за число рабочих мест может существенно раздуть стоимость ПО.

Стоимость внедрения. Внедрение некоторых программных продуктов для автобизнеса невозможно без сторонней помощи на возмездной основе, а порой является откровенно навязываемой услугой. Иногда стоимость внедрения в 30.000, 50.000, 100.000 и более рублей может стать серьезным препятствием для покупки. С точки зрения продавца это, как правило, способ как можно крепче привязать вас к выбранной программе. Часто о стоимости внедрения не пишут на сайтах и вы узнаете об этом буквально перед покупкой.

При выборе программы стоит заранее поинтересоваться, сколько будет стоить внедрение и насколько оно необходимо и обязательно.

Стоимость обучения работе с программой. Программу мало купить, еще надо научиться ей правильно пользоваться. Отлично, если у поставщика ПО есть бесплатное обучение, справка по работе каждой функции, документа, настройке оборудования, а также видеоуроки. Все это поможет вам и вашим сотрудникам извлечь больше выгоды от работы с программой и убедиться, что вы не зря все это затеяли.

Плата за количество поставщиков в проценке и/или количество проценок. Многие компании берут дополнительную ежемесячную плату за проценку. Это может быть плата:

1. за интеграцию с каким-либо агрегатором,
2. за количество поставщиков,
3. за количество проценок в месяц.

Однако есть программы, где проценка уже включена в стандартный ежемесячный платеж.

Стоимость поддержки интеграций. Под интеграциями мы понимаем обмен данными с другими программами, оборудованием, сервисами. Интеграции позволяют экономить время, и чем больше полезных интеграций есть — тем лучше. Из чего же складывается цена интеграции? Вы удивитесь, но иногда она может состоять аж из трех платежей! Но давайте по порядку. Предположим, вы пользуетесь программой «А», которая поддерживает совместную работу с сервисом «В». Есть как минимум три варианта формирования платы:

Вариант 1

Вы платите только сервису «В» за его услуги (3 000 р.). Ни сервис «B», ни программа «A» не берут доплату за поддержку интеграции. Итого 3 000 р.

Вариант 2

Вы платите сервису «B» за его услуги (3 000 р.) и за поддержку работы с программой «A» (500 р.). Итого 3 000 р. + 500 р. = 3 500 р.

Вариант 3

Вы платите сервису «B» за его услуги (3000 р.) и за поддержку работы с программой «A» (500р.), а также программе «A» за поддержку работы с сервисом «B» (500 р.). Итого 3 000 р. + 500 р. + 500 р. = 4 000 р.

Вариант 1 с отсутствием платы за поддержку интеграции с обеих сторон — самый выгодный.

А вот пример не очень выгодной интеграции. Вы покупаете программу, продавец говорит, что интеграция с онлайн-кассами (в соответствии с 54-ФЗ) входит в стоимость. И вроде бы все так, но затем выясняется, что для передачи электронных чеков нужно подключить отдельную услугу за дополнительные деньги, сравнимые с ежемесячным платежом.

Вывод. Чтобы понять, какие дополнительные расходы вас могут ожидать, составьте примерный список нужных интеграций и узнайте их стоимость у каждого продавца. Какие-то интеграции будут входить в стоимость ПО, за другие — придется доплачивать. Это может быть как разовая плата, так и регулярная. Опять же все зависит от политики компании.

Стоимость обновлений, переходов на новые версии. Это очень важный пункт, который часто становится неожиданностью. Бывает так, что с выходом большого обновления вы вдруг узнаете: чтобы получить новые возможности вам придется заплатить кругленькую сумму за переход на новую версию. Это крайне неприятно, если вы к этому не готовы. Постарайтесь выяснить заранее есть ли плата за обновления и её примерный размер.

Стоимость услуг техподдержки пользователей. Кто-то предлагает бесплатную техподдержку на протяжении всего периода работы с программой. Кто-то только первые несколько месяцев. Кто-то только за деньги. Это тоже нужно учесть при оценке стоимости программы.

Общая рекомендация при оценке стоимости: Стоимость программы должна быть прозрачной, обоснованной и адекватной размерам вашего бизнеса.

Ошибка № 3. Предпочел универсальное ПО специальному

Многие разработчики, пытаясь охватить максимально широкую аудиторию, предлагают универсальные программы, которые якобы одинаково хорошо подойдут и мастерской по ремонту телефонов, и автосервису, и парикмахерской. Но так ли это?

