5 советов по выходу из операционки: реинжиниринг процессов, дашборды и грамотное делегирование

Ожидание: Компания работает как часы. Каждый сотрудник знает, какая у него зона ответственности. Процессы оптимизированы и автоматизированы, а руководство занимается действительно важными делами: анализом финансовых результатов, поиском точек роста и разработкой стратегий.

Реальность: Руководитель по 12 часов в сутки выполняет работу менеджеров, HR и производственного отдела. Количество операционных задач только растет. На развитие компании и выявление конкурентных преимуществ нет времени.

Операционные процессы или просто операционка — это рутинные бизнес-задачи производства, снабжения, продаж и маркетинга, которые возникают ежедневно. Чем активнее развивается компания, тем больше возникает таких задач.

Они важны и являются фундаментом любого бизнеса, но, если руководитель тратит на гиперконтроль менеджмента и коллектива 100% своего времени, это наносит больше вреда, чем пользы. Страдает вся область управления стратегически важными вопросами бизнеса.

Микроменеджмент — чрезмерное и контрпродуктивное вмешательство руководства в работу сотрудников и нарушение процессов — нередкое явление в компании.

Как руководителю выйти из операционки так, чтобы процессы не треснули по швам, и в чем здесь может помочь BI? Рассказываем в статье.

Как понять, что руководитель застрял в операционке

В начале пути компании или нового направления погружение руководства буквально во все процессы — нормальная практика.

Когда руководитель начинает развивать бизнес и задумывается о делегировании операционных задач, у него возникают связанные с этим переживания:

1. Команда сделает все невовремя или не так, как нужно из-за недостатка знаний и опыта
2. Сотрудники привыкли к тому, что руководитель всегда придет на помощь, отказавшись от операционки, он предаст доверие команды
3. Масштабироваться и двигаться дальше страшно, поэтому руководитель ищет вторичные выгоды из гиперконтроля — можно отложить решение стратегических задач

С возникновением этих страхов у руководителя появляются и первые симптомы микроменеджмента:

1. Чрезмерно погружается в детали и упускает общую картину, каждая задача сопровождается бесконечными согласованиями
2. Не может делегировать задачи, перепроверяет каждый шаг сотрудников, тратит на проверки больше времени, чем на основную деятельность
3. Составляет сложные инструкции и регламенты к каждой задаче
4. Задает нереалистичные стандарты для коллектива
5. Может критиковать за инициативу или альтернативное мнение

Микроменеджмент приводит к серьезным проблемам:

• Стагнация бизнеса

Все внимание руководителя отнимают текущие процессы, и у него не остается времени на развитие компании

• Немотивированная команда

Сотрудники выполняют только то, что им скажет руководитель, им не нужно переживать за результат

• Выученная беспомощность у сотрудников

Когда взрослому человеку не дают проявлять самостоятельность или наказывают за альтернативное мнение, он становится беспомощным даже в самых простых вопросах

• Хаос и перекосы в процессах

Попытки успеть подхватить все задачи приводят к отсутствию последовательности в их решении и неравномерному распределению усилий

• Отсутствие взаимозаменяемости

Если руководитель уйдет в отпуск или на больничный, работа компании остановится — сотрудники не смогут действовать без его контроля

• Выгорание у руководства

Гиперконтроль — утомительное и нервное занятие, которое не приносит эффекта, так как распылиться на все невозможно

• Фатальные ошибки при принятии решений

У загруженного операционкой руководителя нет возможности проанализировать ситуацию и обдумать риски, он принимает неверные спонтанные бизнес-решения

Как руководителю выйти из операционки?

Выйти из привычной текучки сложно и страшно. Кажется, что без контроля руководителя все развалится, а сотрудники не смогут самостоятельно выполнить возникающие задачи.

Преодолеть эти переживания можно, если грамотно подойти к процессу выхода. Для этого поможет переосмысление задач, целей и зон ответственности, автоматизация некоторых процессов и внедрение бизнес-аналитики.

1. Реинжиниринг процессов

Реинжиниринг процессов — это их изменение для обеспечения существенного роста эффективности всего бизнеса, которое состоит из:

• Оценки потенциала компании, сильных и слабых сторон
• Описания текущих бизнес-процессов компании
• Формулирования общих стратегических целей компании
• Разработки стратегий, позволяющие достичь поставленных целей
• Распределения зон ответственности в соответствии с новыми целями и задачами
• Формирования бюджетов и коррекции активностей
• Выстраивания годового оперативного плана

Степень преобразований бизнес-процессов определяется на стадии выстраивания стратегических целей и задач компании.

2. Подготовка матрицы KPI

Матрица KPI — это таблица ключевых метрик для бизнес-анализа, которые отражают цели компании. Четкие измеримые цели позволят осознать, что их достижение сотрудниками не требует чрезмерного вмешательства, а анализ KPI поможет оптимизировать процессы.

В процессе анализа важно выделить те ключевые показатели (Key Performance Indicators, KPIs), которые отражают эффективность именно вашего бизнеса.

