Забудьте про старый формат отчетов: почему дашборды стали главным инструментом успеха бизнеса

В этой статье мы поговорим о том, что такое дашборд, зачем он нужен, какие бывают виды дашбордов и как можно создать свой собственный, чтобы всегда быть на шаг впереди.

Если любопытно, загляните в наш Телеграм-канал — там мы разбираем ключевые факторы успеха известных людей и лучшие стратегии в разных темах (продажи, маркетинг, менеджемент, HR..).

Содержание:

1. Что такое дашборд?
2. Зачем нужны дашборды и кому они могут быть полезны
3. Виды дашбордов
4. Отличия дашбодов от других инструментов отчетности
5. Как создать свой дашборд?
6. Данные на дашборде: какие и откуда
7. 10 инструментов и сервисов для создания дашборда
8. Принципы работы с дашбордами

Что такое дашборд?

Мы все знаем, что наш мозг обожает картинки: он воспринимает визуальную информацию гораздо быстрее текста. Именно поэтому на протяжении веков люди стремились представлять информацию визуально — через карты, графики и таблицы.

С развитием технологий появился еще один удобный инструмент — дашборды. Они помогают легко анализировать огромные объемы данных, собирая всю информацию в одном месте. На экране дашборда вы можете увидеть все: от диаграмм и графиков до конкретных чисел и процентов, которые отражают реальные показатели вашего бизнеса.

Дашборды не только собирают информацию, но и делают её понятной и доступной благодаря своему удобному интерфейсу. Это аналитическая панель, где можно взаимодействовать с огромным объемом данных, которые постоянно обновляются. Дашборд автоматически обрабатывает всю информацию, сравнивает показатели и представляет их в виде красивых и понятных графиков и диаграмм, точно настроенных под ваши нужды.

Представьте, что вы управляете огромной розничной сетью. Вам нужно ежедневно следить за продажами, уровнем запасов и эффективностью рекламных кампаний. Зачем перебирать тома отчетов, если можно взглянуть на дашборд? На нем все необходимые данные отображаются через наглядные графики: линии продаж подскакивают вверх или падают вниз, цветные маркеры показывают запасы товаров, а эффект от рекламы виден на диаграммах.

Примеры дашбордов:

Чтобы точно понять, что такое дашборд, вспомните сцену из научно-фантастического фильма, где командный центр космического корабля оборудован огромными экранами, с мгновенно обновляющейся критически важной информацией. Эти экраны — это не что иное, как дашборды, показывающие все: от навигационных данных до состояния систем корабля и возможных угроз извне.

Или представьте дашборд торговой платформы, где трейдеры в реальном времени наблюдают за движением цен на акции, валюты и другие активы. Вся информация обновляется каждую секунду, позволяя мгновенно реагировать на любые колебания рынка.

Более знакомый пример — это приборная панель автомобиля. Она показывает скорость, уровень топлива, температуру двигателя и предупреждает о возможных проблемах, обеспечивая безопасность и комфорт во время вождения.

В офисах по всему миру дашборды стали неотъемлемой частью работы. Они помогают руководителям в реальном времени отслеживать всё: от продаж и уровня запасов до производительности персонала и использования ресурсов. Все эти данные представлены в удобной визуальной форме, что упрощает управление бизнесом и помогает принимать обоснованные решения.

Зачем нужны дашборды и кому они могут быть полезны

Дашборды пригодятся в любой ситуации, когда нужно быстро и наглядно увидеть информацию. Хотите проверить обменные курсы нескольких валют? Узнать, какую долю занимает электронная коммерция в мировой торговле, или посмотреть это в форме круговой диаграммы? Или, может быть, вас интересует динамика цен на жилье в вашем городе? А как насчет текущих трендов в использовании социальных медиа? Всё это можно легко увидеть на одном экране. Забудьте о беготне за данными или сложностях с экспортом отчетов в Excel. Просто откройте ссылку, и все необходимые данные будут перед вашими глазами. Вот причины, для чего дашборды могут быть полезны:

1. Улучшить принятие решений. Дашборды предоставляют мгновенный доступ к ключевым бизнес-показателям, позволяя пользователям принимать обоснованные решения, основанные на данных, а не на интуиции. Например, маркетологи могут видеть, какие рекламные кампании приносят наибольшую прибыль, и в реальном времени корректировать бюджеты для увеличения ROI (возврат инвестиций).

2. Экономить время. Дашборды автоматически собирают и организуют данные из множества источников, представляя всю нужную информацию на одном экране. Раньше аналитикам приходилось тратить часы на сбор данных для отчетов для ежемесячных совещаний. С дашбордами, обновляющимися автоматически, они могут сфокусироваться на анализе, а не на рутинной подготовке.

3. Быстро реагировать на изменения — ключ к успеху в динамичной среде. Например, менеджеры по логистике используют дашборды для мониторинга транспортных средств и грузов в реальном времени. Это позволяет им видеть местоположение транспорта и быстро реагировать на задержки или неожиданности.