Поработав в такой программе в режиме реального автосервиса, многие сталкиваются с рядом проблем, которые в итоге существенно затруднят работу бизнеса. Вот самые распространенные недостатки универсальных программ:

1. Поверхностно реализованный учет, минимальная автоматизация. Не стоит ждать, что разработчик универсальной программы будет погружаться в тонкости вашего бизнеса. У него просто нет на это времени. Поэтому не стоит удивляться, что, к примеру, вы не можете быстро добавить автомобиль в заказ-наряд. Придется прогуляться до специального справочника, добавить марку-модель-..., а затем вернуться в заказ-наряд. Да, ваши сотрудники должны тратить больше времени на оформление каждого документа. Зато работает! А клиент подождет (на самом деле нет).
2. Отсутствие специальных функций, которые помогают автосервису зарабатывать больше. Довольно редко в таком ПО вы встретите диагностические листы, полноценно работающую проценку запчастей, автоматические напоминания о необходимости пройти ТО в зависимости от пробега автомобиля клиента, рекомендованные товары и работы, позволяющие расширить средний чек вашего автосервиса или магазина запчастей. Почему? Потому что такие доработки требуют времени, денег и понимания бизнес-процессов вашей отрасли. А разработчику универсального ПО выгодно вкладываться только в то, что будет хорошо работать в любом бизнесе — от ремонта стиральных машин до салонов красоты.

В итоге, работая в универсальное программе, вы постепенно становитесь менее конкурентоспособными, потому что ваше ПО не позволяет увеличить скорость оформления документов, расширять заказ-наряд, повышать средний чек, увеличивать количество заездов, быстро находить и заказывать запчасти. Хорошее специализированное ПО даст намного больше возможностей для заработка и усиления ваших позиций на рынке.

Ошибка № 4. Выбрал ПО для магазина запчастей, а не для автосервиса

Если вы видите, что оплата использования программы напрямую привязана к количеству проценок в месяц или количеству поставщиков, то вам стоит насторожиться. Скорее всего это ПО предназначено именно для торговли запчастями, а не для ведения учета автосервиса. Ваши опасения должны подтвердиться, если большинство меню и кнопок в такой программе относятся к продаже товаров, складским операциям, а учету услуг по ремонту в интерфейсе уделено минимум внимания.

Почему это важно? Возможности программы для автосервиса должны быть сбалансированы, потому что продажа услуг влечет за собой продажу запчастей и наоборот. Если программа заточена под продажу запчастей, но услуги она вам продавать не помогает, то зачем нужна такая программа?

Ошибка № 5. Купил слишком простую программу

Постепенно ваш бизнес будет развиваться, и программа не должна этому препятствовать. Она должна расти вместе с вами, предоставляя все новые возможности для увеличения выручки, количества постоянных клиентов, анализа работы предприятия и принятия взвешенных управленческих решений. Если программа изначально проста, ограничена и имеет слабый потенциал, то со временем вам придется столкнуться с мучительным поиском новых решений, переносом всех документов, клиентской базы и прочими «радостями переезда».

Каким же арсеналом должна обладать программа, чтобы удовлетворять потребностям вашего автосервиса на протяжении долгого времени? Вот примерный список:

Сервис: калькуляция, заказ-наряд, акт осмотра, диагностический лист (акт дефектовки), пакет печатных форм (в том числе акт, счет, УПД, счет-фактура, задание на ремонт), комплексы работы, справочник марок и моделей, расчет зарплаты + возможность рекомендовать дополнительные товары и услуги + история ремонтов по каждому клиенту и автомобилю

Запись на ремонт с возможностью создавать нужное количество постов, ограничивать их работу по времени, автоматическим определением длительности записи на основе норм времени, создания связи с заказ-нарядом, разными видами представления (сетка день/неделя/месяц или список с фильтрами).

CRM для активной работы с клиентами, например, послесервисные опросы, список задач для сотрудников на каждый день (созвониться, отправить смс, напомнить о необходимости пройти ТО и т.д.).

Запчасти и материалы: онлайн-проценка стоимости запчастей с заказами поставщику и заказами клиентов, полный складской учет с пакетом документов, складские операции (перемещение, перепродажа, переоценка, инвентаризация, возврат, списание и пр.), номенклатура, контроль минимальных остатков.

Справочники: нормы времени, каталоги запчастей (по необходимости).

Деньги: учет оплат клиентов и отслеживание задолженности, учет расчетов с поставщиками, ПКО/РКО.

