Срочный заказ между плановыми работами: как рассчитать доплату с учётом переноса сроков
Срочный заказ занимает место в уже составленном графике. Доплата должна покрывать дополнительные расходы и последствия перестановки работ. Разберём расчёт на условном примере небольшой мастерской: от проверки свободного времени до согласования цены и срока.
Самая неприятная часть срочного заказа часто обнаруживается после согласования цены. Новая работа уже запущена, а обещанная на завтра партия ещё не готова. Начинаются звонки, перестановки доставки и попытки закончить работу вечером. Деньги за срочность получены, но достаточно ли этой суммы — пока непонятно.
Я бы начинала расчёт с проверки графика. Даже высокая доплата не создаёт дополнительную смену и не ускоряет высыхание покрытия. Сначала нужно понять, выполним ли новый срок, затем — сколько стоит изменение очереди.
Свободное время нужно искать на конкретном участке
Допустим, мастерская изготавливает небольшие партии рекламных стоек. Срочный заказ поступает утром, отгрузка нужна вечером. Материалы есть, сборщик свободен, но раскроечный станок занят плановой партией. Именно очередь на раскрой определяет возможность принять заказ.
Четыре свободных часа у сборщика не компенсируют четыре недостающих часа на станке. Поэтому проверять нужно каждый обязательный этап: подготовку, оборудование, сборку, контроль и доставку.
В условном примере срочная работа занимает четыре часа на загруженном участке. Дополнительная перенастройка и возвращение к плановой партии требуют ещё часа. Свободный резерв на этом участке — один час.
Из графика придётся вытеснить четыре часа плановых работ: 4 + 1 − 1 = 4.
Час на перенастройку здесь дополнительный: обычная подготовка срочного заказа уже включена в четыре часа. Это важно уточнить, иначе одни и те же операции попадут в расчёт дважды.
Теперь нужно выбрать способ восстановить график. Возможны дополнительная смена, передача части работы подрядчику или согласованный перенос плановой отгрузки. У каждого варианта отдельная стоимость. В расчёт следует брать расходы выбранного варианта.
Минимальная доплата — разница между обычным и срочным выполнением
Для примера возьмём обычную цену нового заказа 20 000 рублей. Переменные затраты на материалы, труд и стандартную доставку — 14 000 рублей. Разница в 6000 рублей остаётся на покрытие постоянных расходов и прибыль. Называть всю сумму чистой прибылью нельзя.
Все цифры в примере условные. Их задача — показать способ расчёта.
Чтобы сохранить срок плановой партии, мастерская организует четыре дополнительных часа работы вечером. Сотрудник согласен, оборудование доступно, завершить контроль и отгрузку по графику возможно.
Дополнительные расходы складываются так:
- Перенастройка оборудования и возврат к плановой партии: один дополнительный час по 600 рублей — 600 рублей.
- Более дорогие часы работы вечером: четыре часа по 900 рублей вместо уже заложенных в обычную калькуляцию 600 рублей — доплата 1200 рублей.
- Экспресс-доставка нового заказа: на 1000 рублей дороже стандартной доставки.
Итого срочность добавляет 2800 рублей: 600 + 1200 + 1000.
Минимальная цена при сохранении прежних 6000 рублей на покрытие постоянных расходов и прибыль — 22 800 рублей. Доплата к обычной цене составляет 2800 рублей, или 14%.
Привычная наценка в 10% дала бы только 2000 рублей. Недостающие 800 рублей пришлось бы покрыть из результата заказа.
Здесь особенно легко ошибиться с оплатой труда. Полная стоимость четырёх вечерних часов составляет 3600 рублей. Но базовые 2400 рублей уже предусмотрены в обычных калькуляциях этих работ. Поэтому дополнительный расход — 1200 рублей. Если вечернюю работу выполняет другой сотрудник и прежние расходы сохраняются, считать нужно всю дополнительную выплату. Расчёт зависит от реального изменения затрат.
Сохранить сумму дохода и сохранить маржинальность — разные задачи
Цена 22 800 рублей сохраняет прежнюю сумму в 6000 рублей. Но доля этой суммы в выручке снижается с 30% примерно до 26,3%.
Если мастерская хочет сохранить именно 30% маржинальности по переменным затратам, цена должна быть другой. Новые затраты равны 16 800 рублей: обычные 14 000 плюс дополнительные 2800.
