Правильная постановка задач. Или как ставить задачи по модели HEOTE

Привет, это снова команда Alekzo. Данная статья будет являться регламентом постановки задач в нашей компании, а чтобы информация не пылились на полках, мы решили разместить её на одной из площадок, чтобы видеть фидбек от сторонних специалистов, а также наших сотрудников в комментариях.

Мы пробовали и пробуем множество систем постановки и контроля задач, пытаясь найти идеальную системы, которая позволит:

1. Сотрудникам понимать что от них хотят;
2. Руководителям — быть уверенными, что их правильно поняли, и не отправлять задачи на переделку или, что ещё хуже, делать самому.

Система о которой мы вам расскажем произошла от 2-х уже существующих методик HD-RW-RM и T.O.T.E. Мы взяли небольшой кусочек из каждой и немного переделали 1 из пунктов (test), а также добавили нововведения, чтобы метод полностью соответствовал нашим требованиям.

Модель HEOTE или ЗООПВ

Так как мы занимаемся продвижением сайтов и настройкой рекламы, то мы должны быть уверены, что каждая задача не поставлена просто так, а ведет к результату.

HEOTE — методика постановки задач, которая заставляет задуматься над смыслом каждой задачи, целесообразностью её выполнения и даёт ответственному полноценное понимание зачем вообще делать задачу и как избежать ошибок.

Модель построена на вопросах, отвечая на которые постановщик задумывается над смыслом самой задачи, а также сразу дает ответ исполнителю (аккаунт-менеджеру, разработчику, стажеру или самому себе).

Так как мы используем систему Bitrix 24, в которой уже заранее предусмотрены дедлайны, а также пометки по степени важности, мы не стали включать их в данную модель. Нашей основной проблемой было недопонимание в задачах, так как никто их не описывал для исполнителя.

Структура блоков HEOTE

H (Header, Заголовок или название задачи) — заголовок, который отвечает на вопрос «Что я конкретно должен сделать?»

Заголовок задачи начинается с глагола и указывает на завершающее действие (результат). Заголовок передает суть задачи.

Зачем так подробно? Когда задачи скапливаются, то подобные заголовки помогают быстрее ориентироваться в bitrix24, а также по одному взгляду примерно понятно, что требуется.

E (Expect, ожидание) — Какого результата я ожидаю от выполнения этой задачи или зачем нужно делать эту задачу?

Пример: рост позиций для 1 раздела по Яндекс, рост позиций для всего сайта, рост трафика, уменьшение количества отказов на сайте, повышение конверсии, рост видимости в Google, часть от большой задачи, которая приведет к росту трафика из поиска и так далее.

Данный пункт существует для 3-х вещей:

1. Улучшить понимание сотрудников, чтобы каждый понимал что он делает и зачем, даже ставя задачи самому себе;
2. Убрать лишние вопросы от руководителя и аккаунт-менеджера. Есть вопросы «зачем делается то или иное?» Это всегда можно найти в задаче;
3. Делать только действительно важные задачи, которые дают результат.

O (operation, операции) — Как я должен выполнять твою задачу?

Данное поле может находиться:

1. в чек-листе к задаче;
2. приложенной ссылкой на чек-лист в Google docs или Google sheet;
3. ссылкой на видео или что-то похожее;
4. описание в самой задаче.

Для более опытных сотрудников (Middle, Senior, Team-Lead, Head of SEO) при постановке задач самим себе нужно просто коротко описать последовательность действий, чтобы к вам не возникало лишних вопросов и вы могли спокойно работать.

T (test, проверка) — Что (вам или другому исполнителю) нужно проверить перед сдачей и закрытием задачи?

Если человеку поставили задачу, то он сделает её по чек-листу и закроет, а полная проверка задачи ложится на ваши плечи. Как думаете, будет ли расти другой специалист (или вы сами), если не знать, что нужно проверять? Конечно нет, он так и останется на месте исполнителя и просто будет делать чужие задачи.

Чтобы уменьшить стресс при проверке выполненной задачи и позволить сотрудникам быстрее расти, лучше ещё на начальном этапе описать, что должен проверить исполнитель перед сдачей задачи.

