Полезные советы, которые помогут инфобизу не потерять голову в огромном количестве проектов и задач

Главная сложность при создании инфобиз-продуктов заключается в том, что они имеют разветвленную структуру. Один обучающий курс может включать несколько модулей и десятки уроков. При работе над ними нужно обрабатывать огромный объем информации, учитывать сотни деталей. Это тяжело сделать без четкой и понятной структуры, а также определенных правил коммуникации.

В команде Compass мы хорошо понимаем, что такое работа над сложным и объемным проектом, поэтому подготовили 6 советов, которые будут полезны инфобиз-командам.

Настройте для отделов рабочие пространства

Внушительный объем информации-не единственное с чем сталкиваются сотрудники инфобиз-команды. Кроме этого, регулярные переключения между проектами, а внутри этих проектов выполнение различных задач. Чтобы привести все в порядок не путаться, для начала нужно создать рабочие пространства под каждый отдел. Их перечень зависит от структуры компании, например:

· HR

· Маркетинг

· Бухгалтерия

· Редакция

· Студия

· Дизайн

· IT и т. д.

Сотрудники добавляются только в те пространства и чаты, которые им нужны для работы. Это избавляет от лишнего информационного шума и позволяет легко навести порядок в рабочей переписке.

Каждый проект можно вести в отдельном пространстве

Отдельные пространства создаются не только для отделов, но и под крупные проекты. Например, под разные потоки обучающих курсов. Для их запуска и поддержки нужно обработать много информации, поэтому обычные чаты для этого не подходят. Со временем переписка в них превращается в хаос, а поиск информации — в настоящую пытку. Из-за этого на выполнение рабочих задач уходит больше времени. Если же сделать отдельное рабочее пространство, а внутри него выделить чат под каждый процесс, проблема с поиском решается.

Представим, что команда разрабатывает курс по психологии, который включает видеолекции, подкасты, полезные статьи, а также домашние задания для участников. Список чатов может выглядеть так:

· Главный чат

· Статьи на сайт

· Блогеры

· Сценарии для видео

· Видео-продакшен

· Подкасты

· Дизайн

· Домашние задания и т. д.

Работа по подготовке конкретного курса ведется в одном пространстве. При этом сотрудники с легкостью переключаются между задачами и проектами, не путаются из-за обилия информации.

Создайте шаблоны для задач внутри чатов

Ставить задачи внутри чатов мы рекомендуем по принципу «одно сообщение — одна задача». Это означает, что обсуждение ведется в тредах, в комментариях к родительскому сообщению.

Чтобы исключить путаницу, нужно заранее прописать и структуру самого проекта. Предположим, что в психологическом курсе, который мы взяли в качестве примера, 10 уроков. Их следует пронумеровать, а при постановке задачи указывать соответствующее число, тип контента и суть задачи.

Пример сообщения: «03. Подкаст. Плохо записался звук, присутствует какой-то фоновый шум. Посмотрите, можно ли с этим что-то сделать».

В тексте сообщения есть номер урока, тип контента, в котором обнаружена проблема, и краткая суть запроса.

Если курс большой и разделен на модули, внутри которых есть свой набор уроков, можно использовать двойную нумерацию. Первой цифрой в ней обозначается модуль, а второй — урок.

Пример сообщения: «2.3. Видео. Обложка отличается от остальных, много фонового шума. Предлагаю сделать ее немного легче». Из этого сообщения ясно, что проблема обнаружена в видео, которое записано для второго модуля и третьего урока.

Также можно указывать название модуля + номер урока.

Пример сообщения: ""Самооценка"/4. Текст. Сделайте, пожалуйста, еще раз вычитку текста, психолог правил несколько абзацев уже после утверждения«. Здесь задача касается текста, который находится в четвертом уроке модуля «Самооценка».

Выработайте правила общения в рамках одной задачи

На больших проектах даже короткая, но регулярная переписка отнимает слишком много времени. Вот еще несколько советов, чтобы этого избежать:

· Эмодзи для обозначения статуса задачи. Например, гаечный ключ означает, что работа в процессе, а галочка говорит о том, что все сделано.

· Система коротких ответов. Она подразумевает, что при формировании вопроса пользователь сразу предлагает ответы и нумерует их. А тот, кому адресован вопрос, может просто поставить нужную цифру и ничего не писать текстом.

· Цитирование. Оно пригодится для объемных обсуждений, когда в треде уже много комментариев и нужно ответить только на один из них или на конкретную часть сообщения.

Выше мы приводили пример того, как может выглядеть переписка при постановке конкретной задачи. С дополнительными инструментами она станет еще короче.

Создайте отдельное пространство для обучения

Чтобы сделать выделенное пространство для обучения внутри корпоративного мессенджера, достаточно использовать функцию гостевого доступа. С ее помощью можно в одном месте объединить учеников, преподавателей, кураторов и техническую поддержку.

У гостевого доступа есть ряд плюсов:

· Максимально тесный контакт между учениками и преподавателями. Это очень удобно и сокращает время на решение любых вопросов.

· Быстрая и качественная обратная связь по домашним заданиям или по техническим вопросам, связанным с обучением.

· Возможность учиться и работать в пространстве, где нет отвлекающей информации: личных переписок, новостных или развлекательных каналов. Правильная среда повышает вовлеченность в процесс и улучшает качество обучения.

Подключите чат-боты

В корпоративном мессенджере можно применять чат-боты, которые уже используются в обучении. Они автоматизируют рутинные задачи и повышают вовлеченность пользователей:

· Напоминают о важных событиях, мероприятиях — например, о предстоящем прямом эфире. Такие напоминания нужны спикерам, техническим специалистам и ученикам.

· Проводят тестирование учеников после пройденного материала и, если нужно, рекомендуют пройти курс заново.

· Отвечают на вопросы в рамках учебного курса, дисциплины, дают определения для терминов или развернутые описания явлений, процессов. Такие боты сокращают объем работы для тренеров и кураторов.

· Собирают отзывы в течение обучающего курса и после его завершения. Если учеников много, то это проще делать в автоматическом режиме.

Финальный чек-лист

Итак, чтобы настроить эффективное взаимодействие внутри команды и с клиентами, нужно:

· Создать выделенные рабочие пространства для отделов и крупных проектов.

· Разбить пространства на тематические чаты. Каждому процессу соответствует один чат.

· Продумать уровень доступа для всех пользователей, подключить к рабочим пространствам и чатам только нужных сотрудников.

· Поделить проект на модули, уроки или другие блоки, обозначить их цифрами. Также можно использовать другую удобную кодировку.

· Ставить задачи с указанием тех модулей, к которым они относятся.

· Использовать треды, короткие ответы и эмодзи для того, чтобы сократить количество ненужного текста.

· Использовать гостевой доступ для учеников, чтобы создать отдельные пространства для обучения.

· Подключить чат-боты, которые автоматизируют рутинные задачи.

Попробовать, как работают эти советы в Compass, можно бесплатно. Тарифы для инфобиз-команд, в которых больше 10 пользователей, имеют тестовый период длительностью 30 дней.