Кейс по “Май-Брендс”: как мы реализовали переход с “1С:ЗУП КОРП 2.5” на “1С:ЗУП КОРП 3.1” в крупной компании

«Май-Брендс» — один из крупнейших и наиболее значимых игроков на российском рынке продажи чая и кофе. Компания входит в топ лидеров отрасли, занимая 20% доли рынка в категории «чай».

Продукция «Май-Брендс» представлена не только на российском рынке, но и более десяти странах мира, включая Ближнее зарубежье, Ближний Восток и этнические рынки. В каталоге представлено свыше 300 наименований продукции, которая в полном объеме удовлетворяет спрос на рынке.

В компании трудятся профессиональные титестеры и каптестеры — эксперты, создающие уникальные купажи, придающие продукции неповторимый вкус и аромат.

Производственные мощности оснащены современным оборудованием, соответствующим международным стандартам, а приверженность принципам устойчивого развития и бережливого производства позволяет компании быть настоящим примером экологической ответственности.

Как обстояла ситуация до внедрения

До начала проекта по автоматизации на базе инструментов «1С» компания «Май-Брендс» использовала программу 1С:ЗУП (Зарплата и Управление Персоналом КОРП ред. 2.5) для решения своих задач в области управления персоналом и расчета заработной платы.

Однако со временем система перестала соответствовать растущим требованиям бизнеса. Увеличение масштабов компании, расширение географии поставок и усложнение внутренних процессов привели к необходимости автоматизации ключевых блоков — управления персоналом, расчета заработной платы и учета кадров. Все это повлияло на решение руководства «Май-Брендс» перейти на новое многофункциональное программное обеспечение «1С».

В качестве решения был предложен переход с версии «1С:ЗУП КОРП 2.5» на более современную версию «1С:ЗУП КОРП 3.1». Отметим, что данная программа отлично соответствует функциональным требованиям и специфике деятельности заказчика. Новая версия имеет расширенный функционал, который включает в себя блоки для управления ключевыми процессами: KPI, кадровое планирование, финансовый учет, медосмотры, ДМС и охрану труда.

Решение проблемы

Одной из первостепенных целей внедрения стало обеспечение стабильной работы отдела кадров и расчета заработной платы, учитывая все методологические особенности компании. Также необходимо было автоматизировать интеграцию новой базы данных с ключевыми внешними системами, такими как «БИТ Финанс», «Битрикс24», «Dax», «Академия МАЙ», «IDM», «Май Assistant» и управление производственными процессами.

Важным приоритетом внедрения современной версии «1С:ЗУП КОРП 3.1» было получение корректной отчетности для государственных органов. Помимо этого, потребовалось настроить системы кадрового планирования и финансового учета в целях оперативного формирования и анализа информации о фактических и планируемых затратах.

Также стояла задача автоматизировать учет корпоративной мобильной связи и транспорта, что позволило бы обеспечить корректное распределение данных затрат в бухгалтерской системе.

Еще одной важной задачей была автоматизация процессов обучения сотрудников и их интеграция с информационной системой «Академия МАЙ» для повышения прозрачности и эффективности управления развитием персонала.

Ключевые задачи, которые стояли перед проектной командой «1-й Советник»

Проект по автоматизации бизнес-процессов в компании «Май-Брендс» состоял из нескольких ключевых этапов, каждый из которых был направлен на достижение конкретных результатов и улучшение работы всех подразделений компании.

Этап 0. Предпроектное обследование (февраль 2023 — апрель 2023).

Команда проекта детально изучила существующие бизнес-процессы компании, провела интервью с ключевыми сотрудниками, проанализировала используемые внешние отчеты, доработки и интеграции. Важной частью работ стала тестовая миграция данных и моделирование текущих процессов в новой системе «1С:ЗУП». Были проведены демонстрации новых возможностей и согласованы методики работы.

Этап 1. Разработка, настройка (май 2023 — декабрь 2023).

Основные работы по внедрению новой версии 1С:ЗУП включали параллельные доработки функционала, создание интеграций с внешними системами (в общей сложности 8), а также доработку правил миграции данных. Была произведена настройка прав доступа и ролей пользователей в системе. Важной частью этапа стало обновление конфигурации до последнего релиза для обеспечения соответствия современным требованиям.

Этап 2. Подготовка к опытно-промышленной эксплуатации (ноябрь 2023 — декабрь 2023).

На данном этапе проводилось полное тестирование новой системы «1С:ЗУП», внесение доработок по замечаниям пользователей и подготовка базы данных к эксплуатации. В новой программе были настроены обмены и интеграции с внешними системами. А для сотрудников компании проведено обучение с последующей аттестацией, чтобы обеспечить уверенную работу в новой системе.

Этап 3. Опытно-промышленная эксплуатация и отладка блока финансового учета (январь 2024 — август 2024).

На заключительном этапе система «1С:ЗУП КОРП 3.1» была запущена в реальной эксплуатации, обеспечивалась своевременная поддержка пользователей, оперативно устранялись замечания и выполнялись критичные доработки, выявленные в процессе работы пользователей с новой системой. Были проведены глобальные доработки по финансовому учету для получения оперативных данных по затратам на персонал в аналитических разрезах, необходимых Заказчику. По завершении всех тестов и обновлений система была передана в эксплуатацию и полностью обеспечила автоматизацию ключевых процессов, а также интеграцию с другими информационными системами.

Описание проекта

Одной из особенностей реализации проекта является интеграция сложной системы расчета мотиваций, которая была реализована в старой системе «1С:ЗУП КОРП 2.5». Чтобы наложить эту систему на новые механизмы учета, потребовалось гораздо больше корректировок, чем обычно для обеспечения корректного расчета мотиваций.

Проектная команда 1-го Советника сумела найти решение и успешно справилась с поставленной задачей.

Результаты работы над проектом

После завершения проекта компания Май-Брендс получила значительно расширенные возможности благодаря переходу с версии 1С:ЗУП 2.5 на 1С:ЗУП 3.1.

Были внедрены блоки версии Зарплата и управление персоналом «1С:ЗУП КОРП»:

1. KPI
2. Кадровое планирование
3. Финансовый учет
4. Мед. осмотры
5. ДМС
6. Охрана труда.

Это позволило значительно улучшить управление персоналом и автоматизировать множество процессов.

Особенное внимание было уделено блоку «Мобильная связь», который теперь обеспечивает полный документооборот и хранение истории движения корпоративной мобильной связи, что ранее велось только справочно.

Также типовые возможности новой системы позволили автоматизировать рассылку расчетных листков и улучшить кадровый документооборот в разрезе территорий с сохранением всей истории передвижений сотрудников.