5 полезных советов из IT-сферы для компаний из других областей

Максим Павлов, управляющий партнер аутсорсинга разработки KTS, разобрал, какие успешные практики из IT может перенять бизнес из других сфер.

IT-компании вынуждены оптимизировать свою работу

Во многих сферах затраты производства включают в себя сырье или дорогое оборудование. В IT же основной рабочий инструмент и главная статья расходов — программисты. Это дорогостоящие специалисты, которые должны хорошо знать свое дело. Средняя зарплата программиста в России — 120 тысяч рублей, но она доходит и до сотен тысяч.

Поиск нужного IT-специалиста может вызывать сложности: для нахождения сотрудника с нужным опытом и навыками может уйти до полугода. Стоимость нахождения работника в среднем равняется его месячной зарплате.

Для уменьшения расходов IT-компаниям приходится оптимизировать процесс разработки и уменьшать процент переделок до минимума. Иначе финальный продукт будет слишком дорогой, и заказчик найдет компанию, которая смогла избежать ненужной работы.

Необходимость экономно подходить к людским ресурсам IT-компании — новое воплощение японской философии экономного производства Кайдзен. Эта практика возникла на японских предприятиях после Второй мировой войны, когда ресурсов у страны было мало, а потребность в товарах была большая.

Наработки IT-компаний в этом вопросе вполне можно применять и в других сферах. Ситуации, когда одну и ту же задачу приходится делать заново из-за недопонимания сотрудником ее сути или ограничений, возможны везде.

Наработка № 1. Точная постановка задач

Сотрудник, который получает задачу, должен четко понимать, что от него ждут. Для этого руководителю необходимо понятно доносить суть задания. Основные правила постановки задачи:

• Делите большие задания на несколько маленьких

Декомпозиция задачи поможет сотруднику понять, что и в каком порядке делать. Это поможет избежать ситуации, когда работник делает лишнюю работу или не приоритетное задание.

Разбивать задачи нужно до тех пор, пока каждую из них можно последовательно выполнить независимо друг от друга. Если же сотрудникам приходится делать несколько заданий одновременно, объединяйте их в одну задачу. Декомпозиция задания позволяет выполнять разные его части параллельно, что ускоряет его выполнение.

• Понятно называйте задание

Недвусмысленное название поможет работнику правильно выполнить задачу. В нем должны быть указаны основные особенности задания — его версия, для какой части проекта оно нужно и что нужно сделать.

• Подробно описывайте суть задачи

Менеджерам и владельцам компании иногда кажется, что задача очевидна. Для них она понятна, но обычные сотрудники не погружены так глубоко во все процессы. Они не присутствовали при разработке плана проекта и составлении этих задач.

Работнику важно понимать, зачем он делает задание, какие у него ограничения и особенности. Описание задачи должно быть достаточным для выполнения — у сотрудника не должно быть возможности понять что-то не так. Важно описывать критерии, по которым работник поймет, что задание выполнено.

Наработка № 2. Минимизация простоев в проектах

Ситуация, когда один сотрудник не может продолжить работу над проектом, пока другой не выполнит свою часть, дорого обходится компании.

Для избежания простоев важно проводить предварительную аналитику и проектирование. Задача менеджера — составить такой план работы, чтобы все части проекта выполнялись последовательно и слаженно.

Важно выстраивать приоритеты среди задач: сначала должны выполняться те, которые могут замедлить весь проект.

Наработка № 3. Визуализация

По исследованию MIT, человеческий мозг может проанализировать визуальный образ всего за 13 миллисекунд, что в 15 раз быстрее, чем распознавание текста.

Информацию, поданную структурно с помощью понятных картинок, легче воспринимать.

В схемах менеджер может эффективно выразить зависимость разных этапов разработки друг от друга, что помогает расставить приоритет задачам.

Визуализировать можно:

1. требования,
2. этапы разработки,
3. решения,
4. процессы.

Существует множество разных моделей для визуализации. Каждая из них помогает решать задачи в своей сфере. Для структурирования бизнес-процессов и этапов создания продукта подойдут:

• Система BPMN — нотация и моделирования бизнес-процессов — наглядно демонстрирует последовательность рабочих действий. Ориентирована на помощь аналитикам и разработчикам.

Однако система используется не только в разработке, но и в продажах, и в ведении проектов.

• Система UML — унифицированный язык моделирования — помогает визуализировать работу над проектом, организационную структуру компании.

Система удобна тем, что стандартизирована — любой человек, знакомый с ее языком, легко разберется в новой схеме.

• Для ведения проектов можно использовать, например, диаграмму Ганта. Она помогает иллюстрировать выполнение плана с помощью временных шкал.

В правой части диаграммы находятся задачи, которые необходимо выполнить, сверху — временные отрезки. Шкалы показывают, когда начинается работа над проектом, и когда она заканчивается.

Наработка № 4. Привлечение сотрудников в компанию через обучение

Компетентные сотрудники, которые увлечены своим делом, могут значительно повлиять на успех проекта. Для нахождения мотивированных и знающих работников компаниям приходится тратить много ресурсов. Если кандидаты на высокие позиции зачастую уже подходят под эти параметры, то для оценки рабочих качеств начинающих специалистов управляющим придется потратить много ресурсов.

Создание собственных курсов хорошо для компаний по двум причинам:

1. с помощью хорошо составленной и проработанной обучающей программы можно увеличить доходы бизнеса;
2. вы сразу видите потенциальных сотрудников «в бою». Если студент ответственно подходит к выполнению заданий и быстро схватывает материал, то и в работе от будет исполнительным.

Наработка № 5. Систематизация грейдов сотрудников и траекторий развития

Грейд — это уровень профессиональных знаний, навыков и зон ответственности.

Обычно выделяют три уровня компетенций:

1. junior — начальный,
2. middle — средний,
3. senior — старший.

Эта система помогает работодателям искать сотрудников, а работникам — оценивать себя и понимать свои карьерные перспективы.

В нашей компании грейды отличаются друг от друга по десяткам параметров, перечисляем часть из них:

Чек-лист по внедрению практик из IT в свою сферу

• Анализируйте выполнение проекта заранее. Выстраивайте работу над ним так, чтобы задачи выполнялись в порядке приоритета, не было простоев на проекте.
• Делите большие задачи на несколько маленьких.
• Называйте задачу понятно — упоминайте ее версию, часть проекта, для которой нужно ее выполнение.
• Описывайте задачу, упоминая все детали, которые могут повлиять на ее выполнение.
• Используйте схемы, с помощью который вы можете визуализировать работу над задачами и бизнес-процессы. Например, систему BPMN и UML, диаграмму Ганта.
• Создавайте свои обучающие программы, который помогут вам привлекать компетентных сотрудников.
• Создайте систему уровней сотрудников в компании, четкое распределение умений, навыков и обязанностей по ним.