Стратсессия: полезный инструмент или время в помойку

«Актуальненько», — подумали мы и решили поднять эту тему в статье.

Изменения на рынке стали происходить слишком часто и слишком быстро. Их последствия оказались не по зубам многим, вспомните, сколько «игроков» выбыло за 2020 год. Требуется принятие качественных решений, когда взвешены все за и против, понятны возможные последствия. Для этого и проводятся стратсессии.

Окей, Google, что такое стратегическая сессия

Стратегическая сессия — это собрание руководства и ключевых сотрудников. На ней принимаются важные для компании решения. Обсуждается выход на новые рынки, поднимаются вопросы о новых сотрудничествах, строятся направления развития. Цели у каждой фирмы отличаются. Кому-то важно стратегию на год вперед построить, а кому-то повысить вовлеченность в работу и сплотить коллектив.

Кстати, если вы не знаете, нужно ли вам проводить такую сессию, обратите внимание на 3 вещи:

Изменились ли внешние условия. Та же пандемия здорово поменяла рыночные реалии. Это нужно учитывать, меняя алгоритм привычных действий.

Были ли изменения в команде. Возможно, у вас появилось много новичков или изменился руководящий состав.

Есть ли необходимость в синхронизации. Часто бывает, что каждый отдел занят своими вопросами, совершенно не интересуясь целями фирмы. Так быть не должно, ведь компания — единый организм, где каждый отдел должен трудиться, приближая ее к целям.

Если в вашей компании есть вышеперечисленные признаки, то это прямое показание к проведению стратегической сессии. Поэтому давайте переходить к главному.

Как проводится стратсессия

Прежде чем проводить сессию, важно знать, зачем вы вообще это делаете. Потому что даже «я увидел статью у ребят и решил, что НАДАА», — так себе причина, если честно.

Так что давайте-ка сначала...

1. Выясним, что волнует участников;
2. Подготовим презентации по этим вопросам;
3. Отрепетируем их, задавая слушателям вопросы и выясняя, все ли им было понятно.

Инициатором таких собраний всегда становится собственник компании. Как правило, он и определяет состав участников.

Обычно на сессии присутствуют:

1. собственник;
2. директора: исполнительный, коммерческий и HR;
3. коммерческий директор;
4. руководители отделов.

Важно, чтобы соблюдался принцип охвата всех важных отделов фирмы. Так вы избежите игр в сломанный телефон, а информация будет передана сразу и в нужном контексте.

Для того чтобы сессия прошла продуктивно, роль ведущего можно доверить эксперту-фасилитатору.

Если вы забыли, кто это такой, оставляем ссылку на нашу статью:

Фасилитация: как выстроить коммуникацию в команде

Ну а пока напомним, зачем он нужен. Итак, фасилитатор:

1. Создает прозрачное информационное пространство: формулирует и доносит сотрудникам четкую и понятную цель собрания;
2. Строит план собрания так, чтобы включить в работу каждого участника;
3. Следит за тем, чтобы каждое мнение было учтено, а все важные вопросы, предложения, решения и т.д. зафиксированы;
4. Поддерживает темп обсуждения, избегая как излишнего напряжения, так и скуки;
5. Отвечает за принятие решения и формулирует итоги встречи;
6. Держит нейтральную позицию в отношении каждого сотрудника и команды в целом. Не навязывает свою точку зрения, не выделяет кого-то и не заводит «любимчиков». Управляет возможными конфликтами, сглаживая углы.

А еще не забудьте учесть организационные вопросы.

Как правило, для таких встреч выбирают место вне офиса, чтобы сотрудники не отвлекались. Можно снять в аренду коворкинг или какой-нибудь уютный лофт. Круто, если там будет проектор, доска и маркеры. Так у вас расширятся варианты подачи информации, а значит, можно добиться максимального ее усвоения.

Кормить участников тоже нужно. Позаботьтесь о том, чтобы были перерывы на обед. Если в помещении нет кулера, закупите заранее воду. Голодный участник = непродуктивный участник.

Какая тут стратегия фирмы, если в животе предательски урчат киты?

Сценарий сессии от Skyeng

Проще один раз увидеть, чем сто раз услышать. Поэтому давайте рассмотрим, как стратегические сессии проводит онлайн-школа Skyeng.

А проходит она в 5 этапов:

Этап 1. Настройка

На нем обозначают цели мероприятия, распределяются роли каждого участника и формируются правила проведения сессии. Чтобы создать позитивное восприятие команды, используются специальные практики.

Например, участникам предлагают разделиться на пары и в течение 1 минуты назвать 3 крутых качества в человеке напротив. Через минуту пару меняют, а проделанное повторяют еще 4-5 раз.

Этап 2. Прошлое

Несмотря на то, что всегда есть соблазн пропустить эту часть и начать обсуждать планы и проекты, так делать не рекомендуется.

Поэтому здесь команде помогают два инструмента.

Первый: каждый участник делится итогами периода, выделяя успехи и неудачи. После этого от коллег он получает обратную связь в виде трех стикеров от каждого, где написано:

1. что из итогов работы выступающего было самым полезным для компании;
2. что нужно начать делать в следующем периоде;
3. что нужно прекратить делать.

Второй: всё то же самое, но вместо выступлений делается письменный отчет по итогам. Группа с ним знакомится, задаёт вопросы и точно так же пишет обратную связь на трех стикерах.

Этап 3. Будущее

Инструментов для проектирования будущего много, но ребята из Skyeng делают следующее:

Создают станции-листы с ролями. Например, клиенты, сотрудники, акционеры и конкуренты. Людей делят на группы по количеству станций и предлагают им провести на каждой станции 5-7 минут, отвечая на вопрос, что с точки зрения их роли происходит в идеальной ситуации.

Так ученики могут решить, что им хочется, чтобы была возможность самостоятельно менять расписание занятий на платформе, а учителя — что они хотят полностью автоматическую проверку эссе и домашних заданий. Главное — хорошо понимать свою роль и вжиться в нее. Все идеи группа записывает на стикерах и клеит на плакаты.

Этап 4. Настоящее

На этом этапе плакаты разбираются по группам. Нереальные желания убираются, а с важными и реальными начинают работу.

На каждый стикер с идеальным видением добавляют стикер другого цвета, на котором пишется конкретная задача, которая нужна для того, чтобы это желание осуществилось.

Далее участники презентуют друг другу получившиеся плакаты и назначают ответственных, формируя для них рабочую группу.

Этап 5. Закрытие и итоги

На этом этапе подводят итоги, делятся обратной связью по всем этапам и проводится skythanx. Это особая традиция, когда каждый участник получает маленькие наклейки skythanx, а затем подходит к любому участнику, говорит за что он благодарен ему в этой встрече и клеит наклейку на бейдж или ноутбук. Считается все — обсуждения, шутки, проекты и выводы.

Вот такие дела, касатики.

В заключение скажем, что вариантов проведения стратегических сессий много. Единого правила нет. Конечно, вы можете учитывать опыт других компаний, но возможно, что вы выведете свою, уникальную формулу.

Кстати, в телеграм-канале вас уже ждут 10 инструментов для фасилитации. Обязательно загляните :)