Расчёт цены: 16 800 ÷ 0,70 = 24 000 рублей.
Тогда доплата составляет 4000 рублей, а разница между ценой и переменными затратами — 7200 рублей. Это уже ценовое решение бизнеса, а не только возмещение расходов на срочность.
Для разового заказа полезно видеть обе границы: цену, сохраняющую прежнюю сумму покрытия, и цену, сохраняющую установленную маржинальность. Выбор между ними зависит от загрузки и принятой политики цен.
Перенос планового заказа требует отдельного расчёта
Вернёмся к тем же четырём часам, вытесненным из графика. Допустим, организовать вечернюю работу невозможно. Плановую партию придётся отгрузить на день позже.
До принятия срочного заказа нужно проверить, допустим ли перенос для планового клиента. Отгрузка для выставки с фиксированной датой может вообще не иметь рабочего варианта переноса. Я бы не принимала новый заказ до решения этого вопроса.
Если клиент согласовал новую дату, считаются конкретные последствия. Например, повторная организация доставки добавляет 1500 рублей, а согласованная скидка за перенос — ещё 2000 рублей. Вместе с дополнительной перенастройкой за 600 рублей и удорожанием доставки срочного заказа на 1000 рублей расходы составят 5100 рублей.
Минимальная доплата в этом сценарии — 5100 рублей. Вечернюю работу за 1200 рублей сюда добавлять не нужно: она не выполняется. Это другой способ перестроить график.
При согласованном переносе вся стоимость планового заказа не становится потерей. Заказ будет выполнен и оплачен позже. Для расчёта нужны дополнительные расходы, скидки и другие последствия задержки. При нехватке оборотных средств отдельно проверяется возможность пережить сдвиг оплаты.
Если плановый клиент отменяет заказ, потерю следует считать по доходу за вычетом расходов, которых удалось избежать. Допустим, цена отменённой работы — 30 000 рублей, а ещё не понесённые переменные затраты — 21 000 рублей. Потеря относительно выполнения заказа составляет 9000 рублей.
Если материалы уже оплачены и возврат или использование в других заказах невозможны, сумма расходов, которых удалось избежать, будет меньше. Повторно прибавлять стоимость этих материалов к полученной потере нельзя.
Однако и эта сумма не всегда равна окончательному ущербу. Если освободившееся время занял другой оплаченный заказ, нужно учитывать его результат. Иначе потеря будет завышена.
Цена действует только для определённого объёма и срока
После расчёта важно зафиксировать условия выполнения. Срочный срок можно обещать для конкретного количества изделий, согласованного макета и определённого времени подтверждения. Изменение этих условий требует проверки графика заново.
Для примера условия могут выглядеть так:
- Обычная цена заказа — 20 000 рублей, доплата за выполнение сегодня — 2800 рублей, итоговая цена — 22 800 рублей.
- В работу передаётся согласованный объём без дополнительных изменений конструкции.
- Подтверждение заказа и необходимые материалы принимаются до 11:00.
- Отгрузка назначена на 19:00 при выполнении перечисленных условий.
Время подтверждения ограничивает срок действия предложения. Если клиент согласится в 15:00, утренний расчёт уже не подтверждает возможность вечерней отгрузки.
Смета тоже имеет границы. Если неизвестно время перенастройки или доступность подрядчика, сначала нужен ответ по этим пунктам. Произвольная надбавка на непредвиденные расходы не заменяет проверку возможности выполнить заказ.
После завершения работы стоит сравнить расчёт с фактом: сколько заняла перенастройка, сколько стоила дополнительная работа, удалось ли сохранить плановую отгрузку. Эти данные помогут точнее оценить следующий срочный запрос.
Для повторяющихся заказов можно установить фиксированную доплату, но с понятными условиями: определённая загрузка, готовые материалы, ограниченный объём и подтверждение до установленного времени. При изменении условий расчёт проводится заново.
Обоснованная доплата начинается с конкретного изменения графика. Нужно определить вытесненные работы, выбрать выполнимый способ восстановить очередь и посчитать его дополнительные расходы. Только после этого появляется цена, которую можно согласовать с клиентом и выполнить без нового пересмотра сроков.