Дейлики с таймером, созвоны по пропускам и оверлап: 7 шагов, которые помогли нашей команде не созваниваться по любому поводу

Если рабочее расписание похоже на рутину колл-центра и день начинается и заканчивается звонками, с результатами на работе можно попрощаться, потому что вместо KPI сотрудники начинают считать количество созвонов за день.

Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.

Теперь мессенджер Compass можно за 10 минут установить на свой сервер. А если хотите начать общаться прямо сейчас, попробуйте облачную версию.

В какой-то момент мы поняли, что о частые созвоны спотыкается вся команда. Сразу падает результативность и мотивация делать хоть что-то, если день начинается и заканчивается с двухчасового разбора полетов с кучей воды. Поэтому мы решил провести профилактику от бесполезных созвонов. Рассказываем, что сделали.

Шаг № 1: договорились о базовых проходных характеристиках для созвонов, которые имеют право на жизнь

Проблема частых созвонов появляется, когда команда устраивает их по любому поводу: согласовать оплату, дизайн, количество статей, презентовать рутинные отчеты и так далее. Поэтому первое, с чего я начал — закрепил с командой базовые характеристики созвонов и ситуаций, когда они нужны не нужны.

Когда созвон необходим:

1. Сложная тема, которая требует актива от участников: например, обсуждение стратегии на следующий год.
2. Важное решение, которое невозможно принять в письменном виде: например, выбор между несколькими вариантами mvp или проекта.
3. Обмен идеями, мнениями или поиск нового решения: например, когда проводится мозговой штурм по неймингу, новым фичам, образу продукта.
4. Общение с людьми, с которыми письменная коммуникация будет неэффективна: например, с новичками в команде, чтобы онбординг проходил более плавно.
5. Когда на повестке что-то, что нельзя решить за 5-10 минут общения в чате.

Когда созвон не нужен:

1. Можно кратко и ясно передать информацию без потери смыслов: например, корпоративные рассылки, отчеты, гайды для сотрудников.
2. Если инфа рутинная и ее не надо обсуждать: протоколы собраний, инструкции, отчеты по промежуточным этапам проекта.
3. Можно отложить обсуждение до следующего планового созвона: какие-то некритичные запросы, предложения по фичам или пожелания по процессу. О плановых созвонах расскажу ниже.
4. Если можно с участием всей команды проверить инфу в чате: например, прочекать документ и дать обратную связь.
5. Если работа сквозная: например, вся команда неделю тестит новый дизайн и пишет пожелания, фиксирует баги и описывает свой опыт.
6. Это можно решить за 5-10 минут общения в чате.

Кстати, еще у нас есть список правил, без которых мы не начинаем встречу:

1. Цель — зачем собираемся и с чем мы должны с нее уйти. Нет цели — нет встречи.
2. Заранее назначенный фасилитатор (ведущий и модератор встречи) и секретарь (тот кто фиксирует договоренности участников).
3. Ограничение времени встречи в 40 минут. Далее либо делаем перерыв на 10 минут, чтобы востановить фокус и попить воды, либо завершаем.

Шаг № 2: ввели оверлап

Оверлап — промежуток времени, в который команда договаривается быть на связи и быстро реагировать на входящие вопросы и сообщения. Например, вы договариваетесь, что оверлап команды с 12:00 до 15:00 — это значит, что важно быть на связи в чате и не отвечать через 1, 2 или 3 часа.

А вот до 12 и после 15 можно полностью фокусироваться на своих задачах и даже отключать звук у рабочего мессенджера.

Friendly Reminder: Приведите коммуникацию в порядок и не отвлекайтесь на мемы от друзей в оверлап в мессенджере Compass. Можно использовать облачную версию или развернуть мессенджер на своем сервере всего за 10 минут.

Шаг № 3: создали прозрачные процессы и шаблоны коммуникации для них

Сначала мы сделали так, чтобы сотрудники понимали — как их работа влияет на весь остальной процесс и связана с другими сотрудниками. Например, дизайнер должен понимать, что потом нарисованный экран пойдет разработчику. И сделать все, чтобы у разработчика не было вопросов. Чем меньше вопросов, тем меньше созвонов.

