Нет времени объяснять! Андрей Артемьев о том, как запустить корпоративное издание за 2 недели

Первый день работы руководителем по коммуникациям я начал с совещания Совета директоров. В компанию я пришел не зеленым «только с ветки» пиарщиком, но практики выпуска издания для коллектива численностью почти 800 человек у меня не было.

Топ-менеджмент мгновенно определил приоритет внутрикома: запустить корпоративное издание. Пришел я в понедельник 28 мая, а к 8 июня первый номер газеты или журнала (кстати, как мы его назовем?) должен был выйти.

С чего начать, о чем писать

Совет директоров обрисовал задачи: для чего заводу издание, и какие темы должны быть в первом номере.

1. Рассказываем о жизни завода и Группы предприятий.
2. Поддерживаем корпоративную культуру.
3. Мотивируем коллег на постоянные улучшения.
4. Делимся социальными и благотворительными проектами.

Параллельно с подготовкой нового издания я начал выяснять, что же было «До». Настораживало, что о прошлых выпусках говорили с пренебрежением. Это пугало — я должен был найти предыдущие выпуски и понять, как «не надо», чтобы не повторять ошибок предшественников.

За два дня коллеги все же отыскали в папках то, что выпускалось ранее. Люди писали немножко от себя и о себе: в одном из номером я нашел обзор культурно-развлекательных мест города. Кто-то публиковал стихи собственного сочинения.

Недостатки были понятны:

1. Из-за отсутствие структуры информация доносилась бессистемно.
2. Не определена аудитория: зачем и для кого издание (пару выпусков почему-то писали для менеджмента, в формате отчета и языком полным канцеляризмов).
3. Нет редакционной политики, т.е. закрепленных правил выпуска.
4. Самое главное — не было ответственного человека.

Два вечера подряд я штудировал профессионалов в сети: кто-то же выпускал корпоративные издания до меня? К счастью, коллеги по опасному коммуникационному бизнесу охотно делились опытом в Интернете.

Редколлегия — совещательный орган, участвующий в создании газеты журнала или СМИ. Состав первой редколлегии я собрал в голове, а главным редактором назначил себя.

Редакторов разделов помогли мне выбрать директора. Они определили руководителей ключевых областей: тех, кто может помочь с информацией. Кстати, они до сих пор снабжают меня фактурой и приносят «горячие» темы.

Вообще мотивированность менеджмента многое значит: как минимум, она позволит вам не выгореть. Из приятных «мелочей» — вы сможете получить согласование издания в день выпуска даже в самые занятые для руководства периоды.

Я разослал рекомендованным сотрудникам письма с представлением, кто я такой, и запросом информации, а для верности в копию поставил директора.

Аудитория — кто читает?

На первом же совещании мы решили, что основная аудитория газеты — сотрудники компании, наши семьи, плюс коллеги из офисов продаж. Стиль изложения выбрали максимально доступный и демократичный, без канцеляризмов и официальных оборотов, в то же время необходимо было сохранить и правильно использовать термины ,присущие отрасли.

Наружу (в соцсети или на официальный сайт) выкладывать издание мы не решились и постановили публиковать Вестник только на внутренних ресурсах.

Верстаю большую часть в редакторе Word, навыков хватает, ответственную графическую часть — титул и страницы с большим содержанием иллюстраций отдаю дизайнерам, чтобы выдержать корпоративный стиль.

В каком формате выпускать: нужны ли полосы и глянец?

От идеи широкоформатного «газетного» вариант или глянцевого издания журнального типа мы отказались. Во-первых — дорого, во-вторых, в нашем городе типографии не было, а ближайшая находилась в 50 киломерах и была перегружена заказами районных малотиражек.

Было решено делать amateur-вариант — цветная двусторонняя печать на А4, скрепленная степлером. Быстро, дешево, эффективно.

После сбора информации — верстка. Это одна из самых трудоемких задач, она занимает пару рабочих дней с отвлечением на другие дела.

Верстаю большую часть в Word, навыков хватает, плюс это удобно: правлю или добавляю прямо в доке, ответственную графическую часть — титул и страницы с большим содержанием иллюстраций — отдаю дизайнерам, чтобы выдержать корпоративный стиль. Затем перевожу все в .pdf.

Вы не рефлексируйте, вы распространяйте...