4. Мониторить производительность. Дашборды позволяют непрерывно следить за ключевыми показателями эффективности (KPI) и оценивать, как идут дела в различных процессах или операциях. Например, HR-менеджеры через дашборды отслеживают KPI своих команд, что дает им возможность оперативно анализировать результаты работы сотрудников, уровень их удовлетворенности и эффективность проведенных обучений.

5. Улучшить коммуникации. Визуальные дашборды делают общение между отделами и сотрудниками более эффективным. Они предоставляют единый вид на данные, что способствует лучшему обмену информацией. На дашбордах видно все: от статусов текущих проектов до сроков выполнения задач и ответственных за операции. Все сразу понимают, что происходит с проектом.

6. Упростить жизнь. Дашборды могут помочь каждому в повседневной жизни, будь то отслеживание личных финансов, здоровья или учебного прогресса. Например, приложение для учета расходов может показывать, сколько и на что вы тратите, и давать советы по экономии. Или если вы используете приложение «Здоровье», чтобы узнать, достигли ли вы цели в 10 000 шагов за день — и это тоже дашборд.

Виды дашбордов

Дашборды созданы для того, чтобы ответить на все вопросы и помочь принять правильное решение в мире сложных процессов и операций. Их можно использовать на всех этапах деятельности: начиная с анализа текущих данных для быстрых решений и заканчивая стратегическим планированием на будущее. Вот основные виды дашбордов в зависимости от временных рамок их применения:

Отличия дашбодов от других инструментов отчетности

Фактически, любая диаграмма, график или отчет в Excel, даже цифры на папирусе, могут считаться дальними родственниками дашборда. Все они визуализируют данные, помогают анализировать и принимать решения. Однако, в отличие от дашбордов, они обычно фиксируют информацию за определенный период, как, например, годовой отчет, который отображает прошлогоднюю деятельность и финансовые результаты компании.

Дашборд же — это динамический отчет, который позволяет отслеживать ключевые показатели в реальном времени и мгновенно реагировать на изменения.

Чем еще дашборд отличается от других инструментов отчетности:

1. Дашборды часто содержат интерактивные элементы, такие как фильтры, переключатели и контролы прокрутки, что дает пользователям возможность настраивать отображаемые данные.
2. Они используют сложные графические представления, включая тепловые карты и комплексные графики, что позволяет компактно и понятно демонстрировать большие объемы данных.
3. Современные дашборды доступны через веб-браузеры и мобильные приложения, что дает возможность менеджерам и командам иметь доступ к данным в любом месте и в любое время.

Как создать свой дашборд?

Существует множество готовых программ и приложений для создания дашбордов, но что если ни один из доступных вариантов не соответствует вашим требованиям? В таком случае, можно разработать собственный дашборд. Хотя это может показаться сложной задачей, на деле всё начинается с нескольких простых шагов:

Первым делом вам нужно определиться с целью создания дашборда. Для чего он вам? Например, вы хотите отслеживать ежедневные, еженедельные или ежемесячные объемы продаж и сравнивать их с предыдущими периодами? Может быть, вам нужно контролировать уровни запасов, анализировать эффективность рекламных кампаний, следить за доходами и расходами или оценивать выполнение планов по отделам или отдельным сотрудникам? Ясная цель поможет вам понять, какие данные вам необходимы и как их лучше всего организовать

Данные на дашборде: какие и откуда?

Следующий шаг — это выбор источников данных, который напрямую связан с тем, кто и как будет использовать эту информацию.

На этом этапе важно определиться, кому именно дашборд предназначен и какие данные необходимы для анализа. Задайте себе несколько ключевых вопросов:

1. Кто будет использовать дашборд — директор, руководитель отдела продаж, маркетолог, аналитик?
2. Какие данные необходимы этому пользователю для принятия решений?
3. Где хранятся эти данные и насколько часто они обновляются?
4. Как часто требуется обновлять информацию в дашборде и проводить анализ?
5. Как будет использоваться информация: на компьютере, смартфоне, или понадобится включить её в презентацию?

Ответы на эти вопросы помогут вам понять, какие базы данных и источники информации должен анализировать ваш дашборд.

Важно помнить, что дашборд должен быть простым и ясным: лучше меньше, да лучше. Основные показатели стоит разместить на главном экране, а более детальную информацию — в раскрывающихся элементах.

Данные для дашборда могут поступать из различных источников в зависимости от ваших целей и аналитических нужд. Вот некоторые из основных источников:

Внутренние источники данных:

1. Базы данных: могут быть как реляционными (например, MySQL, PostgreSQL, Oracle), так и NoSQL (например, MongoDB, Cassandra).
2. Системы CRM: системы по управлению взаимоотношениями с клиентами, такие как Salesforce или Microsoft Dynamics, предоставляют данные о клиентах, продажах и маркетинговых кампаниях.
3. Системы ERP: Системы планирования ресурсов предприятия, такие как SAP или Oracle ERP, предоставляют данные о производстве, финансах и логистике.

