Проверка самозанятого: пошаговый алгоритм для HR

Давайте разберемся, как HR может это сделать безопасно и быстро.

Онлайн-сервис ФНС: первый шаг

Самый простой способ проверить, зарегистрирован ли человек как самозанятый, — сервис ФНС на сайте nalog.gov.ru. Алгоритм такой:

1. В меню выбираем «Сервисы» → «Проверка статуса самозанятого».
2. Вводим ИНН исполнителя. По желанию можно добавить ФИО для точной проверки.
3. Жмем «Проверить».
4. Смотрим результат: «Зарегистрирован как самозанятый с [дата]» или «Не зарегистрирован».

Особенности: сервис бесплатный, работает без регистрации, данные обновляются в реальном времени. Он покажет только факт регистрации, но не доход и историю операций — это доступно только самому самозанятому через приложение «Мой налог».

Проверка документов

Если онлайн-сервис не подтвердил статус, запросите справку о постановке на учет (форма КНД 1122035) на день запроса. Это исключает риск получения устаревших данных.

Рекомендации для HR:

1. Сохраняйте скриншоты проверки — доказательство добросовестности.
2. Сверяйте ИНН и ФИО при проверке по фамилии. Опечатки недопустимы.
3. При несоответствиях обращайтесь в поддержку ФНС — они оперативно уточнят информацию.

Методы проверки и профилактики рисков

Метод 1. Выездная проверка

Инспекторы могут прийти с трудовой инспекцией и проверить:

• документы и договоры;
• график работы и рабочее место;
• наличие инвентаря.

Если обнаружат признаки подмены трудовых отношений, договор могут переквалифицировать. Иногда проводится допрос самозанятого — важно заранее объяснить исполнителю, что и как говорить, а где лучше промолчать.

Метод 2. Скоринговая система ФНС

Для профилактики ФНС анализирует:

• кто платит самозанятому и когда;
• связи между самозанятыми, клиентами и бывшими работодателями.

По результатам начисляются баллы нарушений и отправляются «письма счастья». Это позволяет выявлять организации с признаками подмены еще до выездной проверки.

Метод 3. Информирование компаний

ФНС может направить уведомление о нарушениях. Около 10% компаний сразу исправляют ситуацию. Остальные предоставляют пояснения по договору, выплатам и ссылаются на нормативные акты, чтобы доказать, что подмены нет.

Штрафы за подмену трудовых отношений

Если налоговики переквалифицируют договор с самозанятым в трудовой, последствия серьезные:

• приостановка деятельности на 90 суток;
• штрафы для юрлиц 50 000–100 000 ₽, для должностных лиц 10 000–20 000 ₽, для ИП 5 000–10 000 ₽;
• доначисление страховых взносов, НДФЛ, пеней и штрафов по НК.

Чтобы избежать проблем, проводите аудит самозанятых и оформляйте договоры корректно.

Как безопасно сотрудничать с самозанятыми

Чтобы снизить риски:

• используйте премии и социальные выплаты законно;
• соблюдайте условия договора и график работы;
• проверяйте документы на актуальность;
• не создавайте ситуации, похожие на подмену трудовых отношений.

Вывод

Самозанятые — удобный способ экономии на налогах и социальных выплатах, но безопасность HR — в проверке статуса, правильном оформлении договоров и контроле за подменой отношений. Используйте онлайн-сервис ФНС, справки и внутренние алгоритмы проверки — и риски сведены к минимуму.

Ваш, Роман.