Как системное управление проектами поможет пережить кадровый кризис 2022 года

2022 год преподнес многим отраслям неожиданные и очень неприятные сюрпризы. Кроме санкционного давления и экономических постковидных неприятностей многие предприятия столкнулись с еще одним заметным вызовом: и без того внушительная нехватка квалифицированных кадров обострилась. В начале года потери понесли преимущественно ИТ-департаменты. А во второй половине уже во многих других сферах пришлось задуматься о том, как изменить процессы, чтобы не потерять обороты при смене или сокращение кадрового состава. Разберемся в том, какие проблемы топ-менеджменту стоит решать в первую очередь и может ли системное управление проектами стать спасательным кругом.

Новые вызовы

Многие вызовы, с которыми пришлось столкнуться, в действительности хорошо знакомы, но всего год назад они не стояли так остро. Один из них — нехватка кадров нужной квалификации. Если раньше у управленцев было время на раскачку и на обдумывание каких-то ходов, то сейчас особенность ситуации — в лавинообразном характере навалившихся проблем.

Какие задачи в связи с этим являются первоочередными сейчас? Во-первых, нужно сохранить производительность компании меньшими ресурсами — больше их не станет, а взять новых сотрудников попросту неоткуда, весь бизнес сейчас в одинаковом положении.

Во-вторых, очень важно сохранить преемственность, обеспечить передачу знаний и информации при смене кадрового состава. Сотрудники уходят, иногда речь идет про тех, кто держал в руках всё — их потеря может оказаться очень чувствительной для бизнеса. Именно таких ситуаций нужно избежать. Понятно, что вернуться в прошлое и заранее подготовить замену не получится. Но сейчас можно позаботиться о том, чтобы в будущем с этой проблемой не столкнуться. Во время кадрового кризиса легко потерять контроль над проектами, особенно если их много. Если по каким-то причинам команда проекта «разваливается», крайне высок риск его провала. Например, если некому вовремя отследить возникновение проблемы, она может стать критичной, даже если ее можно было легко решить. Потеря контроля — существенная проблема, так что руководству компании сегодня как никогда важно сохранить управляемость и прозрачность как отдельных проектов, так и бизнеса в целом.

Опыт показывает, что «изобретать велосипед», чтобы решить все эти проблемы, не нужно — достаточно воспользоваться уже апробированными инструментами. В их числе — информационная система управления проектами или ИСУП.

Почему ИСУП — актуальный в данных условиях инструмент?

Выделю только те преимущества ИСУП, которые наиболее актуальны для данной ситуации. Системное проектное управление повышает производительность труда руководителей за счет автоматизации, т.е. руководители смогут контролировать состояние и процессы большего числа проектов, чем в ручном режиме.

Кроме того, если благодаря ИСУП ситуация по каждому проекту в портфеле будет прозрачной, точной и понятной, то и контроль за соблюдением сроков, переходом от одного этапа к другому или бюджетом будет упрощен. Это позволит добиться необходимого: соблюсти сроки этапов и проектов в целом, не увеличивая затраты, достичь поставленных в рамках каждого проекта целей.

Вторая группа преимуществ системного проектного управления — работа непосредственно с кадровыми ресурсами. ИСУП фактически представляет собой базу данных по всем проектам компании. А значит, даже при уходе ключевых сотрудников, можно будет сохранить опыт и практики, наработки не потеряются, их можно будет использовать и тиражировать — проблем удастся избежать.

Если же одного сотрудника нужно будет заменить другим, ввести новое лицо в текущие процессы будет несложно — все актуальные и точные данные по находящемуся в его зоне ответственности проекту можно будет получить быстро и без отрыва от работы других сотрудников.

Как получить максимум от имеющихся ресурсов?

Опыт показывает, что целесообразно пойти таким путем:

● Провести ревизию бизнес-процессов и упростить часть из них. За счет этого можно будет повысить эффективность и производительность труда.

● Инвентаризировать все проектные активности компании, сформировать единый реестр всех проектов. Это необходимо для оптимизации контроля за проектами и проектными командами и, как результат, управляемости портфелем проектов в целом.

● Определить приоритетность проектов. Да, в бизнесе обычно все проекты важны и ценны, но в этой ситуации придется смириться: если что-то можно отложить без потерь для бизнеса, отдав все силы и ресурсы наиболее критичным проектам, сделать это необходимо.

● После ранжирования проектов нужно оценить достаточность ресурсов для их выполнения, начиная с наиболее приоритетных. Это создаст полную картину того, чего именно не хватает сейчас больше всего.

● Если по каким-то направлениям ситуация совсем критическая, то некоторые проекты с низким приоритетом целесообразно поставить на паузу.

Возможно, для руководства следование такой стратегии будет непростым, ведь все директора стремятся к успешности бизнеса. Но стоит помнить: переход в режим экономии ресурсов позволит сконцентрироваться на самом важном, реализовать наиболее критичные проекты в полном объеме, в срок и без выхода за границы бюджета. А к отложенному можно будет вернуться, когда ситуация нормализуется.

Если организация уже применяет методы системного проектного управления, то отклонения от первоначальных планов будут минимальными — это подтверждает опыт. Этого удается добиться за счет прозрачности, контролируемости работы над проектами, а также благодаря преемственности кадров и доступу к единой базе знаний организации.