5 лайфхаков для безопасной работы с документами в Р7-Офис для руководителей

Способ № 1: создание отдельных папок с настраиваемым доступом

В современной офисной среде с расширенным функционалом для совместной работы и коммуникации «Р7-Офис» можно группировать документы по папкам. Например, для определённых отделов, по конкретным проектам, предназначению и т.д. Такой подход удобен, поскольку пользователи работают только со «своими» документами. Кроме того, можно защитить папки от случайного доступа сотрудников без надлежащих полномочий и прав.

Для создания папки нужно открыть главную страницу «Документы». В верхней части меню с правой части страницы кликнуть на блок «Создать». В открывшемся списке выбрать «Папка» и задать имя созданному файлу. В папке можно создать новые документы с нуля или перетащить в неё файлы из общего списка.

К каждой из созданных папок легко настроить индивидуальные параметры доступа: открыть лишь для определенных пользователей или для группы.

Для открытия доступа к папке нужно кликнуть левой кнопкой мыши на строку нужного файла, чтобы он стал отмечен синей галочкой в крайней левой строке, а затем в правом углу или в меню сверху нажать на слово «Доступ». После чего откроется новое окно, в котором можно настроить варианты доступа к новой папке.

В открывшемся окошке можно «Добавить пользователей». Их можно выбрать из списка или добавить вручную. Также здесь разрешается добавить группу пользователей. В зависимости от того, хотите ли вы поделиться папкой с пользователем или группой, после этого нужно выбрать варианты доступа, которые находятся по нажатию стрелки вниз (перед стрелкой по умолчанию стоит значок глаза): «Полный доступ», «Только чтение», «Доступ запрещен». После сохранения настроек в крайнем правом углу нужно нажать на значок ссылки, затем скопировать ссылку на папку и отправить её добавленным пользователям.

Важно отметить, что в отличие от отдельных документов, к папкам нельзя открыть доступ для внешних пользователей для дополнительной гарантии конфиденциальности.

Способ № 2: разграничение прав доступа для пользователей к разным документам

При открытии доступа к папке или к документу в «Р7-Офис» можно установить допустимые действия для пользователей. Это позволяет избежать случайного редактирования или удаления документа.

Для перехода к настройкам доступа любого документа либо папки в разделе «Документы» надлежит выбрать файл из списка, кликнув на строку или отметив галочкой. Далее открыть окно настроек, выбрав для этого в контекстном меню раздел «Настройка доступа» либо нажав на «Доступ» в меню над списком или справа. Также доступ к отдельному документу можно настроить в редакторах текстов, таблиц или презентаций во вкладке «Совместная работа» — «Совместный доступ».

В зависимости от типа файлов перечень уровней доступа несколько отличается, что обусловлено особенностями разных форматов. Ниже перечислены возможные варианты.

Документ DOCX. Для файлов в формате документов доступ можно открыть в одном из следующих вариантов:

1. полный доступ;
2. рецензирование;
3. заполнение форм;
4. комментирование;
5. только чтение;
6. доступ запрещён.

Таблица XLSX. Уровни доступа к таблицам включают такие виды:

1. полный доступ;
2. пользовательский фильтр;
3. комментирование;
4. только чтение;
5. доступ запрещён.

Презентация PPTX. Открывая доступ к презентации, можно выбрать следующие уровни:

1. полный доступ;
2. комментирование;
3. только чтение;
4. доступ запрещён.

Уровень доступа можно указывать как для отдельного пользователя, так и для группы.

Способ № 3: защита важных документов с помощью пароля

Некоторые документы требуют особой защиты. Настройки уровня доступа может быть недостаточно. Например, необходимо быть уверенным, что документ открыл конкретный пользователь, а не кто-то другой с его компьютера. На этот случай в «Р7-Офис» можно дополнительно защитить документ паролем.

Чтобы задать пароль, нужно открыть документ, для которого необходимо настроить пароль. Далее следует перейти во вкладку «Файл», в меню слева выбрать раздел «Защитить» и кликнуть на «Добавить пароль» в основном окне.

В открывшемся окошке нужно задать пароль и сохранить его. Для лучшей защиты желательно использовать сложные комбинации из заглавных и прописных букв, цифр и символов.

Защитить паролем можно текстовый документ, таблицу или презентацию. Для разных документов можно задавать разные пароли. Но нужно учесть, что забытый или утраченный пароль восстановить невозможно, поскольку система его не сохраняет в целях дополнительной безопасности.

Способ № 4: защита книги или листа в редакторе таблиц

Настройки защиты в редакторе таблиц не ограничиваются только общим паролем. В редакторе таблиц «Р7-Офис» есть вкладка «Защита». Здесь можно выбрать — защитить книгу или только отдельный лист.

Функция «Защитить книгу» предотвращает изменение структуры документа пользователями, которые получили доступ. Пользователь не сможет совершать действия с книгой — переименовывать документ, добавлять или перемещать данные, скрывать и удалять информацию, просматривать скрытые листы.

Чтобы настроить защиту книги нужно перейти во вкладку «Защита», выбрать функцию «Защитить книгу» и в открывшемся окне нажать на «Защитить». Пароль задавать необязательно. Однако если настроить защиту без пароля, то снять её сможет любой пользователь.

Функция «Защитить лист» ограничивает возможности редактирования для других пользователей. При этом можно запретить любые активные действия или разрешить отдельные функции.

Для защиты листа необходимо перейти во вкладку «Защита», выбрать «Защитить лист» и в открывшемся окне задать настройки. По желанию можно задать пароль или сразу кликнуть на «Защитить». Здесь же можно отметить галочкой действия, разрешенные для пользователей.

Для снятия защиты нужно действовать аналогично: открыть окошко и нажать на «Отмена». Но если для защиты был использован пароль, то потребуется предварительно ввести его.

Способ № 5: настройка диапазона для редактирования в таблице

Если защитить книгу или лист в таблице, то пользователи не смогут ничего редактировать или вносить изменения.

Однако в «Р7-Офис» можно разрешить редактирование отдельных ячеек или диапазона в таблице и защитить остальную часть документа. Для этого нужно открыть таблицу и во вкладке «Защита» выбрать функцию «Разрешить редактировать диапазоны». В открывшемся окне необходимо кликнуть на кнопку «Новый».

После того как откроется новое окно под названием «Новый диапазон», нужно указать название редактируемого диапазона и конкретные ячейки. Также можно задать пароль. После нажатия кнопки «OK» настройка завершена.