Для выбора подходящих метрик изучите справочник KPI от Qlever Solutions, который содержит показатели, подходящие для анализа представителям любой отрасли и бизнеса любого масштаба:

1. Что такое EBITDA и как ее считать?
2. Что такое чистая, валовая, операционная маржа и как ее считать?
3. Что такое чистая прибыль и как ее считать?
4. Что такое EVA или экономическая добавленная стоимость, и как ее считать?

3. Автоматизация процессов

Программное обеспечение не допускает ошибок. Оно поможет избавиться от рутины, расширит возможности бизнеса и позволит сотрудникам уделить внимание ключевым задачам в области маркетинга, продаж, HR и производства.

С помощью ПО можно автоматизировать почти все процессы:

• Enterprise Resource Planning (ERP) — управление производством
• Customer Relationship Management (CRM) — взаимодействие с клиентами и партнерами
• Human Capital Management (HCM) — управление человеческими ресурсами
• ... и другие

В каждой компании формируется отчетность, как правило, это рутинный процесс с ручным сбором данных, который занимает у сотрудников гораздо больше времени, чем кажется.

Автоматизировать разные виды отчетов помогают BI-системы:

1. Автоматически извлекать данные о транзакциях и формировать первичные документы за счет интеграции со всеми информационными системами компании (1С, ERP, CRM, кассовые системы, данные по продажам с маркетплейсов и пр)
2. Быстро формировать интерактивные сводные таблицы и визуализации на основе актуальных данных
3. Объединять данные различных дочерних компаний и подразделений в один отчет, обеспечивая единый наглядный формат представления информации

Система бизнес-аналитики (Business Intelligence, BI-система) — это набор методов, инструментов и технологий для сбора, обработки, анализа данных и предоставления их в удобном для пользователя виде.

Узнайте больше в статье:

Управленческая, оперативная и бухгалтерская отчетность. Можно ли автоматизировать с помощью BI? >>

4. Внедрение инструментов контроля и анализа

Главное при выходе из операционки — организовать работу так, чтобы руководитель не погружался в каждую ситуацию, а включался в процесс только по необходимости на основании анализа эффективности работы подчиненных.

Для реализации такого подхода необходимо внедрение системы бизнес-аналитики (BI) как инструмента контроля.

Разработанные в BI дашборды (информационные панели) для генеральных, финансовых директоров и руководителей подразделений помогут наглядно визуализировать ключевые показатели эффективности компании.

BI-система объединит все важные данные в компании, и при этом поможет каждому операционному директору отслеживать ключевые метрики для конкретного подразделения:

1. R&D и IT
2. Закупки и поставки
3. Финансы
4. HR
5. Продажи и маркетинг

Отчеты по подразделениям можно консолидировать в единый дашборд для топ-менеджмента, который позволит:

1. Проанализировать основные финансовые показатели компании: EBITDA, Sales Revenue, ROS, ROA, NPM и другие
2. Быстро оценить эффективность компании в разрезах регионов, подразделений, отрезков времени, проектов и сотрудников
3. Отследить тренды во времени, выявить зависимости и спрогнозировать события
4. Принимать своевременные управленческие решения и планировать деятельность компании, грамотно распределяя ресурсы компании

5. Грамотное управление и делегирование

Чтобы контроль над работой сотрудников не стал причиной проблем для руководителя, можно последовать одной из концепций — ситуационному лидерству.

При таком подходе в зависимости от мотивации и уровня компетенций сотрудники делятся на типы, к каждому из которых применим свой тип управления:

1. Указывающий — руководитель принимает все решения единолично и дает указания сотрудникам
2. Наставнический — руководитель по-прежнему определяет функции и задачи, но он более восприимчив к участию и мнению своих подчиненных
3. Поддерживающий — лидер будет участвует в создании идей и принятии решений, но большинство решений будет приниматься командой
4. Делегирующий — руководитель работает над стратегией и видением, но решение как этого достичь, остается за подчиненными

Ситуационное лидерство помогает более эффективно реагировать на изменения, повысить вовлеченность сотрудников в задачи, улучшить коммуникацию внутри команды. Гибкий стиль управления позволяет руководителю более эффективно делегировать задачи сотрудникам в зависимости от их уровня компетенций и не переживать за качество их выполнения.

Qlever Solutions поможет не застревать в операционке

Автоматизируем подготовку отчетности на основе данных

Проведем аудит имеющихся в компании источников данных и настроим отображение управленческой отчетности в BI-платформе

Сформируем матрицу KPI

На основе интервью и аудита процессов поможем выбрать основные метрики для прозрачного отображения эффективности вашего бизнеса в одном приложении

Разработаем дашборды

Подготовим визуализации, которые будут отражать взаимосвязи между ключевыми KPI и помогут принимать качественные управленческие решения

Поможем в масштабировании

Подберем технологии, которые будут гибко масштабироваться вместе с ростом вашего бизнеса, разработаем новые аналитические приложения под возникшие потребности

Обучим команду

Научим бизнес-пользователей работать с BI и самостоятельно создавать дашборды

Не хватает времени на эффективное управление?

Оставьте заявку, и мы обсудим внедрение инструментов аналитики, которые помогут легче принимать управленческие решения