Информационные системы как инструмент снижения операционных издержек

1. Системы планирования ресурсов предприятия (ERP-системы)

Краткая характеристика: Предназначены для автоматизации и интеграции таких ключевых бизнес-процессов, как управление финансами, производством, запасами и персоналом. Они помогают оптимизировать планирование, учет и управление ресурсами, что снижает затраты на ручной труд и улучшает точность данных.

До внедрения ИС: учет сырья, планирование производства и управление запасами (учет и планирование) ведутся вручную с использованием Excel. Это может приводить (и, как правило, приводит) к ошибкам планирования и учета, излишкам запасов и задержкам в производстве. Кроме того, предприятие несет высокие затраты на персонал для ведения учета.

Снижение операционных издержек происходит за счет:

1. Автоматизации учета: Устранение ручного ввода данных, автоматизация учета и планирования сокращает затраты на оплату труда сотрудников, занимающихся учетом
2. Оптимизации запасов: Точное прогнозирование спроса и автоматическое управление запасами снижают затраты на хранение излишков сырья, равно как и избыточные затраты, связанные с размещением заказа и его доставку
3. Ускорения процессов: Интеграция отделов в единую систему сокращает время на согласование задач, что снижает административные расходы

2. Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM-системы)

Краткая характеристика: Используются для управления взаимодействием с клиентами, анализа данных о клиентах и проведения маркетинговых кампаний. Они помогают улучшить качество обслуживания, повысить лояльность клиентов и оптимизировать маркетинговые расходы.

До внедрения ИС: данные о клиентах зачастую хранятся в разных системах, что затрудняет анализ данных и проведения эффективных персонализированных маркетинговых кампаний.

Снижение операционных издержек происходит за счет:

1. Автоматизации анализа данных: Устранение ручного сбора и автоматизация обработки информации о клиентах сокращает затраты на оплату труда / услуг маркетологов и аналитиков
2. Оптимизации маркетинга: Точное таргетирование рекламных кампаний на основе данных о клиентах снижает затраты на рекламу, поскольку теперь рекламные кампании могут быть более эффективными и требовать меньших бюджетов для достижения тех же результатов
3. Снижения оттока клиентов: Персонализированный подход к обслуживанию уменьшил потери от ухода клиентов. Улучшение удержания клиентов

3. Системы роботизированной автоматизации процессов (RPA-системы)

Краткая характеристика: Автоматизируют рутинные и повторяющиеся задачи, такие как ввод данных, обработка заказов и формирование отчетов. Это снижает затраты на ручной труд, минимизирует ошибки и ускоряет выполнение задач.

До внедрения ИС: рутинные задачи, такие как ввод данных, обработка заказов, формирование отчетов и сверка документов, выполняются вручную сотрудниками. Это приводит к ошибкам, задержкам и высоким затратам на оплату труда.

Снижение операционных издержек происходит за счет:

1. Автоматизации рутинных задач: Роботы выполняют задачи быстрее и без ошибок, что снижает затраты на оплату труда и переработку
2. Снижения затрат на исправление ошибок: Минимизация человеческого фактора снижает затраты на переработку и исправление ошибок

4. Системы управления корпоративным контентом (ECM-системы)

Краткая характеристика: Предназначены для управления документами и корпоративным контентом. Они обеспечивают централизованное хранение, автоматизацию документооборота и упрощение поиска информации, что снижает затраты на ручной труд и улучшает эффективность работы с документами.

До внедрения ИС: управление документами и корпоративным контентом ведется вручную или с использованием разрозненных систем, что приводит к потерям документов, задержкам в согласовании и высоким затратам на ручной труд.

Снижение операционных издержек происходит за счет:

1. Централизованного хранения: Все документы хранятся в одном месте, что снижает потери документов и необходимости выпуска/ печати дубликата документа
2. Автоматизации документооборота: Ускорение процессов согласования и утверждения документов
3. Снижения затрат на ручной труд: Автоматизация поиска и обработки документов снижает нагрузку на сотрудников и, соответственно, затраты на оплату труда сотрудников, включая необходимость оплаты переработки

5. Системы управления складом (WMS-системы)

Краткая характеристика: Используются для автоматизации и оптимизации складских операций, таких как приемка, хранение и отгрузка товаров. Они помогают снизить потери, улучшить управление запасами и оптимизировать использование складских площадей.

До внедрения ИС: управление складскими операциями (приемка, хранение, отгрузка) ведется вручную с использованием средств MS Excel, что приводит к ошибкам в учете, потерям товаров и неэффективному использованию складских площадей.

Снижение операционных издержек происходит за счет:

1. Автоматизации учета: Точный учет товаров снижает потери товаров и их порчу
2. Оптимизации складских процессов: WMS-система оптимизирует размещение товаров и маршруты перемещения, что снижает затраты на хранение и повышает скорость обработки заказов
3. Сокращения ошибок: Автоматизация снижает количество ошибок в учете и отгрузке
4. Ускорения отгрузки: Снижение фонда оплаты труда за счет проведения учета и обработкой заказов меньшим количеством человек, снижения уровня переработки
5. Оптимизации хранения: Снижение затрат на аренду складских площадей

Вместо заключения

Отдельно следует отметить, что снижение фонда оплаты труда, которое можно достичь при внедрении каждой из информационных систем, в свою очередь ведет к снижению затрат, связанных с Единым социальным налогом (ЕСН), которые также можно отнести к операционным издержкам. Поскольку ЕСН рассчитывается от фонда оплаты труда, сокращение численности сотрудников, занятых рутинными операциями, или уменьшение переработок напрямую снижает налоговую нагрузку на предприятие.

Таким образом, внедрение информационных систем не только оптимизирует внутренние процессы, но и способствует снижению фискальных расходов, что дополнительно повышает экономическую эффективность бизнеса.