Вестник публикуется в двух версия: цифровой и бумажный. Цифровая преобладает, но я все равно распечатываю около 30 экземпляров для сотрудников производств, у которых нет доступа к почте, и гостей завода.

Digital-версию размещаю на корпоративном портале. Его аудитория — 850 читателей, из которых 300 могут скачивать номер прямо с рабочего места или корпоративного смартфона.

Схема размещения такая: я публикую новость на внутреннем корпоративном портале, и в ее теле размещаю ссылку на .pdf с вестником.

Дополнительно делаю рассылку по электронной почте «Всем» со ссылкой на новость.

Бумажные распечатки в ближайшие ко мне кухни разношу я, а в главном офисе, куда приходят гости и клиенты, о раскладке заботятся секретари.

Из-за того что завод протяженный, раскладку по участкам делегировали руководителям производств.

Это облегчило мне работу и заодно добавило вовлеченности. Одно дело, когда «веселые картинки» заносит в цеховую кухню парень из офиса и другое дело — родной начальник.

Неделя № 1: выбираю рубрики

После того как мы определили формат, я предложил набор тем. С тех пор он незначительно изменялся и дополнялся. Ниже я прокомментирую и проиллюстрирую каждую рубрику.

1. Вступление
2. Производство и инвестпроекты
3. Вакансии, новые сотрудники и юбиляры
4. Безопасность и охрана труда
5. Инновации и рацпредложения
6. Благотворительность и «социалка»
7. Интервью с коллегой

Неделя № 2: структура и сбор фактуры

1. Вступление

В Совет директоров нашего завода входят четыре профильных руководителя: финансы, техника, логистика и продажи. Слово на первой полосе необходимо дать каждому, но в один номер сложно упаковать четыре подхода.

Я поделил двенадцать месяцев на четыре и получилось, что каждый директор сможет опубликовать личное вступление трижды в год. Это всех устроило, и так продолжается по сей день. Если директора читают мою статью — спасибо, что находите время!

2. Производство и технические проекты

После вступления делимся финансовыми и производственными результатами предприятия. Сколько мы продали, произвели и доставили клиентам. Это страница, за которой пристально наблюдают коллеги с производства, отделов продаж и логистики, финансов.

3. Вакансии, новые сотрудники и юбиляры

В этом разделе сообщаю о новичках, вканасиях, программах от HR для сотрудника: ДМС, плюшках — и о юбилярах.

Нашу компанию отличает трепетное отношение к персоналу. Я еще помню, как мой дедушка больше 30 лет проработал на одном заводе, но не предполагал,что эта традиция еще осталась.

Мне все чаще попадаются 15-летние юбиляры, а на соседнем заводе есть и «20-летние коллеги». Чем хорош «юбилейный» раздел — это готовый инфоповод и намек на интересного собеседника-ветерана. Не каждый раз встретишь человека, отдавшего десятки лет жизни одному работодателю без привязанной к батарее ноги. Я сам на ЭГГЕР уже шесть лет и — лояльность это про нас.

4. Безопасность и охрана труда

Девиз нашей компании: Safety First, безопасность прежде всего. После экономических результатов месяца и представлениях новых сотрудников идет информация по охране труда. Это одновременно и легкая, и сложная в написании рубрика. Я сейчас говорю не только про свою компанию, но обобщаю опыт коллег, с которыми эту тему обсуждал.

Язык условного «безопасника» полон канцеляризмов и официальных оборотов. Не потому что сотрудник плохой, а потому что эти специалисты вынуждены отвечать на десятки официальных запросов и защищать нас, чтобы «не прилетело».

5. Инновации и рацпредложения

Наша компания любит применять технические новинки, а прогресс — одна из трех базовых ценностей нашей философии. На заводах действует программа инноваций, и каждый сотрудник может принять в ней участие, предложив идеи, направленные на совершенствование деятельности своей линии или улучшение условий труда, и получить за это поощрение.

По сути это повторение практики советского движения рационализаторов. Нашим рацианализаторам положена премия, а дополнительно в качестве поощрения я размещаю информацию об инновационных предложениях, и это здорово мотивирует коллег: им приятно видеть себя в заводской газете и показывать фото близким.

За четыре года на нашем заводе зарегистрировано уже больше 300 рацпредложений.

Если в вашей компании не платят за улучшения — попробуйте хотя бы публиковать сообщения о находчивых и активных сотрудниках. Не можете дать денег — дайте славу.

