Как планировать задачи без головной боли и успевать все

Раньше я всё держала в голове, думала, уместится (наивная!). Когда я начала работать с более серьезными крупными проектами в качестве маркетолога, мой руководитель дала мне красивый ежедневник, чтобы я начала записывать в него задачи. Увидев, как я в ежедневнике все бессистемно и печально исчеркала, она выкинула его в мусорку и дала новый. Таким образом я успела испортить три штуки.

Благодаря этому я научилась записывать задачи —это было первым шагом к структурной работе и расслабленности в течение рабочего дня. Бездумные записи не приводили ни к чему — множество каракулей только давили на сознание.

Позже, когда я работала в digital-агентстве и вела до 10 проектов одновременно, а работать с желанием «Хочу всё контролировать» не умела, я познала систему пустого инбокса и теперь не могу от нее отказаться (да и не собираюсь). Через тернии, пробы и ошибки я пришла к идеальной (хотя бы на данный момент для меня) связке.

Пункт № 1 «Рабочее пространство»

На рабочем пространстве я планирую и веду всю жизнь и проекты. Это может быть доска Trello, лист А4, заметка или ваш любимый органайзер. Я лично работаю в Notion. Важно, чтобы данное пространство было в легком доступе и все материалы умещались в экран без скрола страницы.

Пункты системы:

✅ «Задачи сегодня»

Здесь задачи на день, написанные простым языком, их можно сразу сделать, не тратя мыслетопливо. Эти задачи я подбиваю утром. Пример такой задачи: «Отправить договор клиенту».

✅ «Задачи на завтра»

Задачи, которые по приоритетности дальше, чем первый пункт, в остальном такие же.

✅ «Задачи в работе»

Это задачи, которые сегодня не зависят от меня. Например, на согласовании или в работе исполнителя. Часто я их группирую по ответственным или по сроку сдачи.

✅ «Задачи потом»

Важные, но несрочные задачи, чтобы не потерять.

✅ «Проекты»

Это составные задачи. К ним сложно приступать, и часто именно они отодвигаются в дальний ящик как «ой непонятно, пойду лучше поем». Например проект: «Сделать сайт». Любой проект я разбиваю на простые и понятные задачи, готовые к тому, чтобы их сделать, и отправляю в списки выше на сегодня, завтра или потом. А создание сайта давно упаковано в чек-лист и разбито на самые тоненькие задачи — я просто копирую их из проекта в проект.

✅ «Инбокс»

Это бездна входящей информации. Я просто записываю туда все, что прилетает: звонки, почта, личные сообщения, мысли в голове — а потом разбираю на проекты и задачи.

Если этого не делать, то процентов 30 теряется и потом вспоминается «блин, точно, еще же..