Потом закрепили повторяющиеся паттерны в формате инструкций и создали типовые шаблоны для сообщений и коммуникации. Например, новый автор приходит в команду и попадает чат, в описании которого расписаны правила коммуникации, сдачи работ и так далее.

Шаблоны коммуникации здорово экономят время и снимают вопросы, которые могли бы возникнуть во время онборда, процессов и передачи работы от одного отдела к другому.

Шаг № 4: ввели Loom

Чтобы добавить в коммуникацию между отделами еще больше прозрачности, мы ввели Loom — инструмент, который позволяет записывать видео со звуком экрана компьютера. Так можно записать комментарии к работе коллег, дать обратную связь по проекту или продемонстрировать какой-то процесс.

Допустим, дизайнер сделал новый макет сайта. Вместо того, чтобы писать длинные комментарии в файле, вы можете записать видео в Loom, где покажете макет, выделите несколько моментов, которые нужно поправить, и дадите конкретные рекомендации. Он, кстати, может сделать то же самое: вместо того, чтобы просто отправить макет, отправит его вместо с видео-пояснением — где и почему принял какие-то дизайн решения.

Как итог — экономите время двух созвонов с презентацией и обратной связью.

Шаг № 5: начали проводить дейлики в начале дня по 15 минут максимум

Да и вообще — круто ставить ограничение на все рутинные созвоны. Это повышает фокус команды, экономит время и убирает из созвонов воду. И самое важное — после 15-минутного созвона у ребят все еще есть силы на работу в течение дня.

Кстати, время для начала дейликов тоже важно: некоторые исследования предлагают проводить их между 10 и 12 утра. Конечно, если команда работает в разных часовых поясах, подстроиться сложно, но можно ориентироваться на большинство или договариваться работать по конкретному часовому поясу.

Шаг № 6: внедрили платформы для совместной работы (Миро, Гугл-документы, Figma, Compass)

Все гениальное просто: хотите меньше созваниваться — перенесите процессы работы, базы знаний и результаты в приложения и платформы. Там можно работать одновременно, видеть, что делают другие участники, оставлять правки, комментить, предлагать новые решения.

Лайфхак: чтобы работа на платформах не растягивалась, введите фиксированное и желательное число кругов правок. Это будет дисциплинировать и фокусировать и принимающих работу, и выполняющих ее.

Шаг № 7: внедрили рутинные созвоны — планирование, брейнштормы, ретро и Performance Review

Если у вас появятся рутинные созвоны со своими целями, внезапных звонков по каждому поводу в течение недели станет меньше. Вот список того, что можно внедрить и с какой периодичностью:

Планирование — ежеквартальное, ежемесячное и еженедельное.

Брейнштормы — по необходимости.

Ретро — в конце года, квартала и месяца.

Performance Review — раз в квартал.

Назначайте к каждой встрече фасилитатора и не забывайте вести протокол: для этого можно приглашать на встречу ИИ или попросить фасилитатора фиксировать все важные моменты, задачи и CTA в фоллоу-апе.

Бонусный шаг — проводите встречи триадами

Звучит как что-то из Властелина колец, но на самом деле — просто способ оптимизировать созвоны из книги «Лидер и племя».

Вместо того чтобы регулярно собираться на индивидуальные встречи, общайтесь по три человека. Триада способствует более открытому обмену информацией и идеями. Это снижает вероятность конфликтов, так как фокус смещается на совместное решение проблем, а не на противостояние идей одного участника команды с другим.

Триады создают широкий круг общения и способствуют качественному распространению информации по всей команде.

Если коротко, то:

1. Составьте базовые характеристики для случаев, когда нужен и не нужен созвон.
2. Введите оверлап и не спамьте команду звонками вне этого времени.
3. Обсудите цели, задачи и процессы на берегу, чтобы никто не чувствовал себя в танке и не звонил из него постоянно, чтобы понять, что происходит.
4. Пользуйтесь Loom для комментов и обратной связи, чтобы не проводить лишних созвонов.
5. Проводите дейлики в начале дня на 15 минут и в ограничивайте рутинные созвоны по времени.
6. Используйте платформы для совместной работы, чтобы не обсуждать каждый новый наклон шрифта в продукте.
7. Введите обязательные созвоны и откладывайте какие-то вопросы до них.
8. Проводите встречи триадами, чтобы фокусироваться на конкретных задачах.