Аналитика: отчеты по исполнителям, менеджерам, выполненным работам, товарам (приход, реализация, движение, остатки), реестры документов склада и заказ-нарядов и т.п. + Возможность вести учет от нескольких предприятий с разными системами налогообложения + Импорт/экспорт клиентов, остатков на складе, номенклатуры + Широкая настройка прав пользователей + Работа с популярными онлайн-кассами

Ошибка № 6. Сэкономил и выбрал бесплатный софт

Разумеется, бывают ситуации, когда бюджета на программу у автосервиса просто нет. В таком случае выход один — скачать бесплатную программу и хоть как-то автоматизировать выписку заказ-нарядов и ведение клиентской базы.

Но если все же вы можете себе позволить платный софт, то это будет намного лучше, и вот почему:

Разработчик платного ПО дорожит своей репутацией и будет стараться обеспечить бесперебойную и корректную работу программы. С автора бесплатного ПО в случае проблем вы особо ничего потребовать не сможете.

Платный софт быстро подстраивается под новые требования и правила, которые появляются довольно часто (вспомним хотя бы онлайн-кассы 54-ФЗ и маркировку шин), с целью защитить своих пользователей от неприятностей и штрафов. В бесплатной программе вы вообще можете не дождаться соответствующих изменений.

Безопасность и надежность хранения документов и базы клиентов в платном ПО в разы выше, чем в любой бесплатной программе. На это работают и настройка прав пользователей, и современные технологии шифрования, и надежные сервера.

Хорошая платная программа будет подталкивать к развитию ваш бизнес, предлагая все новые возможности: новые интеграции, способы увеличения среднего чека и количества заездов, аналитические отчеты для руководителя и т.д.

Вы всегда можете рассчитывать на помощь и поддержку на протяжении всего времени работы в программе, а также оказывать влияние на ее развитие.

Совет! Демоверсии некоторых программ с не самыми строгими ограничениями позволят вам какое-то время работать бесплатно, а затем спокойно перейти на платную версию, сохранив накопленную базу клиентов и документы.

Ошибка № 7. В программе нет норм времени или они сомнительного качества

Многие автосервисы для расчета стоимости ремонта используют нормы времени. От точности этих данных напрямую зависит прибыль автосервиса, ведь никто не хочет провозиться с заменой фары 2 часа, а получить оплату как за полчаса.

Увы, но очень часто справочник по нормам в программе для автосервиса либо отсутствует, либо:

1. имеет неизвестное происхождение (неизвестное даже продавцу такого ПО),
2. подается как некая bigdata клиентов или результат работы нейросети,
3. приводится в виде «среднеарифметических» значений.

Доверять этим данным, разумеется, нельзя. Разработчик добавил их, чтобы было, а вам все равно придется искать адекватные справочники норм времени и покупать их отдельно — сэкономить тут не получится.

Про «среднеарифметические нормы»

Возьмем два автомобиля: Ford Focus и Skoda Fabia. Норма времени на замену зубчатого ремня в первом случае 6,8 ч., а во втором — 1,5 ч. Разница в 4,5 раза!

Получается, что используя среднеарифметические нормы для расчета стоимости ремонта, вы будете или зарабатывать меньше, чем могли бы, или получать претензии от клиентов из-за завышенной стоимости. И то, и другое работает против вас.

Если разработчику нечего скрывать, то он открыто называет источники данных о нормах времени на ремонт и ТО автомобилей. Как правило, это данные от самих производителей автотранспорта или от других компаний, профессионально занимающихся сбором подобной информации.

Ошибка № 8. Не проверил юрлицо продавца программы

Проверка надежности продавца по его юрлицу занимает буквально пару минут. Однако многие пренебрегают этой проверкой, и совершенно зря. Беглый анализ ключевых показателей позволит вам понять, насколько можно доверить этой компании учет на вашем предприятии.

Чтобы получить необходимую информацию, вам достаточно сделать поиск по ИНН в поисковой системе. В результатах поиска вы найдете сайты (например, rusprofile.ru), которые помогают оценить надежность контрагента. На что стоит обратить внимание:

