ИВЕНТОПОЛИС: Как готовить мероприятие в условиях неопределенности: 5 принципов, которые помогут сохранить событие и репутацию
1. Планировать нужно не одно событие, а три
Самая распространенная ошибка организаторов заключается в том, что они готовят единственный сценарий проведения мероприятия. Такой подход работал в период относительной стабильности, однако сегодня он создает дополнительные риски.
В компании ИВЕНТОПОЛИС каждый крупный проект проектируется сразу в трех версиях: оптимистичной, базовой и кризисной. Для каждой версии заранее определяются бюджет, подрядчики, технические решения и коммуникационный план. Это позволяет не принимать решения в состоянии стресса, а переходить на заранее подготовленный сценарий.
Практика показывает, что наличие нескольких рабочих моделей значительно снижает вероятность отмены мероприятия даже при серьезных изменениях внешних условий.
2. Определить элементы,
которыми нельзя жертвовать
При сокращении бюджета многие организаторы начинают экономить на ключевых составляющих события. В результате мероприятие формально проводится, но теряет свою ценность для участников.
Чтобы избежать подобной ситуации, необходимо заранее определить ядро проекта. Обычно к таким элементам относятся безопасность гостей, качество контента, работа ключевых спикеров, техническая надежность и коммуникация с участниками.
Все остальные статьи расходов могут корректироваться в зависимости от ситуации. Такой подход позволяет сохранить главное даже при серьезных ограничениях.
3. Создать антикризисный протокол до возникновения кризиса
Когда проблема уже произошла, времени на разработку алгоритмов практически не остается. Именно поэтому антикризисный протокол должен создаваться на этапе подготовки мероприятия.
В него входят распределение ролей внутри команды, порядок информирования участников, список резервных подрядчиков и сценарии принятия решений.
Во время одного из наших проектов необходимость запуска резервного сценария возникла менее чем за сутки до начала мероприятия. Благодаря заранее распределенным зонам ответственности команда смогла перестроить работу без потери качества и сохранить большую часть аудитории.
4. Использовать договоры
как инструмент управления рисками
Многие организаторы уделяют большое внимание программе мероприятия и значительно меньше внимания юридической подготовке проекта. Однако именно договоры часто становятся главным инструментом защиты бизнеса.
Особое внимание следует уделять условиям переноса мероприятия, возврата денежных средств, замены подрядчиков и распределения ответственности между сторонами.
Чем подробнее прописаны механизмы действий в нестандартных ситуациях, тем меньше вероятность конфликтов и финансовых потерь.
5. Коммуникация важнее
идеальности
Участники готовы принять перенос мероприятия, изменение площадки или корректировку программы. Намного хуже они воспринимают отсутствие информации.
Поэтому в кризисной ситуации важно придерживаться трех правил:
- оперативно сообщить о проблеме;
- объяснить причины изменений;
- показать конкретный план действий.
На практике именно открытая коммуникация позволяет сохранить доверие аудитории даже в сложных обстоятельствах. Более того, в некоторых случаях прозрачность и честность помогают укрепить репутацию компании сильнее, чем идеально проведенное мероприятие.
Вывод
Современный организатор работает в условиях постоянных изменений, поэтому главным критерием профессионализма становится не способность избежать всех проблем, а готовность быстро и эффективно на них реагировать. План Б перестал быть запасным вариантом и превратился в обязательный элемент управления любым серьезным событием. Чем раньше команда начинает готовиться к различным сценариям развития событий, тем выше вероятность сохранить не только мероприятие, но и доверие аудитории.