Главное Свежее Вакансии Образование
239 0 В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем

Как создать структуру компании, настроить права доступа и пригласить сотрудников в Битрикс24

На ранних этапах внедрения Битрикс24 многие сталкиваются с проблемами.

В этой инструкции мы расскажем, как создать структуру компании, добавить нового сотрудника в CRM Битрикс24, ограничив ему права для просмотра и редактуры.

Создание структуры

Создание четкой и понятной структуры компании поможет вам грамотно распределить сотрудников по отделам.

У нас есть несколько отделов: ОП, Бухгалтерия, Логисты, Отдел по работе с клиентами, Филиалы, Юр. отдел.


1. В левом меню находим пункт «Компания», если его нет, можно в строке поиска портала набрать «Компания».

2. Далее выбираем «Структура компании» и нам доступен блок с визуальным отображением структуры компании.


3. Нажав «Добавить подразделение» в появившемся окне, задаем название нового отдела и указываем кому он будет подчиняться.

В случае, если нужно какой-нибудь отдел или подотдел переподчинить другому отделу, его можно просто перетащить в нужное место:

  1. наводим курсор,
  2. цепляем нажатием левой клавиши мышки,
  3. перемещаем в нужное место.


Также это можно сделать иначе:

1. В верхней части экрана находим кнопку «Пригласить сотрудников»:

2. Появится страница со всевозможными вариантами приглашения. Нас интересует вариант с приглашением и распределением в конкретный отдел.

3. Далее вносим почту, на которую придёт приглашение, имя, фамилию сотрудника и выбираем нужный отдел.

Структура создана, сотрудники распределены по отделам. Осталось настроить права доступа для отделов и персонально для некоторых пользователей.

Настройка прав доступа

В каждой компании существуют свои правила и особенности ведения клиентской базы, её доступности внутри коллектива, среди менеджеров.

Зачастую каждый менеджер единолично взаимодействует со своей клиентской базой, а логисты и бухгалтерия, например, должны иметь доступ ко всем клиентам. Рассмотрим ситуацию на данном примере.

Настройки прав доступа выполняем согласно скринам.

  1. Переходим в меню настроек.


2.Нажимает на пункт «Права доступа».

3.Слева выбираем отдел, группу сотрудников или конкретного пользователя, то есть кому собираемся присвоить ту или иную роль (настройка прав доступа).

4.Список ролей — справа.

В итоге у каждого сотрудника есть своя роль:

Очевидно, что внутри компании, существует общий подход к правам доступа сотрудников, находящихся в одном отделе. Исходим из того, что каждый менеджер:

  1. ведёт свою базу самостоятельно;
  2. клиенты закрепляются за сотрудниками по какому-то признаку (например, по бизнес-региону).

Бизнес-регион в зависимости от того, чем занимается компания, может соответствовать району города, целой области или даже федеральному округу. Возьмём бизнес-регион, который равен области.

В нашем примере за каждым менеджером закреплена область РФ. Области входят в состав федеральных округов. Представим, у нас есть отделы продаж по каждому ФО. Таким образом, наш ОП с восьмью подотделами (по количеству ФО — Центральный, Северо-Западный, Южный, Приволжский, Уральский, Сибирский, Дальневосточный, Северо-Кавказский).

Что видит менеджер?

  1. Контакты компании.
  2. Свои контакты.
  3. Контакты отдела.

Последнее необходимо в случае, если кто-то из коллег не может ответить своему клиенту (больничный, отпуск) и, чтобы не потерять входящее обращение, на него ответит свободный сотрудник. Информация по другим отделам, при такой настройке, недоступна. В таком случае у каждого подотдела в ОП принят общий стандарт относительно прав доступа к клиентской базе.

Как в этом случае настроить права?

Это можно сделать двумя способами:

  1. создать индивидуальную роль и присваивать её каждому менеджеру
  2. создать одну роль на подотдел.

Она будет распространяться на каждый из них в общем и на каждого сотрудника в частности. То есть, когда будет стоять вопрос о настройке прав, например, новому сотруднику, вам будет достаточно пригласить его в нужный отдел, а права доступа ему установятся автоматически.

Как это выглядит в дальнейшем?

Для настройки прав доступа пользователи объединены в группы, есть также те, у кого права настроены индивидуально. В соответствии с тем подходом к настройке прав видно что, у отдела по работе с розницей и у ОП установлена одинаковая роль — менеджер по продажам.

Контакты и компании доступны для просмотра и добавления, менять что-либо разрешено только в своих. Сделки по разным воронкам и лиды — только свои.

Итак, когда нам понадобится добавить нового сотрудника, действовать мы станем следующим образом.

  1. Нажимаем «Пригласить», выбираем вид приглашения «С привязкой к отделу».
  2. Указываем необходимые данные.


3. После того как пользователь зарегистрируется на портале, он будет закреплен в нужном отделе сразу с нужными правами. Вы избавите себя от дополнительных настроек для данного сотрудника.

Индивидуальная роль нужна в разных случаях, например, для аудитора. Некий сотрудник, который должен только просматривать информацию, не имея возможности что-либо изменить или удалить. Делаем роль для такого:

  1. Выбираем новую роль.


2. Проставляем права на чтение.

3. Из выпадающего списка выбираем «Все».

Чтение будет доступно по всем сущностям, которые укажем. В примере — «Контакт» и «Компания». Все остальные действия: добавления, изменения и д.р. — недоступны.

После создания роли нужно её присвоить сотруднику:

  1. Переходим к группам пользователей.
  2. Нажимаем на «Добавить право доступа».
  3. Выбираем пункт «Пользователи».
  4. Выбираем пользователя и назначаем ему роль из списка.


Бизнес-аналитик ITGRADE ltd Дмитрий Жабыко

0
В избр. Сохранено
Авторизуйтесь
Вход с паролем