Годовая инвентаризация в ритейле и на складах: где взять персонал на декабрьский пик без расширения штата
Каждый год в ноябре и декабре я наблюдаю у директоров складов и ритейла похожую картину. Смены работают на пределе, фуры стоят в очереди на рампе, комплектовщики бегают по рядам с горящими глазами. И прямо в этот аврал в кабинет заглядывает главный бухгалтер со словами: «Нам нужна обязательная годовая инвентаризация под годовой баланс».
У начальника склада начинается тихий ужас. Снять опытных людей с комплектации — сорвать предновогодние отгрузки клиентам. Набрать случайных счетчиков по объявлению на улице — получить такой пересорт в базе, что разбираться придется до весны.
В беседах с партнерами я часто разбираю этот тупик. Давайте честно посмотрим, как мы выходим из этой ситуации без лишней паники и раздувания постоянного штата.
Считаем заранее: совет, который бережет нервы
Первое, о чем я всегда спрашиваю руководителей: зачем вы ждете последних чисел декабря? Почему-то в бизнесе укоренился миф, что товарные остатки нужно пересчитывать строго под бой курантов.
На самом деле правила бухучета (п. 16 ФСБУ 28/2023) дают нам отличную возможность: провести пересчет запасов можно в более спокойный допустимый срок — начиная с 1 октября.
Здесь есть важное правило, о котором часто забывают: если вы посчитали коробки в конце октября, а склад дальше живет, принимает и отгружает партии, эти октябрьские цифры нельзя просто так перенести в годовую отчетность.
Бухгалтерии нужно обеспечить документальный учет движения запасов между днем проверки и 31 декабря, чтобы вывести точный остаток на отчетную дату.
Но для склада это все равно спасение. Намного проще и дешевле провести физический пересчет полок в октябре или начале ноября, пока еще не начался главный предновогодний бум.
Где взять руки, если свои люди заняты на отгрузках
Когда свободных сотрудников внутри компании нет, мы с клиентами обычно выбираем один из трех понятных форматов:
- Инвентаризация под ключ. Специализированная служба берет задачу целиком: привозит свою обученную команду, выдает им терминалы сбора данных со специальным софтом, проводит сканирование полок и передает готовую электронную ведомость расхождений.
- Передача спокойного сектора. На складе часто есть зоны долгосрочного хранения или мезонин, где товар почти не двигается. Эту часть можно полностью отдать внешним бригадам, а своих постоянных работников оставить на горячих участках сборки.
- Временный персонал от агентства, имеющего необходимую аккредитацию. Если на объекте есть свои сильные ревизоры, им в помощь привлекают внешних исполнителей на пару-тройку ночных смен для простого механического сканирования штрихкодов.
Три простых правила, чтобы не получить кашу в учете
По моему опыту, внешняя команда отрабатывает на отлично, если на старте ей дали понятный алгоритм:
- Заморозьте сектор. В зоне, где идут люди со сканерами, на эти часы полностью останавливается любое движение. Никаких параллельных отгрузок и перемещений товара.
- Проверьте интеграцию техники. Заранее посмотрите, как сканеры ТСД выгружают данные в вашу складскую программу, чтобы не потерять файлы посреди ночи.
- Внедрите правило двойного счета. Если по ячейке вылезло расхождение выше нормы, ее обязательно должен пересчитать другой человек. Это сразу убирает случайные человеческие ошибки.
Кто за что отвечает перед законом
Здесь я всегда напоминаю директорам принципиальный момент. Привлечение внешних специалистов — это покупка услуги пересчета, а не передача ответственности за ваш учет.
Решение о проведении инвентаризации, ее порядке и ответственных лицах всегда остается за организацией, а подрядчик выполняет договорную часть работ. Внутреннюю инвентаризационную комиссию утверждает сам заказчик, и именно ваши сотрудники подписывают итоговые сличительные ведомости. А ваши материально ответственные кладовщики обязательно присутствуют при пересчете своего товара.
Итог для предпринимателя
Годовая инвентаризация не должна превращаться в стихийное бедствие.
Сдвигайте сроки пересчета на осень, привлекайте проверенные бригады со сканерами на подмогу и не отвлекайте основных сборщиков от клиентских заказов. Тогда и отчетность сойдется вовремя, и праздничную выручку склад отработает на максимум.
Ваш, Роман Игнатьев.