Как рассчитать бюджет командировки: советы + шаблон в Р7-Офис

Главные составляющие для этого: четкое обозначение целей и грамотное планирование издержек. Рассказываем, о каких вещах следует помнить при планировании бюджета командировки, как можно оптимизировать затраты и предлагаем пример шаблона расчета бюджета командировки.

Что входит в бюджет командировки?

Любой бухгалтер, рассчитывающий состав командировочных расходов, в первую очередь опирается на Трудовой кодекс. Закон предусматривает четыре основных типа выплат, полагающихся командированному в другой город или страну сотруднику:

Средний заработок сотрудника. На время командировки работники не получают зарплату как таковую — вместо этого во время деловой поездки их рассчитывают по среднему заработку. Его определяют по формуле «все зарплатные выплаты за год до командировки / количество отработанных дней». Получившееся число умножают на количество дней командировки.

Суточные. Это деньги, выплачиваемые командированному сотруднику каждый календарный день поездки на компенсацию возможных затрат, связанных с поездкой и работой вне дома — питание, перемещения по городу, траты на роуминг. Размер командировочных определяется локальными правовыми актами компании. По закону суточные при однодневных командировках по России не выплачиваются, однако работодатель может предусмотреть компенсацию.

Возмещаемые расходы. Если в процессе поездки у сотрудника возникает необходимость оплатить проживание или дорогу из своих денег, по окончании командировки компания обязана возместить эти затраты. Конечно, для этого понадобятся подтверждающие документы: чеки, билеты, номер бронирования, квитанция об оплате и т.д.

Дополнительные возмещения. Компания может взять на себя и другие расходы, связанные с поездкой. Например, если в задачи сотрудника в командировке входит быстрая загрузка видео с мероприятия, логично будет оплатить ему безлимитный интернет, которым он сможет пользоваться в поездке. В эту же графу входят и непредвиденные расходы — например, затраты на лекарства в случае внезапного заболевания.

Пример расчета затрат на командировку

Легче всего объяснить, как верно рассчитывать бюджет поездки на конкретном примере. Пусть трем сотрудникам московской компании ООО «Решения» необходимо отправиться на форум в Санкт-Петербурге, который пройдет с 20 по 22 сентября. Сперва необходимо определиться с типом трансфера и согласовать его по времени с мероприятием.

Самым лучшим по соотношению цена/качество вариантом добраться в Петербург будет купить билеты на «Сапсан». Самолет обходится куда дороже, но компания решила взять билеты заранее. Посмотрев расписание поездов, становится ясно, что выезд в день начала форума — плохая идея: «Сапсан» прибывает ближе к обеду, а само мероприятие стартует в 12:00. Соответственно, три билета нужно взять на день раньше, 19 сентября.

Обратный рейс 22 сентября выезжает рано утром — он не подойдет по времени, поскольку форум продлится до 16:00. Таким образом, дата возвращения из Санкт-Петербурга в Москву переносится на 23 сентября: подходящий «Сапсан» как раз выезжает рано утром.

Далее следует забронировать подходящую гостиницу. До самого обеда на мероприятии не будет возможности перекусить, поэтому среди требований к гостинице — обязательный завтрак. Второе условие — близость к месту проведения форума. В сервисах по бронированию обычно можно просматривать варианты прямо на интерактивной карте.

В данном случае отлично подошел отель «Октябрьская». Сотрудникам нужно будет провести здесь 4 ночи. Заселят каждого из них в отдельный одноместный номер.

После того, как вопросы с билетами и проживанием решены, остается посчитать суточные и среднюю дневную зарплату. Это делается согласно внутренним распорядкам ООО «Решения».

После того, как сотрудники вернулись из командировки, они предоставили несколько чеков — среди них поездки по городу на такси и затраты на распечатку материалов для форума. PR-менеджер также предоставил чек из ресторана, где он провел деловую встречу с потенциальным клиентом, с которым познакомился на форуме. Такие расходы компания оплатит дополнительно, поскольку они напрямую связаны с выполнением профессиональных задач. Непредвиденных расходов в поездке не возникло. Итого коммандировка трех сотрудников ООО «Решения» обошлась компании в чуть более 110 тысяч рублей. Подробный шаблон примера расчета бюджета командировки, выполненном в «Р7-Офис», можно посмотреть здесь.

Советы по планированию командировки:

1. Суточные, как и зарплаты, облагаются НДФЛ. Для того чтобы избежать дополнительных расходов, нужно уложиться в установленные законом лимиты. В 2022 году они составляют 700 рублей в день для России и 2500 для заграничных поездок. В случае превышения этих лимитов, компании придется заплатить 13% налогов и взносов в страховые фонды.
2. Если поездка планируется долгой (более 3 дней), лучше всего включить компенсацию затрат в авансовый платеж перед выездом — таким образом сотрудникам не придется вносить коррективы в свой месячный бюджет перед командировкой.
3. Когда точно просчитать все расходы невозможно, полезно прописывать границы затрат в командировке. Так можно избежать непредвиденных трат при планировании бюджета, поскольку после поездки организация будет обязана компенсировать работнику затраченные в поездке деньги.