Корпоративный портал НЛМК

О компании

Группа компаний НЛМК — производитель высококачественной стальной продукции с вертикально-интегрированной моделью бизнеса. Производственные активы НЛМК расположены в России, США и странах ЕС, а поставки продукции осуществляются в 70 стран мира. Компания стремится к соответствию самым высоким экологическим стандартам и создает безопасные условия труда. Благодаря постоянному развитию, совершенствованию процессов и применению лучших мировых практик в области охраны труда, группа НЛМК входит в число самых эффективных и прибыльных производителей стали в мире.

О ситуации

Несколько лет назад в группе НЛМК была внедрена первая интранет — платформа на MS Sharepoint, к которой было подключено 19 600 офисных сотрудников. Далее возник вопрос — как обеспечить доступ к порталу рабочим с производства, у которых нет корпоративных компьютеров? Ведь закупать учетные записи Microsoft для 53 000 сотрудников было слишком дорого, а продукт MS Sharepoint в то время не был предназначен для мобильных устройств. В связи с этим, было принято решение о смене платформы корпоративного портала. После тестирования большого количества интранет-инструментов, выбор Заказчика остановился на российской разработке Битрикс 24.

При выборе подрядчика, для компании было чрезвычайно важно наличие компетенций по Битрикс и использование agile-подхода в работе. В 2018 году группа НЛМК обратилась в QSOFT с целью развития корпоративного портала и объединения сотрудников из офиса и с производства в интранете. Первостепенной задачей являлось внедрение новых сервисов и перенос уже существующего функционала с MS SharePoint на платформу Битрикс24: Enterprise. Часть сервисов осталась гибридной — некоторые бизнес-процессы, связанные с конечными пользователями размещаются на Битрикс24, а служебные процедуры согласований и обработки данных остаются на MS SharePoint.

Цели проекта

1. Расширение функциональной работы и повышение производительности портала
2. Подключение всех 53 000 сотрудников к интранету в сжатые сроки
3. Интеграция платформ Битрикс24: Enterprise и MS SharePoint
4. Максимально проработанное юзабилити интерфейсов

Награды проекта

BEST INTRANET RUSSIA AWARDS 2017 (Золото)

INTRANET AND DIGITAL WORKPLACE AWARDS 2018 (Серебро)

INTERCOMM 2018 (Золото)

Возможности портала

Мобильная версия

Для вовлечения рабочих с производства, была разработана мобильная версия портала с адаптивным дизайном. Появилась возможность зайти в интранет с мобильного телефона или планшета, верстка адаптируется под размер экрана. Также были проведены работы по улучшению воспроизведения видео и адаптации сервисов для всех мобильных браузеров. В дальнейшем, планируется разработка полноценного мобильного приложения для группы НЛМК.

Было разработано два типа авторизации на портале — для сотрудников, имеющих корпоративную учетную запись, и для рабочих, которые не зарегистрированы в корпоративной сети. Офисные сотрудники получают доступ к интранету через логин и пароль. Работники с производства заходят на портал с помощью SMS-авторизации. При первичном доступе, пользователи видят только информационные сервисы, могут читать новости и вступать в сообщества. Полная аутентификация осуществляется после звонка сотрудника HR-службы, который при помощи вопросов из личного дела сотрудника, подтверждает его личность, после чего предоставляет полноценный доступ к порталу.

Сервис «Оценка сотрудников»

Одним из самых сложных сервисов, разработанных в рамках корпоративного портала НЛМК, является сервис оценки рабочих мастерами. Порядка 2500 тысяч мастеров ежеквартально оценивают 35 000 рабочих по целому набору компетенций, в результате чего производится расчет индивидуальной надбавки к заработной плате. Раньше этот процесс проводился в Excel, что влекло за собой огромные затраты по сбору, консолидации и обработке данных. Теперь же файл с данными по всем компаниям группы НЛМК выгружается из SAP и загружается HR-администратором на портал. Файл содержит данные рабочих, мастеров и сотрудников HR, контролирующих ход проведения оценки, а также величины рекомендуемого лимита индивидуальной надбавки. На форму оценки полностью переведен механизм условного форматирования из Excel, а также алгоритмы расчета оценки и индивидуальной надбавки.

Важным моментом была разработка уникального решения по графическому интерфейсу сервиса, благодаря которому руководители рабочих групп могут проводить оценки быстро и с минимальным количеством действий. Данный инструмент включает в себя максимально удобную навигацию по большому набору данных, а также систему поддержки принятия решений, основанную на цветовых указаниях и подсказках, что позволяет значительно повысить эффективность заполнения оценочных форм.

После завершения процесса оценки, все полученные результаты отправляются в SAP, где производится расчет базового вознаграждения по каждому сотруднику и прочие необходимые финансовые операции. Рабочий, по деятельности которого уже проведена оценка, может просмотреть результат на портале и распечатать расчетный лист на фирменном бланке компании.

Помимо самой оценки, был разработан функционал, благодаря которому, ответственные сотрудники (администраторы, HRBP) могут наблюдать динамику заполнения оценочных форм, управлять процессом оценки, просматривать актуальную статистику в разрезе компаний и цехов, экспортировать полученные данные в Excel.

