Как организовать комфортную перевозку участников конференций в Санкт-Петербурге

Во-первых, Санкт-Петербург — один из самых красивых и исторически значимых городов России и мира с особой архитектурой, памятниками искусства, историческим наследием города и общей культурной атмосферой.

Во-вторых, город предлагает широкий выбор отелей и конференц-залов различной вместимости и уровня комфорта, что позволяет выбрать подходящий вариант для проведения конференции любого масштаба.

В-третьих, в Санкт-Петербурге развита транспортная сеть. Есть международный аэропорт и скоростная железнодорожная магистраль, что облегчает приезд делегатов из различных стран.

В-четвертых, развита инфраструктура для досуга и времяпровождения: культурные мероприятия, музеи, театры, рестораны и кафе — все это делает пребывание участников приятным и насыщенным, что способствует установлению новых контактов и обмену опытом.

Конечно, у Санкт-Петербурга есть и особенности, которые необходимо учитывать — например, транспортная доступность отдельных районов города, связанная с обилием рек и мостов. Однако организовать комфортное перемещение участников мероприятия по городу не так сложно. Транспортная компания «Интерсервис» ежегодно оказывает транспортную поддержку крупным мероприятиям — например, кинофестивалю «Виват, кино России», ПМЭФ, фестивалю «Книжный маяк». Мы знаем, как важно, чтобы организаторы мероприятия работали «в связке» с транспортной компанией, и в данной статье мы поделимся опытом и разберем этот вопрос подробнее.

Выбрать транспортное средство

Выбирая транспортное средство для перемещения до места проведения мероприятия, важно рассмотреть несколько ключевых факторов.

Определить количество участников

Шаг номер 1 — количество пассажиров. Необходимо понять, сколько человек необходимо доставить до места проведения конференции, и составить техническое задание для транспортной компании. Также нужно учитывать статус и физические возможности участников — какие-то из них могут по разным причинам нуждаться в отдельном транспорте. Это позволит выбрать подходящие транспортные средства для каждой группы участников и их багажа.

Определить маршруты и порядок перемещений лиц и групп

Далее формируется так называемая дорожная карта по адресам -сколько человек и откуда стартует. Здесь очень важно работать в связке с транспортной компанией, потому что специалисты обладают знаниями по вместимости всех транспортных средств и удобству для пассажировименно для конкретной категории пассажиров.Например, на банковский форум в аэропорту нужно встретить 200 человек, но они распределены по разным группам:

1. по времени прибытия;
2. по должностям: топ-менеджерамподаются легковые автомобили, миддл-менеджерам — минивэны вместимостью до 7 человек, линейным сотрудникам — автобусы;
3. по точкам В — например, одна группа в количестве десяти человексразу едет на форум, другая группа в отель, третья группа едет на деловую встречу.

Подбирая транспорт в зависимости от этого распределения, мы вместе с организаторами составляем эту дорожную карту.

Определить тайминг перемещений

Дальше мы определяем маршрутизацию по времени, чтобы соблюсти весь тайминг мероприятия по прибытию пассажиров к конкретному времени. Определяем все риски, связанные со временем прибытия рейса, и сообщаем их организатору.

Идеальный вариант — когда на мероприятии есть определенное время сбора всех пассажиров, а дальше расписание гибкое, и транспорт едет по текущей транспортной ситуации в свободном режиме.Если же в тайминге мероприятия обозначено точное время — например, нужно успеть за 20 минут до открытия форума — то мы закладываем время с учетом транспортной обстановки в городе и сообщаем организаторам, чтобы они учитывали все варианты по подбору рейсов.

Рассмотреть разные варианты транспорта

Автобусы и микроавтобусы — оптимальный выбор для больших групп участников. Они обеспечивают комфортное перемещение для большого числа пассажиров и удобны для групповых поездок.

Такси может быть удобным и гибким решением для небольших групп участников. Такси можно заказать по месту и времени, наиболее удобному для участников конференции, и доставить их прямо до места проведения.

Если место проведения конференции и место проживания участников находятся вблизи станций метро — это может стать самым быстрым вариантом для перемещения участников конференции.

При выборе транспортного средства учитывайте расписание движения каждого вида транспорта, особенности маршрутов и пробки, которые могут возникнуть во время передвижения. Кроме того, стоимость перевозки также может играть важную роль при принятии решения.

Выбрать транспортную компанию

Очень важно выбрать надежную и профессиональную транспортную компанию с опытом работы в организации перевозок для мероприятий. Например, для компании «Интерсервис» максимальный уровень комфорта, надежности и безопасности перевозок — приоритет почти 30 лет.

Наша репутация очень важна для компании. Мы сразу обозначаем организаторам, что мы страхуем всю перевозку, потому что дорожная ситуация может быть неординарной. И мы готовы в случае форс-мажора в течение получаса предоставить другой автомобиль, чтобы пассажиры все-таки прибыли к нужному времени на место.

Забронировать транспорт заранее

Бронирование транспорта заранее — гарантия того, что необходимое количество транспортных средств для перевозки участников конференции будет доступно в нужный вам момент. Это практически исключает вероятность задержек, нехватки определенных видов транспорта или других форс-мажоров — а это важно, когда речь идет о деловых мероприятиях и масштабных событиях. Надо учитывать, что в городе одновременно могут проводиться несколько масштабных форумов, и в этом случае транспорт пользуется высоким спросом.

Качество работы организаторов заключается в том числе в том, чтобы забронировать транспорт заранее — тогда гораздо больше шансов выбрать комфортабельные и надежные транспортные средства (например, автобусы King Long, MAN, Mercedes Benz) — и это повышает статус мероприятия. А еще это экономит время организаторов конференции и участников, исключая необходимость торопиться и стрессовать перед событием.