Внешние источники данных:

1. API: Сервисы, такие как социальные сети (Twitter, Facebook) или финансовые службы (Bloomberg, Thomson Reuters), предоставляют доступ к данным через API.
2. Публичные наборы данных от правительственных органов, исследовательских институтов и других организаций.

Системы отслеживания:

1. Веб-аналитика: Инструменты, такие как Google Analytics, предоставляют данные о трафике веб-сайтов, взаимодействии пользователей и эффективности онлайн-кампаний.
2. Мониторинг производительности: Инструменты мониторинга серверов, сетей и приложений, такие как Zabbix или Nagios, могут предоставлять данные о состоянии ИТ-инфраструктуры.

Ручной ввод данных:

10 Инструментов и сервисов для создания дашборда

1. Google Таблицы

Google Таблицы — это бесплатный облачный сервис, предназначенный для создания и редактирования электронных таблиц. Этот инструмент обеспечивает визуализацию данных, поддерживает многопользовательский доступ, интегрируется с аналитическими системами, автоматически сохраняет данные и предоставляет историю их изменений. Также пользователи могут воспользоваться дополнениями из Google Workspace Marketplace и совместимостью с Excel.

Например, мы используем Google-таблицы для создания дашборда по отслеживанию показателей трафика веб-сайтов

Пример визуализации данных о трафике на сайт в Google-таблице

2. Microsoft Excel

Microsoft Excel обладает схожими с Google Таблицами функциями для работы с электронными таблицами, но этот инструмент предлагает ряд преимуществ:

1. Поддержка сценариев и макросов для автоматизации задач;
2. Высокая производительность при обработке больших объемов данных;
3. Расширенные возможности для визуального представления данных;
4. Больший выбор сторонних модулей, расширяющих функциональность дашбордов.

3. Яндекс.Метрика

Яндекс.Метрика — это бесплатный инструмент аналитики, который позволяет оценивать посещаемость сайта и анализировать поведение пользователей. Сервис предоставляет отчеты по различным показателям, карты кликов и скроллинга, отслеживает звонки пользователей, а также обеспечивает функции, такие как тепловые карты, вебвизор, отслеживание рекламных кампаний и продвинутую отчетность с возможностями сегментации и сводной статистики.

4. Google Analytics

Google Analytics — это бесплатный инструмент для анализа веб-трафика, предоставляющий подробную статистику о посетителях сайтов. Он активно используется для отслеживания таких ключевых метрик как Acquisition (привлечение трафика), Behavior (поведение пользователей) и Conversions (конверсии). Кроме того, сервис анализирует скорость загрузки страниц, эффективность рекламных кампаний, частоту и продолжительность посещений, а также распространение контента через репосты.

5. Google Data Studio

Google Data Studio — это облачная платформа для создания интерактивных отчетов и дашбордов, предоставляющая бесплатный доступ к различным источникам данных. Платформа позволяет публиковать коннекторы и шаблоны отчетов, подключаться к одному из 800 наборов данных или разрабатывать собственные коннекторы с открытым кодом. Также доступны готовые шаблоны для визуализации и возможность создавать персонализированные отчеты.

6. Tableau

Tableau — это передовое профессиональное приложение для создания дашбордов, позволяющее проводить качественный анализ данных из разных источников в интерактивной форме и в режиме реального времени. Простота интерфейса Tableau делает его удобным для работы с большими объемами данных, облегчая визуализацию данных без необходимости изучения сложных инструкций. Встроенные системы машинного обучения, возможности сбора актуальной статистики и поддержка ввода данных на естественном языке усиливают функциональность этого инструмента.

7. Klipfolio

1. Дашборд должен быть сфокусирован на основных показателях, важных для его функциональности. Избегайте перегрузки ненужной информацией.
2. Предоставлять пользователям возможность взаимодействовать с данными, например, изменять периоды времени или применять фильтры. Это увеличит гибкость и практичность дашборда.
3. Обеспечить интуитивно понятный и удобный в использовании дизайн дашборда, чтобы пользователи могли без труда находить необходимые данные. Избегайте излишней визуальной перегрузки.
4. Использовать типы диаграмм и графиков, которые лучше всего передают нужные данные. Например, графики временных рядов эффективны для демонстрации динамики, а круговые диаграммы хороши для отображения составляющих.
5. Гарантировать доступность дашборда для всех заинтересованных сторон на разных устройствах и платформах.
6. Убедиться, что данные на дашборде постоянно обновляются, чтобы всегда предоставлять актуальную информацию.
7. Дашборды должны адаптироваться к изменениям в бизнес-процессах и потребностях пользователей. Регулярно собирайте отзывы от пользователей для улучшения функциональности и удобства дашборда.