Что делать, если проект не успевает за дедлайнами: 3 способа построить диаграмму Ганта

Когда число активных проектов растет — следить за выполнением задач и распределением ресурсов становится сложно. Одни клиенты пишут в Телеграме, другие — в Вотсапе, а третьи — на почту. Если вовремя не зафиксировать сроки — замучаешься их потом искать. А еще и за исполнителями нужно проследить.

Удобнее, когда информация об этапах проекта, исполнителях и дедлайнах хранится в одном месте. Зашел — и сразу видишь, какие задачи должны быть закрыты сегодня. Простой способ это сделать — построить диаграмму Ганта, о чем расскажем в статье.

Чем диаграмма Ганта полезна в командной работе

Диаграмма Ганта — визуальное представление проекта, которое отображает сроки выполнения задач и их взаимосвязь. Вот как это выглядит:

Кроме задач и связей между ними, в диаграмме Ганта можно отмечать ответственных сотрудников и контрольные точки

Диаграмма Ганта поможет:

1. планировать проекты и отслеживать прогресс. Представьте, что компания получила нового крупного клиента и руководство построило планы по взаимодействию на полгода вперед. Понадобится система, в которой сотрудники будут отмечать выполненные задачи и видеть, как шаг за шагом приближаются к результату. Это поможет помнить о первоначальной цели и сохранить мотивацию.
2. управлять сроками. Мы часто переоцениваем свои способности. Говорим: «Да, я могу сделать это за пару часов», — а на самом деле тратим пять-шесть. На диаграмме Ганта можно разбить задачи на микрозадачи и оценить время, которое понадобится для их решения: не просто «написать отчет об исследовании», а набросать план, написать черновик, согласовать, отредактировать. Так вы лучше спланируете работу и сможете уложиться в сроки.
3. распределить обязанности. С помощью диаграммы Ганта легко отслеживать нагрузку членов команды. Распределяйте ее равномерно, иначе сотрудники не справятся с дедлайнами, начнут допускать ошибки в элементарных вещах и не смогут эффективно выполнять задачи.
4. облегчить коммуникацию. Диаграммой Ганта можно делиться: с руководителями проекта, членами команды и клиентами. Так все будут в курсе, на каком этапе находится проект, кто отвечает за конкретную задачу и какие потенциальные проблемы могут возникнуть.

Как создать диаграмму Ганта самостоятельно

Определите масштаб проекта. Прежде чем с головой окунуться в решение задач, выделите время, чтобы собраться с мыслями и наметить путь. Определите цели проекта, которых хотите достичь, а затем разбейте работу на более мелкие задачи — это позволит понять, сколько времени нужно заложить, чтобы точно успеть всё в срок.

Установите сроки для каждой задачи. Проект создается последовательно: сначала решаются одни задачи, потом — другие. Продумайте эту последовательность и расположите задачи на временной оси по хронологии — для этого можно использовать таблицы Excel, онлайн-платформы или просто рисунок от руки.

Добавьте взаимосвязи между задачами. Отметьте, какие задачи зависят друг от друга. Диаграмма Ганта предусматривает четыре типа связей:

• Окончание — Начало. Пока не закончится задача А, задача В не может начаться. Например, нельзя запустить рекламную кампанию, пока не сделаны рекламные материалы.

• Начало — Начало. Означает, что задачи А и В должны начаться одновременно: маркетолог может начать разрабатывать стратегию продвижения одновременно со сбором аналитических данных.

• Окончание — Окончание. Пока задача А не закончится, задача В не может считаться полностью выполненной. Например, тестировать программное обеспечение нужно до тех пор, пока в нем не останется багов, — эти две задачи должны завершиться одновременно.

• Начало — Окончание. Пока не начнется задача А, задача В не может завершиться. Редкий тип взаимосвязи, но встречается. Допустим, компания планирует начать пользоваться новой информационной системой. Старая система будет работать до тех пор, пока IT-отдел не запустит эту новую на каждом компьютере.

Как построить диаграмму Ганта на бумаге

Если поблизости нет компьютера или ноутбука, а расписать и запланировать все задачи хочется, постройте диаграмму Ганта от руки — понадобятся только бумага и карандаш.

Нарисуйте две оси: горизонтальную для времени и вертикальную для задач. Напротив каждой задачи проведите линию, которая будет обозначать продолжительность задачи. Если нужно — обозначьте взаимосвязи стрелками.

Построить диаграмму Ганта на бумаге просто, но так же просто потерять эту бумагу. Даже если этого не случится, постоянно носить ее с собой, чтобы вносить коррективы, будет неудобно Другое дело — если диаграмма Ганта хранится в телефоне или на компьютере.

