Bleisure-тур для конгресса, или как новые форматы делового туризма влияют на стандарты трансфера

Рассказывает — Алёна Филатова, PR-cпециалист, лидер проекта «Автобус Добра» транспортной компании «Интерсервис».

СПРАВКА

Компания «Интерсервис» — транспортный оператор крупномасштабных конгресс-мероприятий всероссийского и международного уровня. Учреждена в Санкт-Петербурге в 1995 году. Специализируется на обслуживании корпоративных клиентов — коммерческих компаний, государственных и негосударственных организаций, предоставляя им в аренду автотранспорт с водителями. «Интерсервис» придерживается принципов корпоративной социальной ответственности (КСО) и в своей деловой практике следует принципам устойчивого развития бизнеса, основанным на ответственном отношении к природе, обществу и высоком качестве корпоративного управления.

В бизнесе стали чаще встречаться

В России стремительно растет сфера делового туризма (MICE), связанная с проведением различных корпоративных мероприятий выездного типа (конгрессы, выставки, конференции, семинары и т.п.).

Так, согласно прогнозным расчетам национального Союза агентств делового туризма (САД), оборот рынка бизнес-поездок в стране по итогам 2023 года составит не менее 810 млрд рублей (+91% к кризисному 2022 году, +68% к 2021 году).

Об активизации сферы MICE в уходящем году также свидетельствует тот факт, что только за 8 месяцев этого года число командировок в российских компаниях выросло на 16% относительно всего 2022 года и на 12% относительно благополучного в экономическом отношении 2019 года (данные САД).

На этом фоне актуализируется значимость компаний, которые специализируются на транспортном обслуживании выездных мероприятий разного вида, масштаба и продолжительности.

Какие же моменты важно учитывать непосредственным организаторам таких мероприятий — менеджерам ивент-агентств, маркетологам, HR-специалистам, секретарям глав компаний и самим руководителям компаний — при выборе транспортного подрядчика для MICE?

I. Три базовых критерия выбора транспортной компании:

Во-первых, такая транспортная компания должна отвечать трем условиям:

1. наличие безопасного, комфортабельного и качественного автопарка;
2. широкая линейка транспортных средств (от седанов и минивэнов до больших туристических автобусов);
3. высокий уровень сервиса и профессионализма водителей, менеджеров и диспетчеров.

С очень большой долей вероятности компания, соответствующая этим требованиям, обеспечит транспортное сопровождение любых конгресс-мероприятий на высоком уровне. Речь идет, в частности, о предоставлении таких услуг, как:

1. Встреча деловых партнеров в аэропорту;
2. Транспортные услуги для VIP-персон на автомобилях премиум-класса;
3. Трансфер гостей и участников от отелей до места проведения форумов и конференций;
4. Аренда транспорта заказчиком на весь период проведения события.

II. Транспортный подрядчик должен отвечать не только базовым, но и новым запросам рынка MICE

Во-вторых, желательно, чтобы выбранная транспортная компания, была на шаг, а то и на два впереди ранее сложившихся отраслевых стандартов. Поясню этот тезис. На рынке MICE, как и на любом другом, за долгие годы сформировались стандартные (базовые) запросы со стороны заказчиков. Все их можно свести к следующим пунктам:

1. прибытие транспорта своевременно к назначенному месту;
2. безопасность перевозок;
3. респектабельность и комфортность транспортного средства;
4. высокий профессионализм, коммуникативные навыки и знание в совершенстве водителем правил этикета.

Bleisure — новый формат на рынке делового туризма, который необходимо учитывать при организации выездного события

В последние год-два в сфере делового туризма сформировались новые запросы. Они расширили линейку отраслевых стандартов.

В частности, руководители многих организаций (как в России, так и в других странах) сегодня стремятся провести не просто деловое мероприятие (выставку. конгресс, конференцию или семинар), а совместить его с культурной программой — посещением выставок, музеев, концертов, достопримечательностей.

Такой комбинированный формат получил название bleisure (от английского business — дело и leisure — отдых).

