Удаленка 3.0: как легально и безопасно нанимать сотрудников за границей

Ситуация, знакомая многим. После 2022 года формат удаленки стал нормой, но вместе с ним пришел новый вызов — удаленка без границ. Сотрудники работают из Еревана, Бали или Берлина, а HR и бухгалтерия не всегда понимают, как оформить это по закону, чтобы потом не прилетели штрафы.

Разбираемся, как действовать работодателю, если команда разбросана по миру, и как легально нанимать тех, кто живет за пределами России.

Можно ли сотруднику просто уехать и сказать «я теперь из-за границы»?

Нет. Если в трудовом договоре указано место работы — например, московский офис, — то формально он обязан там появляться. Если человек не пришел — это прогул (подп. «а» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

Но если у вас с ним официально заключен договор о дистанционной работе, ситуация другая. В нем должно быть прописано место выполнения работы — хотя бы город или страна. И если в документе написано просто «удаленно, г. Москва», а человек переехал в Армению, он, по сути, нарушает условия договора.

Решение простое — заключить дополнительное соглашение и обновить адрес. Это минимизирует риски для обеих сторон.

Что говорит закон

Минтруд считает, что трудовой договор с сотрудником, работающим за рубежом, невозможен, потому что российский работодатель не может обеспечить охрану труда за границей.

Но ни в Трудовом кодексе, ни в других актах запрета нет...

Суды и Минфин придерживаются более гибкой позиции: если человек выполняет свои обязанности, а работодатель сохраняет с ним контакт, — проблем нет. Например, Московский областной суд уже признавал законным трудовой договор с удаленщиком, живущим за границей. Юристы сходятся во мнении: работать можно, но нужно оформить все аккуратно.

Три законных способа работать с сотрудником за границей

1. Трудовой договор с дистанционным режимом

Подходит, если сотрудник уже в штате. Нужно:

• заключить допсоглашение о дистанционной работе;
• прописать новые условия (режим, локацию, формат связи);
• добавить пункт об электронном документообороте.

Минтруд не в восторге, но суды не запрещают. Риски минимальны, если все оформлено корректно.

2. Командировка

Редкий, но возможный вариант. Например, сотрудник едет в Турцию на переговоры и задерживается там на пару месяцев. В этом случае достаточно приказа о командировке и отчета по итогам.

Но если «поездка» длится бесконечно и без конкретной цели, это уже не командировка, а фикция.

3. Гражданско-правовой договор (ГПХ)

Подходит для фрилансеров и подрядчиков. В нем не указывают место работы и график, а только результат и срок.

Но если человек раньше работал по трудовому договору, а потом внезапно стал «исполнителем», инспекция может заподозрить подмену отношений и оштрафовать компанию до 100 000 рублей.

Что с налогами

Самая частая ошибка — игнорировать налоговое резидентство.

Если сотрудник живет за границей больше 183 дней в году, он перестает быть налоговым резидентом России. Что это значит:

• для резидентов НДФЛ — 13–15%;
• для нерезидентов — 30%.

Если компания продолжает удерживать 13%, а потом налоговая узнает, что человек полгода как живет в Сербии, — будет доначисление и штраф.

Совет юристов: запишите в договоре обязанность сотрудника сообщать о смене налогового статуса каждые полгода. Это простое дополнение убережет бухгалтерию от проблем.

Страховые взносы

Если это трудовой договор, компания платит все: пенсионные, медицинские и социальные взносы. По договору ГПХ — только пенсионные и медицинские.

А если сотрудник — самозанятый, то работодатель ничего не платит, он сам перечисляет налог через приложение «Мой налог».

Документы и подписи

Чтобы не гонять бумаги почтой, можно оформить электронный документооборот:

• использовать усиленную электронную подпись;
• прописать этот порядок в положении о дистанционной работе;
• разрешить обмен сканами (если обе стороны согласны).

Суды уже не цепляются к этому, главное, чтобы порядок был описан в локальных актах и сотрудник подтвердил, что с ними ознакомлен.

Медицинские и бытовые нюансы

Если сотрудник заболел за границей, российский ФСС не примет «иностранный больничный».

Нужно получить документ в местной клинике, перевести и легализовать его — только тогда он засчитывается. Проще всего договориться с работодателем об отпуске без сохранения зарплаты.

А как насчет мобилизации и военкомата?

Юристы не исключают, что работодателя могут привлечь, если он «помог» сотруднику скрыться от повестки. Особенно если таких случаев несколько. Поэтому при массовом выезде персонала стоит зафиксировать — кто, где и на каком основании работает.

Контроль и коммуникация

Удаленка за границей требует тех же правил, что и обычная:

• фиксируйте время выхода на связь;
• определите каналы коммуникации;
• установите срок ответа на запросы (например, 2 рабочих дня).

Если человек перестает выходить на связь без уважительной причины более двух дней, это законное основание для увольнения (ст. 312.8 ТК РФ).

Итого: как действовать работодателю

1. Не паниковать — запрета на удаленку за границей нет.
2. Зафиксировать условия в дополнительном соглашении или новом договоре.
3. Обговорить налоговый статус и порядок отчетности.
4. Настроить ЭДО и коммуникации.
5. Следить за тем, чтобы работа продолжалась по сути, а не «на бумаге».

Удаленка 3.0 — это уже не временная мера, а новая реальность. Главное — не прятаться от закона, а подружиться с ним. Тогда и компания, и сотрудники смогут спокойно работать, хоть из соседнего офиса, хоть с террасы в Тбилиси.

Ваш, Роман.