По причине постановки жесткого дедлайна Заказчиком, сервис был разработан в рекордно короткие сроки — в течение месяца.

Сервис «Командировки»

Данный сервис был реализован на старом портале MS SharePoint, однако для перехода на новую технологическую платформу было принято решение вынести пользовательскую часть на новый портал Битрикс24: Enterprise. В пользовательскую часть входит заполнение заявки, выбор согласующих из матрицы, подача заявки и выгрузка авансового отчета о командировке сотрудника. Логическая часть функционала осталась на MS SharePoint, а обмен данными происходит через webAPI.

В рамках портала сотрудники могут отправлять заявки на командировки, которые формируются в Битрикс24: Enterprise. Каждая заявка проходит матрицу согласующих, после чего отправляется в MS SharePoint. Осуществляется последовательная рассылка уведомлений согласующим и ответственным сотрудникам и результат (подтверждение/отклонение, дополнительные данные) возвращается пользователю после каждого изменения заявки на стороне платформы MS SharePoint. В итоге система генерирует сотруднику авансовый отчет по его командировке.

Раздел «Профориентация»

Раздел «Профориентация» нацелен на привлечение молодого поколения (школьники и студенты) к сотрудничеству с предприятием НЛМК. В разделе расположено большое количество контента: новости, объявления, фото- и видеоматериалы.

Раздел позволяет сотрудникам компании, у которых есть дети, подавать заявки на участие в различных учебных программах. Специалисты по обучению могут проводить первичный отбор участников и принимать кандидатов в будущие специалисты группы компаний НЛМК.

Сообщества

В новом интранете появилась возможность создавать сообщества трех типов: профессиональные, экспертные или по интересам. В профессиональных сообществах решаются производственные задачи, в экспертных сотрудники делятся опытом и отвечают на актуальные вопросы из различных сфер деятельности. В сообществах по интересам есть возможность объединится с единомышленниками по увлечениям: есть группы любителей компьютерных игр, спорта и т.д.

В компании разработана система аналитики, позволяющая собирать статистику по количеству уникальных пользователей в каждом сообществе. Благодаря системе, есть возможность увидеть, какое из сообществ является самым популярным, какое самым посещаемым, а какая группа вскоре будет удалена, в связи с потерей актуальности. Каждый сотрудник может завести свое сообщество, на данный момент их более 110.

Корпоративная соцсеть

В ленте портала любой сотрудник, как из офиса, так и с производства, может размещать посты, которые затем обсуждаются в комментариях. Публикации не проходят премодерацию, поэтому сотрудники могут свободно высказывать свое мнение, соблюдая принципы корпоративной этики и взаимного уважения. Некоторые пользователи становятся постоянными авторами и ведут свои блоги.

У НЛМК был опыт проведения прямой линии с президентом компании. Часть сотрудников присутствовала в конференц-зале, другие были подключены с помощью телемоста. Также можно было в онлайн режиме задавать вопросы президенту через корпоративный портал. Позже ответы на вопросы, которые не успели прозвучать во время прямой линии, были опубликованы в блоге президента. Для поддержания вовлеченности, на портале проводятся различные голосования, конкурсы и блиц-опросы.

Интеграция с корпоративным ТВ

В интранете НЛМК есть встроенный функционал, позволяющий управлять телевизионным контентом. Ролики транслируются по НЛМК ТВ и распространяются по всей группе компаний. На портале телевизионный редактор может заполнить поля в заявке, после чего ролик оказывается в плейлисте ТВ. При заполнении, есть возможность воспользоваться фильтром, и новость будет транслироваться только на определенном заводе группы, либо на конкретном экране. Также можно установить периодичность показа и дату удаления ролика из плейлиста.

Интранет НЛМК автоматизирует многие бизнес-процессы компании и обладает обширными возможностями. Помимо перечисленного выше функционала, были разработаны следующие разделы и сервисы: актуальные вакансии компании, адресная книга, благодарности и награды, связь с руководством, конкурсы, Дни рождения, календарь, медиабанк, шаблоны документов, заказ спецодежды и СИЗ, заказ такси, корпоративные скидки, о компании, лента, переводы текстов, опросы. Также на портале есть базы данных — Библиотека и Стандарты предприятия, и возможность перехода на старый портал и на сайты компаний группы НЛМК.

Портал интегрирован с несколькими сторонними системами:

1. MS Active Directory — инструмент управления пользователями
2. SAP HCM — система кадрового учета
3. SAP PO (через WebAPI) — инструмент для получения расчетного листа
4. SMS — шлюз
5. Blitz Identity Provider Enterprise Edition — подсистема аутентификации
6. MS SharePoint

Итоги внедрения

1. Проект реализован за 10 месяцев
2. Портал доступен и офисным сотрудникам, и рабочим с производства, с любого устройства и круглосуточно
3. Интранет НЛМК стал самым крупным порталом на Битрикс24 по количеству пользователей в России
4. Прирост пользователей на новой платформе составил 55%
5. 53 000 пользователей портала
6. 6 систем интегрированы с порталом
7. 11 филиалов объединены порталом
8. 3 приза за победу в конкурсах корпоративных порталов