Запущенный бухучёт: как понять масштаб проблемы и что делать

Запущенный учёт обнаруживается обычно не сам по себе, а в момент, когда нужна достоверная отчётность: пришло требование от инспекции, началась проверка, банк запросил документы для кредита, готовится сделка с долей. Хорошая новость в том, что это конечный объём работы: его можно измерить, оценить и закрыть. Разберём, как оценить состояние учёта, что установлено в законе об ответственности и в каком порядке восстанавливать данные.

Признаки, по которым оценивают состояние учёта

Не всякий беспорядок означает восстановление. Проверьте по списку:

1. Нет части первичных документов: договоров, актов, накладных, счетов-фактур — они отсутствуют или лежат неразобранными.
2. Данные учёта не сходятся с банком. Остатки по расчётному счёту в программе и по выписке различаются.
3. Отчётность сдавалась с нулями или «примерно», хотя деятельность велась.
4. Не подписаны акты сверки с контрагентами — иногда за несколько лет.
5. Сальдо единого налогового счёта (ЕНС) не совпадает с представлениями компании о своих обязательствах.
6. Никто не может объяснить, из чего сложилась конкретная цифра в отчёте.
7. Учёт вёлся в таблице, а программа заполнялась только под сдачу отчётности.

Три и более совпадения — повод говорить не о наведении порядка, а о восстановлении учёта.

Коротко об ответственности

Об ответственности здесь имеет смысл говорить конкретными суммами, а не общими словами. Основных норм две.

Ст. 120 НК РФ — грубое нарушение правил учёта доходов, расходов и объектов налогообложения. К грубому нарушению кодекс относит отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учёта, а также систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение операций.

Ст. 15.11 КоАП РФ — грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту. Это ответственность должностного лица, то есть персональная, а не расходы компании.

Отдельно стоит знать ещё один факт: отсутствие или искажение документов бухгалтерского учёта — одно из оснований для привлечения контролирующих лиц к субсидиарной ответственности при банкротстве. Это норма закона о банкротстве, и она работает независимо от налоговых штрафов.

Кроме санкций есть прямой финансовый эффект: расходы, которые нечем подтвердить, при проверке снимают. Налоговая база увеличивается, налог доначисляют, на недоимку начисляются пени за каждый день просрочки. Как правило, именно доначисления, а не штрафы, составляют основную сумму.

Что делать: порядок действий

1. Не сдавать очередную отчётность в прежнем режиме

Логичный импульс — быстро закрыть текущий период и разбираться потом. Это добавляет ещё один слой недостоверных данных к уже имеющимся и увеличивает объём последующего восстановления.

2. Провести диагностику и определить глубину

Нужно ответить на три вопроса: за какой период восстанавливать, какого объёма документов не хватает и где расхождения с данными ФНС и банка. Отправные точки — сверка с инспекцией (состояние расчётов и сальдо ЕНС), банковские выписки за весь период, сданная отчётность.

Глубина восстановления обычно определяется двумя вещами: сроками хранения документов и периодом, который может охватить налоговая проверка. Восстанавливать учёт «с момента основания компании» чаще всего не требуется.

Не понимаете, за какой период и в каком объёме придётся восстанавливать учёт? Начните с диагностики: сверка с ФНС, выписки и сданная отчётность дают достаточно данных, чтобы оценить объём работы и стоимость до начала проекта. Специалисты Аванти проводят такую диагностику и по её итогам называют конкретный перечень работ.

3. Собрать документы из доступных источников

Значительная часть данных восстанавливается без участия прежнего бухгалтера:

1. банковские выписки — запрашиваются в банке за весь нужный период;
2. дубликаты документов от контрагентов — договоры, акты, накладные, счета-фактуры запрашиваются письмами, большинство партнёров идёт навстречу;
3. данные электронного документооборота (ЭДО) — там сохраняются подписанные документы;
4. личный кабинет налогоплательщика — сданная отчётность, состояние расчётов;
5. отчёты оператора фискальных данных (ОФД) по онлайн-кассам — по розничной выручке.

4. Восстановить регистры и пересчитать обязательства

Дальше идёт техническая часть: занести операции в базу, свести остатки, пересчитать налоги и взносы, сформировать корректные регистры бухгалтерского и налогового учёта.

5. Сдать уточнённые декларации и закрыть недоимку

Если по итогам восстановления выявлена недоимка, её лучше уплатить вместе с пенями до того, как нарушение обнаружит инспекция: НК РФ связывает освобождение от штрафа с добровольным уточнением и уплатой налога и пеней до выявления нарушения налоговым органом. Пени при этом начисляются за каждый день просрочки, поэтому промедление увеличивает итоговую сумму.

От чего зависит стоимость восстановления

Стоимость определяется объёмом работы, а не фиксированным «прайсом за месяц». На неё влияют:

1. период восстановления — месяцы или годы;
2. количество операций — десять платежей в месяц и триста в месяц это разные проекты;
3. система налогообложения — общая система с НДС трудозатратнее упрощёнки;
4. наличие сотрудников — добавляются расчёт зарплаты, взносы, кадровые документы;
5. сохранность документов — сколько придётся запрашивать заново;
6. объём отчётности к пересдаче — какие декларации и за какие периоды.

Поэтому корректная оценка начинается с диагностики. Сумма, названная по телефону без анализа состояния дел, обычно означает, что объём работы позже пересмотрят.

Как не оказаться в этой ситуации снова

1. Контролируйте передачу дел при смене бухгалтера. Уход специалиста — самый частый момент, когда учёт перестаёт быть достоверным: дела не переданы, доступы утеряны, база не выгружена. Что именно нужно забрать и проверить при увольнении бухгалтера, разбирали в отдельном материале.
2. Сверяйтесь с налоговой не реже раза в квартал. На сверке расхождения видны, пока они небольшие.
3. Требуйте не факт сдачи отчётности, а объяснимые цифры. Если никто не может показать, из чего сложился результат, учёт ведётся формально.
4. Организуйте системное хранение первички. Восстановление документов — самая дорогая часть работы по восстановлению учёта.

Главное

Запущенный учёт — измеримый объём работы. Ответственность за него описана конкретными нормами: ст. 120 НК РФ (10 000 / 30 000 ₽, либо 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 ₽) и ст. 15.11 КоАП РФ (5 000–10 000 ₽ на должностное лицо, при повторном нарушении — до 20 000 ₽ или дисквалификация). Основные же суммы обычно возникают не из штрафов, а из доначислений по неподтверждённым расходам.

Первое действие — диагностика: определить период, объём недостающих документов и расхождения с данными ФНС и банка. Дальше становится понятен и план работ, и его цена.

Аванти восстанавливает бухгалтерский и налоговый учёт за прошлые периоды: собираем документы из доступных источников, пересчитываем обязательства, готовим и сдаём уточнённую отчётность. Начинаем с диагностики — чтобы вы понимали объём и стоимость до старта работ.

Материал подготовлен при поддержке экспертов бухгалтерского аутсорсинга «Аванти» (Санкт-Петербург).