4 способа постановки задач: как не завалить свой отдел отчетами и все успеть

До совещания пять минут, вы проверяете все ли готово и обнаруживаете, что на столе нет важных документов. Вспоминаете, кого просили их распечатать.

Далее сценка:

— Маша, где отчет?

— Какой отчет?

— Я по телефону два часа назад просил его распечатать!

— А, я думала это на завтра

Первая реакция: отправить Машу в... отпуск или еще куда подальше. Простая задача на две минуты, почему не работает? Приходится возвращаться к «хочешь сделать хорошо — сделай это сам». Контролировать каждый шаг своих сотрудников и ничего не успевать.

Стоп!

Если лыжи не едут, то может нужны ласты?

4 способа постановки задач

Способ 1: «Телефон + ковер + микроменеджмент.»

Самый быстрый, простой и не рабочий. Все задачи вы ставите лично, вслух, чтобы видеть глаза сотрудника и точно быть уверенными, что вас поняли. Потом проверяете каждый этап на пути к цели. Шаг влево, шаг вправо — побег, прыжок на месте — провокация.

На выходе получаем мечту инженера — роботов, действующих по программе. И чем выше уровень «роботизации» сотрудника, тем подробнее нужны ТЗ, и тем хуже работает отдел. А это не те дроиды, которых мы ищем.

Способ 2: TOTE

Составить «инструкцию по чтению инструкции» или алгоритм действий — наше все. Способ рабочий, если не увлекаться и применять его грамотно. Хорошо подходит с молодыми специалистами или задачами где нужно держать в голове много мелких деталей.

Расшифровка аббревиатуры следующая:

Test1 — конкретный результат

Operation — что нужно сделать, чтобы получить результат;

Test2 — как мы поймем, что на пути к цели

Exit — как мы поймем, что уже дошли до результата.

На примере: «подготовить письмо для рассылки по клиентской базе о новинках в товарах»

Test1

Нужно составить письмо по шаблону (прилагаю) и нашим правилам (в чек-листе). Текст должен содержать Заголовок, картинку, быстрые ссылки на сайт и контакты компании.

Operation

Чек-лист задачи:

1. Изучить шаблон и чек-лист по созданию писем;
2. Скопировать в шаблон основные смыслы, удалить неактуальную информацию и заменить ее новой;
3. Проверить письмо по чек-листу и на соответствие. Обязательно проверить ссылки и контакты!
4. Согласовать результат.

T2: еще раз сверить готовый результат с шаблоном.

E: результатом будет согласованное письмо, готовое к загрузке в рассыльщик.

В итоге получаем то самое «внятное ТЗ», которое обеспечивает результат отличный, от того при котором оно отсутствует.

Но что делать, когда сотрудники уже научены писать письма и начали проявлять инициативу?

Радоваться!

И использовать универсальный инструмент постановки задач.

Способ 3: SMART

Метод широко известен и быстро стал популярен за счет своей простоты и наглядности. Итак, какой должна быть задача?

Specific — конкретная;

Measurable — измеримая;

Achievable — достижимая;

Relevant — значимая;

Time bound — ограниченная во времени

Конкретная это не «Маша распечатай отчеты», а «Маша распечатай отчеты из папки „важное“, формат А4, цветная печать». Это как минимум избавляет вас от вопросов, как максимум от проблем, если вопросы заданы не будут и отчеты экономная Маша сделает черно-белыми.

Измеримая — в случае с отчетами понятно, там есть количество. А вот с задачей по типу «повысить процент продаж» руководители часто делают ошибку. Повысить насколько? Разумеется, чем больше тем лучше. Но ведь повышение на 0, 01 % это все равно повышение. Да и стремиться к бесконечности, наш мозг неспособен. Ему конкретные цифры подавай. Если их не назначите вы — придумают сотрудники. И не факт что те, которые вам хотелось бы видеть.

Достижимая — очень хочется повысить план продаж в пять раз на февраль. Но ваши сотрудники просто его не сделают. А опытные решат, что это шутка такая.

Значимая — возвращаемся к Маше. Зачем вам эти отчеты? Почему Маша должна отдать этой задаче приоритет хотя у нее есть еще 10 задач на сегодня. Да все просто! На совещание они нужны. Вот и скажите об этом.

«Маша, распечатай отчеты из папки „важное“, формат А4, цветная печать. Мне они нужны на совещание»

А менеджерам можно сказать что повышенный план продаж = повышенная прибыль = повышенная премия сотрудникам.

Ограниченная во времени — здесь все ясно. Отчет нужен к 13:00, а план выполняется до 31 числа текущего месяца. И даже если все знают, когда у вас обычно совещания — это нужно зафиксировать. Чтобы проставить приоритеты дедлайн важно видеть.

Видеть где? Об этом отвечаем ниже.

Способ 4:

Помните первый способ? Про телефон, ковер и что из этого вышло. Так вот. Спойлер: задачу нужно фиксировать — иначе она сбежит.

Где фиксировать и какие средства для этого использовать решать вам. Составить перечень заданий можно на листе бумаги, обклеить рабочий стол стикерами или повесить в отделе планер-доску.

Многие руководители используют таск-менеджеры: To Do List, Goal Planner. Календарь в Outlook или Google-календарь. У каждого из этих способов есть свои достоинства и недостатки. И к большинству из них приходится добавлять системы контроля такие как Trello.

Еще вы можете воспользоваться нашим решением Jetchat. В нем вы есть возможность и ставить задачи, и контролировать этапы их выполнения.А еще удобный чат для быстрой связи с коллегами.

Мы набираем желающих на бета-тестирование приложения! Оставляйте заявку на сайте jetchat.ru