Он, кстати, вполне вписывается в отраслевую статистику по РФ (данные САД), согласно которой каждая четвертая командировка захватывает выходные дни.

Таким образом, bleisure зачастую состоит из деловой части — приходящейся, например, на четверг и пятницу — и развлекательной, под которую отводятся, соответственно, суббота и воскресенье.

Транспортные подрядчики, которые стремятся выдержать рыночную конкуренцию на рынке, должны уметь подстроиться под этот тренд. Так, например, компания «Интерсервис» готова предоставить своим постоянным и потенциальным заказчикам не только транспортные, но и сопутствующие услуги.

В частности, организовать полноценную экскурсионную программу по Санкт-Петербургу, Кронштадту или Петергофу. Для этого мы наладили эффективные партнерские связи с надежными и проверенными экскурсионными бюро.

Стоит отметить, что транспорт от компании «Интерсервис» полностью оборудован для экскурсионного обслуживания: наши автобусы и микроавтобусы имеют большие панорамные окна, удобные, комфортабельные кресла, оснащены аудио-оборудованием высокого класса.

Белоснежный автобус как канал продвижения бренда в рамках MICE

Кроме того, в комплексе с транспортно-туристическим сервисом мы предлагаем клиентам услуги визуального продвижения, а именно — брендирование. На борта наших автобусов или микроавтобусов временно (на период транспортного обслуживания) наносится информации о компании-заказчике.

Так как все транспортные средства компании «Интерсервис» белого цвета, то любой логотип на них смотрится ярко, интересно и привлекает дополнительное внимание людей как в процессе движения авто по дороге, так и во время парковки возле места проведения мероприятия.

Это действительно невероятно красиво, когда по шоссе движется колонна белоснежных автобусов с ярким логотипом. Охват брендом целевой аудитории заказчика автоматически увеличивается.

III. Следует выбирать не просто «отличный сервис», а заботу, внимание и душевное участие

В-третьих, организаторы MICE-событий при выборе транспортного подрядчика должны учесть его готовность и способность эффективно действовать в состоянии неопределенности и оперативно реагировать на пожелания заказчика, иногда выходящие за рамки формальных договоренностей.

Совсем недавно, в ноябре, к нам за услугой транспортного сопровождения обратилась одна крупная российская компания, чья штаб-квартира располагается за пределами Санкт-Петербурга. Представители этой организации прибыли в Северную столицу для участия в отраслевом форуме.

А ее руководство лаконично и абстрактно сформулировало свои пожелания: «Нам нужен сервис на высшем уровне».

Помимо качественного транспортного обслуживания в рамках форума «Интерсервис» обеспечил:

1. встречу в аэропорту с информационной табличкой;
2. тщательно продуманную и рационально организованную логистику маршрута;
3. питьевую воду в салонах наших автобусов;
4. доставку багажа;
5. консультации относительно достопримечательностей города впечатляющую туристическую программу по Северной столице.

Мы применили свой традиционный подход, который сводится к тому, что клиенту нужен не просто транспортный сервис, а искренняя забота, внимание и душевное участие. Например, подробный рассказ о достопримечательностях города или достойных заведениях общественного питания, расположенных поблизости от гостиницы, где разместились гости-участники MICE.

В таком выходе за границы формальных обязанностей по договору заключается, кстати, одно из главных конкурентных преимуществ компании «Интерсервис», секрет ее почти 30-летней успешной работы на рынке транспортных пассажирских перевозок.

В итоге мы получили от заказчика теплые слова благодарности и заверение воспользоваться нашими услугами в свой следующий визит в наш славный город.

Какие правила необходимо соблюдать организатору события после выбора транспортной компании

Организаторам мероприятий делового туризма необходимо соблюдать определенные правила (для эффективного проведения MICE-события) уже после того, как транспортная компания выбрана и соответствующий договор с ней заключен.

Правило № 1: учитывать численность группы и объем ее багажа. Бывает так, что клиент заказывает из соображений экономии, например, минивэн для группы из 7 человек. Забывает при этом про рюкзаки, сумки и чемоданы пассажиров. В результате люди оказываются перед перспективой провести поездку в весьма некомфортных, стесненных условиях.

