Как систематизировать бизнес и какие есть инструменты?

Следует понимать, что систематизация в данном аспекте требует комплексного подхода и включает в себя несколько шагов.

Шаги для эффективной систематизации

Каждая организация — это отдельный организм, и здесь требуется индивидуальный подход в вопросах оптимизации и развития проекта.

Но можно выделить некоторые основные шаги, реализация которых позволит систематизировать бизнес и вывести дело на качественно новый уровень:

ü Шаг 1 — определить миссию компании! Планирование и пошаговые инструкции — это отличные инструменты ведения бизнеса, но это уже детали. Когда организация понимает главную идею и смысл своей деятельности — это служит стабильной мотивацией и способствует формированию корпоративной культуры.

На этом шаге очень удобно использовать приложение Xmind, сопряженный с редактором интеллектуальных карт. Сотрудники компании без труда смогут проводить на платформе брейнсторминг (мозговой штурм), формировать собрания и представлять визуальные данные своей деятельности.

Площадка позволяет проявлять креативность и объединять идеи всех участников бизнес-проекта.

ü Шаг 2 — стратегическое планирование. Вот на этом этапе уже следует проработать цели, задачи и результат, к которому стремится организация. Классическая схема, когда не только руководитель, но и каждый член команды должен знать и понимать, к каким результатам стремится организация. Здесь же следует сформировать возможности промежуточного контроля и вариации развития событий при разных сценариях.

В приложении FigJam заявлен большой набор шаблонов для формирования вопросов планирования и разработки стратегий в бизнесе. Здесь создаются и воплощаются в жизнь бизнес-идеи, презентуются схематичные изображения данных — диаграммы и чертежи.

На этом этапе отличным помощником-планировщиком станет и приложение Miro. Площадка организована таким образом, что позволяет создавать план действий или организовывать рабочие процессы посредствам применения цифровых заметок.

ü Шаг 3 — финансовый учет. Как бы руководитель и сотрудники компании не были вдохновлены идеей и высокими целями, все же основная тема любого бизнес — это получение прибыли. В каждом сегменте важны финансовые составляющие, начиная от доходов и заканчивая налоговыми выплатами, заработной платой и т.д. По этой причине вопрос финансового планирования — один из важнейших при систематизировании проекта.

Надежным помощником в вопросах финансового планирования станет приложение OKOCRM. Площадка позволяет реализовывать основной функционал бизнеса в вопросах денежных потоков без сложных схем и лишних манипуляций. На площадке есть возможность просчитать финансовую составляющую и прописать планы на неделю. Процесс удобен и эффективен в вопросах контроля и фиксации результатов деятельности.

ü Шаг 4 — подбор и сопровождение сотрудников на всех этапах. Кадры решают все! Это необходимо понимать, независимо от того, сколько людей работают в организации — два или двести. Поддержка, стабильная мотивация, достойная оплата труда, условия работы и многое другое — важнейшие факторы эффективности и высокой самоотдачи со стороны персонала.

Приложение WEEEK с простым интерфейсом позволяет хранить всю необходимую информацию об организации в одном месте. Сформирована информационная база, в которой сотрудники без труда смогут найти материалы как в текстовом, так и видео-формате, документы могут быть разделены по папкам для оптимизации информационного потока. Разработаны доски работы на неделю и месяц, составляются списки. Приложение продумано так, чтобы сотрудники не путались и с интересом приступали к выполнению своих обязанностей.

ü Шаг 5 — организационная схема. При создании бизнеса, на этапе организации, выполнения каждодневных обязанностей и для эффективного последующего масштабирования понимание структуры необходимо. Понятная диаграмма со списком компетенций поможет сотрудникам быстрее находить точки взаимодействия и решать нестандартные задачи по мере появления. Это не только сокращает издержки, но также повышает лояльность персонала и опосредованно служит привлечению новых клиентов, а в равной степени — инвесторов.

Приложение Lucid отличается интуитивно понятным интерфейсом, с которым могут работать даже начинающие бизнесмены. Благодаря возможности тонко настроить диаграмму, быстро изменять дизайн этикеток и визуализировать сложные схемы, становится проще организовать работу команды даже при дистанционной работе из разных уголков мира.

В качестве альтернативы — программа Miro с готовыми шаблонами и автоматическим выравниванием. Проект просто нарисовать с нуля, а все участники будут моментально оповещены об изменениях.

На базе обоих сервисов удобно выстраивать дорожные карты с разбиением по компетенциям разных отделов. Сотрудники не только будут лучше осознавать сферу деятельности, но и видеть предполагаемый конечный результат, за счет чего вероятность ошибок или отклонений от намеченной цели стремится к нулю.

ü Шаг 6 — регулярный менеджмент. Выполнение любой задачи необходимо контролировать. Особенно если отделы изолированы друг от друга и пересекаются лишь во время важных проектов. Обмен информацией на постоянной основе помогает вовремя отследить ошибки в реализации проектов, скорректировать при появлении новых вводных. Благодаря такому подходу сокращается количество «внезапных» проблем.

Одному человеку достаточно приложения-календаря, но как быть с группой? Сбор статистики, обсуждение проблем и мозговые штурмы — ключевая часть регулярного менеджмента. Для корпоративных нужд лучше использовать таск- и тайм-менеджеры с опциями текстовой, голосовой и видеоконференций. С этим неплохо справляется WEEEK, упомянутый ранее.

За счет регулярных запланированных созвонов сотрудники остаются в курсе целей компании по проекту и стараются лучше им соответствовать. Появляется возможность урегулировать спорные моменты между отделами напрямую с руководителем, что сокращает количество рутины и повышает эффективность команды.

Все начинается с малого, но и оно может развиваться практически до бесконечных параметров. Именно для этого сегодня разрабатываются и успешно внедряются в бизнес-проекты приложения, помогающие оптимизировать и систематизировать деятельность.

Друзья! Подписывайтесь на мой тг-канал — https://t.me/KirillConsulting — здесь все самое интересное про систематизацию бизнеса!