Отдельно мы можем добавить услугу срочной незапланированной поездки, если организатор понимает, что возможны дополнительные поездки, которые невозможно запланировать заранее. Мы уточняем это заранее, при составлении ТЗ, и сразу прописываем в задаче, что в определенные потребуется срочный транспорт. Этот транспорт бронируется и стоит наготове.

Обеспечить комфорт участников

Обеспечить комфорт участников конференции означает создать приятный и удобный опыт для всех, кто принимает участие в мероприятии. Вот какие пункты важно учитывать при организации транспортного обслуживания.

Качественные и комфортные транспортные средства

Компания «Интерсервис» предоставляет клиентам новые, комфортабельные и представительные транспортные средства:

1. легковые Mercedes S-класса для топ-менеджеров;
2. минивэны Mercedes и микроавтобусы Mercedes Benz для групп;
3. автобусы бизнес-класса King Long с кожыными сидениями, индивидуальными кондиционерами и подсветкой для перевозки больших групп (до 50 человек);
4. европейские модели автобусов MAN повышенной комфортности вместимостью до 63 мест — в Санкт-Петербурге они есть только у нас.

Грамотно спланированные маршруты с учетом времени и трафика

Очень важно предварительно изучить маршруты и учесть особенности движения в выбранное время проведения конференции. Непредвиденная трата времени в пробках не только сбивает тайминг мероприятия, но и портит настроение всем — от организаторов до участников. Не лишним будет иметь в запасе возможные альтернативные маршруты для обхода проблемных участков дороги.

Забота об участниках с индивидуальными потребностями

Детские кресла для маленьких детей, специальный транспорт для людей с ограниченными возможностями, наличие сопровождающего — если вы предоставляете подходящие условия для перевозки людей с особенными потребностями комфорта или безопасности, вы значимо улучшаете опыт участников и демонстрируете заботу о них.

Чистота и комфорт в салоне

Комфортные условия в салоне транспортного средства включают в себя:

1. работающий кондиционер для прохлады или обогрева в зависимости от сезона;
2. чистоту и отсутствие запахов в салоне;
3. возможность создать тень с помощью занавесок на окнах;
4. надлежащее состояние автомобиля и всех посадочных мест — наличие ремней безопасности, подголовников и т.д.

Обученный и вежливый персонал

Водители

Имеет значение не только большой опыт и аккуратный стиль вождения, но также и дружелюбие, вежливость и опрятный внешний вид водителей — все это способствует созданию приятной атмосферы и безопасной поездки. Мы в компании «Интерсервис» уделяем большое внимание отбору и обучению персонала, в том числе навыкам общения с клиентами, поэтому можем быть уверены в качестве всех аспектов нашего сервиса.

Диспетчерская служба

Важно обеспечить участников конференции (либо ответственного за встречу гостей сотрудника) подробной информацией:

1. место и время посадки;
2. тип и номер транспортного средства;
3. контактные данные для связи с водителями или диспетчером;
4. перечень индивидуальных услуг, которые могут быть предоставлены при необходимости.

В компании «Интерсервис» профессиональная диспетчерская служба поддержки клиентов на связи круглосуточно — сотрудники готовы дать ответ на любой вопрос, уточнить данные или проконсультировать. Например, на ПМЭФ мы обеспечиваем полную диспетчеризацию всего процесса перемещения транспорта.

Обеспечить безопасность движения

Следование правилам дорожного движения при перевозке пассажиров

Неукоснительно соблюдать правила дорожного движения требует не только закон, но и здравый смысл: так мы создаем безопасную среду для всех участников движения — пешеходов, велосипедистов, мотоциклистов, водителей и пассажиров. Водители компании «Интерсервис» проходят строгий профессиональный отбор и ежедневный осмотр врача, а также по итогам сотрудничества получают оценку от клиентов, которую компания всегда принимает во внимание.

Инструктаж для пассажиров

Перед отправлением на транспорте мы в компании «Интерсервис» всегда проводим инструктаж для клиентов — это важно для обеспечения безопасности. В рамках инструктажа мы сообщаем о:

1. правилах поведения в транспортном средстве;
2. обязательном использовании ремней безопасности;
3. пожарной безопасности;
4. местах нахождения и использования аварийных выходов и средств защиты.

Эта информация о том, как правильно и без паники действовать в экстренных ситуациях, помогает предотвратить возможные происшествия.

Важно: перед каждым стартом водитель (или сопровождающий) по списку гостей проверяет, что все разместились в транспортном средстве безопасно и комфортно. Если кого-то из списка не хватает — транспорт не тронется с места, пока участник не сядет в машину или не будет получена уточненная информация от организаторов.

Следует помнить, что организация встречи и провожания гостей требует внимательного планирования, координации и заботы о каждой детали. Хорошо спланированный процесс встречи и провожания поможет создать благоприятное и запоминающееся впечатление для гостей и участников мероприятия.

Резюме

Организация комфортной перевозки гостей — это важный аспект заботы об удобстве участников конференций и других мероприятий. Тщательное планирование и безупречное выполнение этой части программы требует времени, сил и финансовых затрат, однако, если правильно выбрать компанию-перевозчика, то это окупается: гости получают позитивный опыт, а мероприятие и его организаторы выглядят более статусно и профессионально.

Организация служебной развозки в Санкт-Петербурге >>

Пассажирские перевозки в Санкт-Петербурге, транспортные услуги для юридических лиц | "Интерсервис"Транспортные услуги юридическим лицам: коммерческим компаниям, государственным и общественным организациям в Санкт-Петербурге. Пассажирские перевозки представительского и бизнес классов.

Телефон:+7 (812) 660 83 19

Е-mail: sales@is-rent.ru