1. Знак «Надежный». Как правило, если у компании все в порядке с финансовым положением, налоговыми отчислениями и рентабельностью, то вы увидите знак «Надежный». При этом стоит обратить внимание на соотношение положительных, требующих внимания и отрицательных финансовых показателей. Отлично, если отрицательных нет вообще. Плохо, если ключевые показатели, например прибыль, уходят в минус.
2. Выручка. Положительная динамика выручки за последние несколько лет говорит о том, что компания развивается, пользуется доверием и популярностью у покупателей. Если выручка падает или остается на уровне показателей прошлого года, то это может говорить о том, что программный продукт перестал удовлетворять потребностям аудитории и продается плохо.
3. Количество сотрудников. Когда вы видите, что в компании официально работает только 1 сотрудник, то скорее всего это значит, что этот человек и есть разработчик, директор, продавец и специалист по поддержке пользователей. По опыту, продукты таких кампаний развиваются крайне медленно, изначально технологически ограничены, их пользователи части жалуются на ошибки, а помощи от добиться очень сложно, ведь все это должен делать один единственный человек.
4. Единый реестр российских программ. Если программа входит в Единый реестр российских программ Минцифры РФ, то это является показателем высокого качества и весомым аргументом в пользу ее приобретения, особенно если вы являетесь представителем бюджетной организации.

Не резидент РФ?

Бывает и такое, что продавец программы для автосервиса и вовсе не является резидентом РФ. В этом случае оценить надежность продавца будет затруднительно. Однако точно стоит задуматься о том, насколько он соблюдает закон 152-ФЗ РФ, который обязывает хранить данные российских пользователей на серверах, расположенных на территории РФ. Зарубежную компанию за это нарушение наказать сложно, а ваш автосервис — проще простого. Также не исключено, что стоимость такого ПО будет напрямую зависеть от скачков курса доллара или евро.

Ошибка № 9. Проигнорировал отзывы коллег и профессионального сообщества

Мы рекомендуем поинтересоваться у нескольких коллег, каким ПО они пользуются. Наверняка кто-то уже набил шишки в этих вопросах. Желательно говорить с теми, кто либо пользуется одним продуктом не первый год, либо попробовал несколько разных. Как ни крути, рекомендации и отзывы хороших знакомых по-прежнему вызывают больше доверия, чем любая реклама. Нередко и сотрудники автосервиса имеют богатый опыт работы в различных учетных программах, поэтому их тоже стоит привлечь к выбору ПО.

Также с целью поиска отзывов о программах для автосервисов стоит обратить внимание на соответствующие рейтинги, форумы, сайты с отзывами. Отзывы клиентов на сайтах компаний-разработчиков тоже могут дать пищу для размышлений, особенно если они представлены на фирменном бланке клиента с печатью и подписью руководителя.

Ошибка № 10. Не обратил внимание на качество поддержки пользователей и работу отдела продаж

Порой качество поддержки программного продукта может стать решающим аргументом в пользу той или иной программы. Сотрудники службы поддержки и отдела продаж — это именно те люди, с которыми вы будете контактировать чаще всего. Во многом от полноты и скорости ответов, вежливости и отзывчивости этих сотрудников будет зависеть ваш комфорт при дальнейшей работе с программой.

Обратите внимание на следующие моменты:

1. Отдел продаж и служба поддержки пользователей должны быть укомплектованы достаточным количеством сотрудников, иначе компания не сможет обеспечить качественный клиентский сервис и быстро реагировать на обращения всех клиентов.
2. Уровень компетентности и обязательности легко понять уже на этапе общения с отделом продаж: если продажник уверенно отвечает почти на все ваши вопросы не только о цене, но и о тонкостях работы функций программы, может помочь с настройкой, то это говорит о его хорошем уровне подготовки. Скорее всего в службе поддержки пользователей вам будут помогать еще более подкованные и опытные сотрудники.
3. Каналы связи должны быть разнообразными и доступными. Хорошо, если их несколько: телефон, email, онлайн-чат, мессенджеры, соцсети. Обратите внимание, что некоторые компании оказывают бесплатную поддержку по email, а по телефону — только за деньги либо ограниченное количество минут в месяц. Отлично, если вы можете решить все свои вопросы бесплатно.
4. Скорость ответа не должна измеряться днями. Ответ должен быть получен в разумные сроки в зависимости от канала обращения. Хорошо, когда вам всегда перезванивают, а если вопрос нельзя разрешить прямо сейчас, то сотрудники называют сроки и вовремя оповещают вас о найденном решении.
5. Используется ли система учета обращений? Чтобы ни одна заявка от клиентов не осталась без ответа, обычно используют специальные системы, которые каждой заявке присваивают свой номер и закрепляют за конкретным сотрудником.

Мы разобрали 10 основных ошибок при выборе программы для автосервиса. Надеемся, что эта статья поможет вам сделать правильный выбор.

Источник статьи — https://autodealer.ru/