Или, например, если в группе чуть больше 50 человек, то не стоит заказывать под нее 50-местный автобус. Рационально заказать автобус следующей категории вместимости — на 63 места.

В нашем автопарке представлена широкая линейка транспортных средств от легковых автомобилей бизнес-класса до больших туристических автобусов, поэтому мы всегда легко подбираем транспорт для любой группы, вне зависимости от ее численности.

Правило № 2: быть на связи. Необходимо назначить сотрудника (обычно это представитель группы пассажиров-участников мероприятия), ответственного за оперативную связь с менеджерами, диспетчерами и водителями транспортных средств, обслуживающих MICE. Так обеспечивается оперативное реагирование в случае непредвиденных ситуаций, корректировка маршрутов и решение других возникающих вопросов.

При формировании заявки на транспортное обслуживание следует обратить внимание на корректное отображение контактных данных этого лица.

Правило № 3: заранее планировать выездное событие и подавать заявку на его транспортное сопровождение как минимум за месяц до начала проведения самого мероприятия. А в случае масштабных событий, как ПМЭФ, например, следует делать это не менее, чем за год до открытия форума.

Правило № 4: заранее ознакомить транспортного подрядчика со сценарием и важными деталями планируемого конгресс-мероприятия.

Владение этой информацией перевозчиком позволит обеим сторонам рационализировать расходы на ивент: спланировать и построить максимально эффективные и удобные маршруты. Безопасная логистика — приоритет, на которой должен ориентироваться MICE-перевозчик.

Специалисты компании «Интерсервис» отдают себе отчет, что безупречно выстроенная с позиций обеспечения безопасности и своевременности логистика остается главной составляющей услуги транспортного сопровождения.

Это — ядро так называемого риск-ориентированного подхода.

Многие наши клиенты из других регионов зачастую имеют весьма поверхностное представление о расстояниях внутри Санкт-Петербурга и Ленобласти, особенностях дорог, «пробках», ремонтных работах, расположении тех или иных достопримечательностей относительно друг друга.

Поэтому важно изначально сориентировать их на дорожные реалии и в то же время не разочаровать. Логисты компании «Интерсервис» успешно справляются с этой задачей.

В частности, для исполнения каждого заказа клиенту назначается персональный менеджер.

В его задачи входит учитывать все нюансы маршрута, предвосхищать и предотвращать возможные риски, подключать, если нужно, всю мощь логистического аппарата транспортной компании.

Также персональный менеджер выясняет, есть ли у клиента особые пожелания к пребыванию в городе, где проходит соответствующее конгресс-мероприятие. В зависимости от этих пожеланий изначальный маршрут может быть скорректирован.

Диспетчерская служба компании «Интерсервис» работает в режиме 24 на 7.

Если у заказчика или прикрепленного к нему персонального менеджера возникают какие-то вопросы, связанные с маршрутом, то наши диспетчеры всегда на связи. В случае необходимости они в оперативном режиме готовы предоставить заказчику дополнительный транспорт и оказать помощь в поиске любых локаций на карте региона.

Тандем между организатором события и транспортным подрядчиком — залог успешного проведения MICЕ

Резюмируя, можно сказать: как компания-заказчик (организатор мероприятия), так и нанятый ею транспортный подрядчик должны работать в тесной технологической и эмоциональной связке, обеспечивая своевременную и комфортную доставку участников форума в его узловые точки.

Многолетняя практика показывает, что компании «Интерсервис» удается построить эффективное взаимодействие со всеми своими партнерами в сфере MICE.

А более подробную информацию о различных схемах сотрудничества наши потенциальные заказчики могут получить по:

1. Телефону: +7 (921) 323—61—85
2. Е-mail: pr1@is-rent.ru

Наша цель — синергия возможностей для достижения масштабного результата во всем, что касается предоставления транспортных услуг на территории Санкт-Петербурга, Ленинградской области и других регионов Северо-Запада России.