Как ставить задачи коллегам которых вы ненавидите: 8 вредных советов

Всем привет! На связи команда корпоративного мессенджера Compass.

Теперь мессенджер Compass можно за 10 минут установить на свой сервер. А если хотите начать общаться прямо сейчас, попробуйте облачную версию.

В нашем блоге мы пишем о том, как выстроить рабочие процессы и обеспечить команде все условия для продуктивной работы.

А что, если вам это не подходит? Вы считаете, что спокойная рабочая обстановка расхолаживает. Коллеги плещутся в налаженных процессах, как в безмятежном озере и чересчур расслабилась. Нехорошо это, стрессоустойчивость падает. Рассказываем, как взбодрить команду задачами из ада.

8 способов раздавить коллег задачами

Здесь не обязательно действовать тонко, можно прямо «‎в грязной обуви по помытому». Ставьте нетипичные задачи и наблюдайте, как коллеги по инерции пытаются их выполнять. Но, чтобы не саботировать работу слишком явно, внедряйте эти советы постепенно.

1. Ставьте одну огромную задачу вместо нескольких маленьких

Самый простой способ сэкономить свое время — срубить «‎дерево работ» и перестать разделять большие задачи на цепочки из маленьких. Вместо этого отдавайте в работу огромные задачи-годзиллы. Это научит сотрудников самостоятельно планировать свое время.

Если же хотите добавить коллеге седых волос за один проект — не жестите со сроками. Большая задача с далеким дедлайном станет неочевидным и коварным стрессом.

Если исполнитель будет думать, что времени еще много, это его расслабит. Скорее всего, половину срока он будет заниматься другими делами, а потом, осознав весь масштаб работ, лихорадочно трудиться вечерами и в выходные.

Как это происходит в здоровой команде: большие проекты всегда лучше разделять на задачи поменьше, чтобы было проще к ним подступиться. Для каждой задачи нужно установить свой конкретный дедлайн, по которому можно будет подвести промежуточный итог.

2. Пишите туманные ТЗ

Следующее, что нужно сделать — избавиться от конкретики в описаниях задач. Ведь если вы пропишите условия подробно, есть риск быть правильно понятым и с первого раза получить хороший результат.

И вообще, корректное техническое задание требует усилий и времени. Если вы их тратите, значит частично делаете задачу за исполнителя. Это не дело: сотрудник должен работать сам, а не придумывать хитрости, чтобы меньше шевелить мозгами.

Запомните: фразу «‎Без внятного ТЗ — результат хз» придумали бездельники. Ваш максимум — дать название и срок задачи. Пусть коллеги развивают экстрасенсорные способности и силой мысли понимают, что нужно сделать.

В здоровой команде грамотное ТЗ — залог успешного выполнения задачи. Оно должно включать в себя контекст, четкие требования к результату и описание нюансов, которые нужно учесть в работе. В идеале — дать пример выполнения, если он есть или инструкцию, если задача типовая, но сложная. Как ее сделать, рассказываем здесь.

3. Откажитесь от таск-трекеров

Перестаньте фиксировать задачи в чатах или таск-трекерах. Не царское это дело — самому писать поручения. Говорите все устно, это поможет коллегам тренировать свою память.

Не ищите правильного времени — кидайте задачи мимоходом, на созвоне или совместном обеде. Если просят добавить в планировщик, — отвечайте «‎Поставь сам, я очень занят». Вместо этого пометьте в своем календаре день, когда можно будет нагрянуть с разносом за забытое поручение, и держите эту информацию при себе.

Кроме того, отказ от таск-трекера превратит распределение задач в колесо фортуны. Ничего страшного, если коллега сейчас перегружен или у него нет опыта такой работы. Хороший повод научиться.

В здоровой команде есть правило: все, что сказано устно — не существует. Задания всегда нужно ставить в письменном виде и дополнять комментариями, если нюансы обсуждаются устно. Сбор задач в одном месте поможет специалистам не пропускать задания, а руководителю — управлять загруженностью команды.

Friendly Reminder: Мессенджер Compass можно установить на свой сервер всего за 10 минут.

4. Никогда не спрашивайте, кто как понял задачу

Работу нужно перекидывать, как горячую картошку. Выдайте задачу и не тратьте больше ни секунды своего драгоценного времени. Настоящие профессионалы должны понимать вас с полуслова.

