Как рассчитать месячный бюджет компании + шаблон в Р7-Офис

Что такое месячный бюджет

Месячный бюджет компании — это детальный перечень статей доходов и расходов, включая элементы себестоимости и операционных расходов. Написание бюджета неотделимо от создания финансового плана компании, из-за чего эти два понятия нередко путают.

Финансовый план, как и бюджет, представляет собой расчет доходов и расходов предприятия, однако он используется для построения долгосрочных планов, а главной его задачей является обоснование стратегии развития бизнеса с позиции компромисса между доходностью, ликвидностью и риском. В отличие от него бюджет может корректироваться, поскольку его цель — оптимально распределить имеющиеся ресурсы.

Именно поэтому, в отличие от финансового плана, в бюджете прописывают не только планируемые, но и фактические показатели.

Как правильно рассчитать доходы компании

Планирование бюджета для любого бизнеса начинается с определения доходов. В случае малого бизнеса они, чаще всего, укладываются в единственную графу — прибыль от продажи товаров и услуг. Помимо чистой выручки в эту категорию могут попасть процентные доходы (дивиденды от владения активами) и продажи активов (например, продажа старого холодильника).

Если компания уже работает, обычно используются данные о доходах за предыдущие месяцы, чтобы определить средний показатель.

Если данных о доходах за прошлые месяцы нет, для определения доходов для составления месячного бюджета используются аналитические данные. Прогнозирование доходов в условиях неопределенности может быть весьма непростым. Для того, чтобы определить ожидаемый уровень доходов необходимо:

Проанализировать рынок и конкурентов. Начать изучение рынка стоит с поиска аналогичных компаний и оценки стоимости их товаров и услуг. Для примерной оценки возможных доходов понадобится изучить их финансовую отчетность — ее можно найти в информационно-аналитических системах, таких как «СПАРК—Интерфакс» или «Квериком».

Оценить потенциальный спрос. Возможный объем продаж рассчитывается на основе потенциального количества клиентов и частоты покупок. Здесь необходимо учитывать особенности бизнеса. Например, для общепита играет роль расположение: кофейня в спальном районе вряд ли будет так же популярна, как в центре, а значит при планировании необходимо учитывать этот факт.

Изучить запросы аудитории. С помощью инструментов для поиска ключевых слов, таких как Google AdWords Keyword Planner или SEMrush можно оценить, какие запросы наиболее популярны среди пользователей. Не стоит забывать и об анализе социальных медиа (YouTube, VK, Telegram) на предмет популярности того или иного продукта/услуги среди целевой аудитории.

Учесть сезонные колебания. Некоторые товары и услуги сильно подвержены сезонному спросу — так, кафе-мороженое в середине зимы и в разгар лета может демонстрировать на порядок отличающуюся прибыль. Помимо этого колебания могут быть обусловлены объективными факторами: например, в августе розничная торговля традиционно сокращается из-за сезона отпусков, а в декабре вырастает из-за подготовки к новогодним праздникам.

Как правильно рассчитать расходы компании

Все расходы бизнеса можно разделить на две большие группы — операционные расходы и расходы на персонал.

Операционные расходы — это расходы, связанные с основной деятельностью компании, которые возникают при производстве товаров или оказании услуг. Они являются необходимыми для поддержания бизнеса и могут включать в себя следующие категории расходов:

• аренда и содержание помещений, необходимых для производства товаров или оказания услуг,
• затраты на сырье, материалы и комплектующие, необходимые для производства товаров,
• транспортные расходы, связанные с доставкой готовой продукции или оказанием услуг,
• расходы на коммунальные услуги, необходимые для обеспечения производства товаров,
• расходы на маркетинг и рекламу, направленные на продвижение товаров или услуг,

• расходы на юридические услуги, связанные с производством или оказанием услуг,
• расходы на проведение акций и предоставление скидок на определенные товары или при определенных условиях,
• расходы на страхование бизнеса,
• непредвиденные расходы (например, ремонт вышедшего из строя оборудования)
• оплата налогов
• расходы на покрытие прошлой задолженности

Расходы на персонал — это средства, которые бизнес тратит на обеспечение работы сотрудников предприятия. При их планировании нужно учитывать, каким образом будет устроена система мотивации. При наличии премий или выплате процента от продаж рассчитать расходы на персонал заранее несколько сложней — поэтому фиксированную зарплату лучше выделять в отдельную графу, а остальное подсчитывать на основе планируемой прибыли.

Когда расходы и доходы подсчитаны, необходимо сверстать месячный бюджет. Самый простой способ сделать это — создать таблицу с двумя столбцами, один для доходов, другой для расходов. Для этого можно использовать готовый шаблон в «Р7-Офис».

Составление бюджета — это только первый шаг. Чтобы сохранить бизнес на плаву, важно разработать план действий на основе полученных данных. Этот план может включать в себя изменение меню, рекламных кампаний или увеличение количества работающих сотрудников в зависимости от объема заказов.