Для постановщика — это возможность отправить сотрудника перепроверить задачу по чек-листу и не тратить лишнее время.Для сотрудника — это возможность постоянно устранять ошибки ещё до того, как их кто-либо заметит, а значит и ваша ценность тоже будет расти.

E (exit, выход) — Как я пойму, что достиг нужного результата в задаче?

Просто ответьте на данный вопрос и всё, не более.

Разберем данную методику постановки задачи на 2-х примерах

1..Собрать семантику для 1 раздела (задача на SEO-специалиста)

2.Вывести в карточке товара внизу «Рекомендуемые товары» (задача на разработчика)

1.Собрать семантику для раздела "Кирпичи"(Header)

Какой результат принесёт данная задача? (Expect)

Выполнение данной задачи необходимо, чтобы понять, какие страницы дополнительно можно создать в разделе, правильно ли оптимизированы мета-теги, найти лучших конкурентов по семантике, сделать их детальный анализ и реализовать на нашем сайте похожее

Что нужно сделать (Operation)

• Собрать маски для 1 раздела
• Спарсить маски
  
• Очистить мусор, инфо запросы, собрать частотности, удалить нулевки
  
• Группировка собранных запросов
  
• При необходимости выполнить дополнительный парсинг, если группа будет не полностью собрана
  

Что нужно проверить перед сдачей (Test)

Перед сдачей данной задачи нужно проверить:

1. Отсутствие мусорных запросов в группах;
2. Чтобы запросы были правильно разгруппированы;
3. Чтобы у всех запросов была собрана частотность и были удалены запросы с частотностью 0;
4. Чтобы семантика была перезалита на диск битрикс.

Как понять, что нужный результат достигнут (Exit)

После проверки вышеуказанных пунктов и сбора семантики для одного раздела при дополнительном парсинга не появляется нужных запросов, то задание считается выполненным.

Пример задачи для разработчика

В шаблоне карточки товара вывести "рекомендуемые товары"(Header)

Какой результат принесёт данная задача (expect)

На данный момент на сайте многие карточки товара сильно дублируют друг-друга. Вывод предложенных товаров позволит уменьшить дублированность карточек товара внутри сайта, что в свою очередь приведёт к попаданию карточек в индекс поисковых систем и росту поискового трафика.

Что нужно сделать (Operation)

Вот подробное ТЗ, в котором указаны все основные моменты

Что проверить перед сдачей задачи (Test)

1. Чтобы на каждой карточке выводились товары из тех категорий, в которых находится данный товар;
2. Проверить мобильную версию вывода предложенных товаров (чтобы они листались вбок, а не вниз);
3. Чтобы на разных карточках товара выводились разные предложенные товары;
4. Чтобы при нажатии на товар можно было перейти в карточку этого товара.

Как понять, что нужный результат достигнут (exit)

На всех карточках товаров на сайте выводятся предложенные товары из тех разделов, в которых находится этот товар, а также была произведена проверка по описанному чек-листу выше и не было найдено ошибок

Закрепим нововведения

При постановке задачи пользуемся следующим чек-листом и отвечаем на вопросы:

1. Название задачи, начинающейся с глагола (Что я конкретно должен сделать?)
2. Что даст выполнение данной задачи (Какого результата я ожидаю от выполнения этой задачи?)
3. Этапы выполнения задачи или чек-лист (Как я должен выполнять твою задачу?)
4. Что нужно проверить перед сдачей и закрытием задачи (Что я должен проверить перед закрытием задачи?)
5. Что будет считаться выполнением задачи (Как мне понять, что я достиг нужного результата?)

Такая постановка задач занимает чуть больше времени, но исключает лишние вопросы и проблемы после. Поэтому с 10.05.2022 постановка всех задач в компании будет происходить именно так. Да, мы понимаем, что такое описание задач занимает больше времени, но только при постановке. Это позволит сократить временные затраты на задачу на 10-20%, так как не нужно будет объяснять, что конкретно сделать, вы уже описали это в начале.

P.S Всё задачи, которые у вас часто повторяются, заносите к себе в шаблоны задач в bitrix24.

P.P.S Загляните в доступные вам шаблоны, так как многие задачи мы уже упаковали с подробными инструкциями и ссылками. Это позволит вам тратить меньше времени