Если сотрудник сам уточняет детали, не отвечайте сразу, иначе он подумает, что у вас мало дел. Дайте вопросам настояться пару часов, а лучше дней. Затем ответьте что-нибудь расплывчатое и намекните, что лучше бы человеку не отвлекать вас от работы, а думать своей головой. Тем временем дедлайн по задаче станет ближе, что повысит градус напряжения.

В здоровой команде переданная задача — не значит понятая. Для того, чтобы получать желаемый результат, нужно согласовывать понимание заданий. Это касается новых задач, новых сотрудников и новой работы для старых сотрудников. Несколько минут на уточнение сэкономят часы на переделывание всей работы.

5. Прячьте полезную информацию, как дракон золото

С описанием задач разобрались, самое время превратить их выполнение в квест. Коллегам некогда будет расслабляться, если их работа превратится в поиск артефактов.

Раскидайте документы по рабочему диску, добавьте немного вопросов для самостоятельного изучения и приправьте тайным регламентом, который вылезет в самый неподходящий момент.

Не давайте никаких уточнений, позвольте сотрудникам самим сражаться с неизвестностью. Хороший специалист должен уметь разложить по полочкам любой хаос.

В здоровой команде руководитель делится всей информацией, инструкциями и знаниями, которые могут быть полезны сотрудникам. Ссылки на нужные данные лучше прикрепить к описанию задачи.

6. Доставайте новые вводные, как туз из рукава

Позвольте специалисту выполнить большую часть задачи, а затем кардинально измените условия. На все вопросы отвечайте, как родители в детстве: «‎Потому что я так сказал». Если коллега взбунтуется, всегда можно обвинить его в отсутствии гибкости. Пусть принимает тот факт, что жизнь переменчива.

Позаботьтесь, чтобы новые условия никак не повлияли на сдвиг дедлайна. Помните: выполнение задачи в срок — ответственность сотрудника, а чтобы доделать излишек работы, есть вечера и выходные.

В здоровой команде тоже бывают случаи, когда задача уже выполняется, а ее условия внезапно меняются из-за обстоятельств. Чтобы минимизировать риски срыва проекта, лучше ставить дедлайны с небольшим запасом времени и сохранять резерв в нагрузке специалистов.

7. Станьте образцом чайка-менеджмента

Разнообразьте будни коллег своей непредсказуемостью. Не появляйтесь в чатах по нескольку дней, а затем налетайте, как ураган и требуйте показать результаты работы.

Врывайтесь с вопросами в любой этап задачи. Главное — создать много шума и всем показать, как вы вовлечены в проекты. Затем выдайте противоречивые комментарии и улетайте. Быть чайкой — отличный способ обеспечить команде нервный тик при одном вашем появлении.

В здоровой команде руководитель может довериться навыкам сотрудников и умеет делегировать задачи. Сохранять дисциплину и оставаться вовлеченным в проекты без излишнего надзора помогут промежуточные отчеты. Определите их периодичность и запланируйте автоматические напоминания.

8. Больше правок богу правок

Финальный гвоздь в нервную систему сотрудника. Когда издерганный коллега принесет вам задачу, от которой наверняка уже хочет попросту избавиться, — разрушьте его несмелые мечты. Время для правочек.

Оставьте замечания по каждому пункту задачи. Этому есть логичное обоснование: никто не может сделать работу так же идеально, как вы, а значит и результат точно не тот, который вы бы хотели получить.

Здесь как раз и пригодится отсутствие внятного ТЗ. Если там все вилами по воде писано, всегда можно сказать «‎Я не это просил» и поменять условия. Оставьте коллегу передохнуть, лежа на старте следующего круга проектного ада, и отправляйтесь на поиск следующего сотрудника.

В здоровой команде разумные правки действительно помогают сделать результат лучше, для этого и нужен взгляд со стороны. Но критика должна быть конструктивной, чтобы не превращать исправления во вкусовщину. Хорошее правило: если не можете сформулировать, что конкретно не нравится, — скорее всего, исправлять ничего и не нужно.

Следуя этим вредным советам, вы не только сможете держать коллег в тонусе, но и сэкономите на постановке задач уйму времени. А значит, свободную энергию можно будет направить на новые гениальные управленческие решения.