Как построить диаграмму Ганта в Excel

Первый вариант: потратить время и создать с нуля самостоятельно.

Для этого сначала внесите в обычную таблицу данные: название каждой задачи, дату начала, дату завершения и продолжительность.

Вторым этапом создайте линейную диаграмму: выделите столбец «Дата начала» и на вкладке «Вставка» выберите линейчатую диаграмму с накоплением.

Дальше нужно отредактировать диаграмму: внести данные о длительности, настроить описание задач и прозрачность линий. Кликните правой кнопкой мыши на диаграмму, нажмите «Выбрать данные», а затем — «Выбор источника данных».

• Чтобы добавить длительность задач: кликнуть «Добавить», в окне «Изменение ряда» ввести название поля «Длительность», а в поле «Значение» выделить столбец, где указана продолжительность.
• Чтобы отображались названия задач: слева кликнуть на флажок «Дата начала», а справа — на кнопку «Изменить». Когда откроется окно «Подписи оси», выделить столбец с названиями задач.

• Чтобы линии стали прозрачными: кликните на любую синюю полоску правой кнопкой мыши, выберите «Формат ряда данных» → «Заливка и границы» → «Нет заливки» и «Нет линий».

Второй вариант: воспользоваться готовыми шаблонами — это бесплатно. Этот вариант проще, поскольку ничего не нужно настраивать самостоятельно.

Вот где можно найти шаблоны для Excel:

1. официальный сайт Майкрософт,
2. блог ClickUp,
3. TemplateLAB.

А вот — для гугл-таблиц:

1. официальный шаблон от Гугла,
2. блог Unito.

Как построить диаграмму Ганта онлайн

Онлайн-платформы для автоматизации рабочих процессов умеют строить диаграмму Ганта самостоятельно — достаточно ввести задачи и сроки их выполнения.

Например, в ПланФиксе построить диаграмму Ганта можно в три клика: «Задачи» → «Древовидный» → «Диаграмма Ганта»

Управлять проектами онлайн проще, чем обновлять таблицу в Excel вручную или искать очередной лист бумаги под дополнительные задачи, и вот почему:

Доступны всей команде в любое время. Можно подключить совместный доступ — тогда каждый член команды будет видеть актуальные изменения, добавлять свои задачи и следить за прогрессом.

Можно отследить связи между задачами. Диаграмма обновляется автоматически. Если на каком-то этапе проект задержится — последующие задачи тоже сдвинутся.

Можно сравнить с базовым планом. Выберите дату — и система покажет, насколько состояние задач совпадает с первоначальным планом. Помогает понять, в какие сроки можно ожидать сдачу проекта заказчику.

Можно просматривать с телефона. Чтобы проверить, какие задачи нужно сдать сегодня, не нужно вставать с кровати и идти включать компьютер — достаточно дотянуться до телефона. А еще проще — включить уведомления.

Как избежать ошибок при использовании диаграммы Ганта

Не перегружайте сотрудников задачами. Человек имеет только две руки и не может разорваться на части. Если поручить сотруднику пять проектов одновременно — он будет хвататься то за одну задачу, то за другую, а в итоге не сделает ничего. Еще и мотивацию потеряет, потому что придется работать днем и ночью — даже на выходных.

Устанавливайте реалистичные сроки. Быстро сделать крутой проект, отдать заказчику и выслушать восторги — звучит заманчиво. Однако на практике слишком короткие сроки для важных задач заставляют сотрудников нервничать и перерабатывать, а это плохо сказывается на эффективности команды. Поэтому всегда закладывайте два-три дня на случай непредвиденных задержек, это поможет избежать проблем со сроками и сохранить качество работы.

Регулярно обновляйте диаграмму в ходе проекта. Проекты всегда меняются: добавляются новые задачи, смещаются сроки. Нельзя построить диаграмму Ганта в самом начале и больше к ней не прикасаться. Введите правило: вносить правки хотя бы раз в неделю. Так члены команды и клиенты будут располагать актуальной информацией о том, на каком этапе находится проект.

Коротко о диаграмме Ганта

1. Диаграмма Ганта — график, который помогает контролировать сроки выполнения задач и степень нагрузки каждого члена команды.
2. Диаграмму Ганта можно нарисовать на бумаге или создать в Excel, но удобнее всего использовать онлайн-платформы — от вас потребуется только список задач и сроки, остальное система сделает самостоятельно.
3. Не перегружайте сотрудников задачами, устанавливайте реалистичные сроки и регулярно обновляйте диаграмму Ганта. Так команда может отслеживать свой прогресс и сохранять мотивацию, а клиенты — понимать, на каком этапе находится проект.