6. Благотворительность и «социалка»

Здесь все просто: собираете информацию о добрых делах вашей компании а еще лучше — коллегах добровольцах. Находите улыбчивое лицо и вуаля. Возможно улыбаться не захотят или теплых слов не найдут. Но тут все на вашем профессионализме.

К тому же, вы как PR-специалист так или иначе погружены в эту тему, и вас пригласят на открытие детского садика, нового детского кабинета или на субботник.

7. Интервью с коллегой

Эта часть издания наиболее любима сотрудниками — здесь они раскрываются и получают известность не как оператор линии или начальник отдела, а как доброволец, мотопутешественник, поисковик.

Успех этой рубрики на 90% зависит только от вас: остальное сделает выбранный вами герой. Конечно, поначалу будет сложно найти добровольцев, но есть и хорошая новость: с течением времени герои отыщутся сами. Уверен, в каждой компании, от стартапа до индустриального гиганта, есть открытые и позитивные сотрудники.

В то же время будьте аккуратны: не заводите себе любимчиков и не публикуйте дважды в год материал об увлечениях одной и той же общительной сотрудницы или активного инноватора.

Итак, «скелет» издания подготовлен, осталось обвязать его «мясом»: фактурой и материалом. Этим я был занят еще четыре дня.

Неделя № 2: поехали!

Утром 8 июня я отправил финальный вариант на согласование Совету директоров, получил пару правок, отработал их, вычитал еще раз, получил благословение и нажал «Сохранить» — первый номер был опубликован на корпоративном портале.

Следующий шаг — email-рассылка. Я написал небольшую подводку, разместил в ней ссылку на внутренний портал и нажал «Отправить». Письмо со ссылкой на Вестник ушло по 400+ адресам.

Это был фурор — на фоне нуля издание вызвало интерес сотрудников, и я получил десятки положительных отзывов. Были и отрицательные: в одном из первых номеров допустил ошибку в номере школы и фамилии коллеги-юбиляра. В обоих случаях мне донесли информацию очень вежливо, и я быстро все поправил.

Дальше я распечатал первый номер на цветном МФУ и принес на ближайшую кухню.

Вы запустили мартен

Если вы хотя бы раз выпустили внутреннее издание, прекращать выпуск уже нельзя: каждый месяц от вас будут ждать новый номер.

Считаете, что месяц это — слишком часто? Выпускайте раз в квартал или полгода, но не бросайте свою аудиторию и соблюдайте регулярность выпуска.

Время между первым и вторым номером я использовал, чтобы закрепить все, что сделал по наитию или советам из сети, в регламент или редакционную политику: как писать название компании, сколько страниц должно быть в издании, даты выхода и ответственных редакторов. О ее специфике для промпредприятий и как составить, стоит рассказать в отдельной статье.

«Андрей, а что про нас не напечатал» или как вы поймете, что все сделали правильно?

Резюмирую

1. Изучите предысторию и не отвергайте опыт предшественников, возможно, их наработки можно взять на вооружение.
2. Определите темы и рубрики, стоп-слова: о чем писать и о чем не писать. К примеру, я не пишу о политике или религии.
3. Сформируйте команду «добытчиков информации». Рабочий минимум: отдел кадров, руководитель с производства + охрана труда. Круто, если найдете кого-то активного сверх этой базы. При этом не раздувайте штат редакции.
4. Заранее продумайте, в каком виде будет выходить издание: только в цифре или печатном? Если в печатном, то в каком? Готова ли компания тратить несколько десятков тысяч на один номер, а вы — проводить бессонную ночь перед выпуском, вычитывая макет перед сдачей? Мой опыт говорит, что самая простая А4 отлично выполняет функции информирования.
5. Выпустили первый номер? Отлично. Теперь собирайте все и перекладывайте на бумагу, то есть формализуйте процесс: кто и до какого числа направляет вам информацию, сколько страниц и когда выпуск.
6. Спрашивать будут с вас! Но и подходить: «А напиши про наш отдел, мы вон чего сделали?!» — тоже будут к вам. Это приятно.

Вот образец, можете скачивать и попробовать сверстать первый номер для своей компании.

Запишите и пробуйте. Здорово, если мой опыт вам пригодится! Экспериментируйте, ищите что-то новое у себя, есть вопросы — пишите в мой телеграмм.

Пресс-секретарь компании ЭГГЕР в России Андрей Артемьев.