Почему срочная задача не всегда должна быть первой в списке

Когда срочно всё

Думаю, ситуация знакомая.

Открываешь утром список задач и примерно понимаешь, чем будешь заниматься.

А потом приходит сообщение:

— Ирина, это нужно сегодня.

Через десять минут пишет подрядчик:

— Без ответа дальше не можем двигаться.

Следом появляется ещё одна задача, которую тоже желательно было сделать ещё вчера.

И первоначальный план на день можно закрывать.

Раньше в такой ситуации мне хотелось сначала взять то, что громче всего требует внимания.

Но со временем я поняла одну простую вещь:

«Срочно» и «делать первым» — не всегда одно и то же.

Я стала смотреть не только на срок

Например, у меня есть две задачи.

Первая — подготовить документ к концу дня.

Вторая — ответить подрядчику на вопрос. Сам ответ займёт минут десять, но без него человек не может продолжить свою работу.

Если я сначала сяду за документ на три часа, подрядчик эти три часа будет просто ждать.

А вместе с ним может сдвинуться следующая задача.

Поэтому логичнее сначала снять блокировку, а потом спокойно заниматься документом.

Хотя формально у документа срок ближе.

Есть ещё вопрос последствий

Мне помогает простой вопрос:

Что произойдёт, если я не сделаю это прямо сейчас?

Иногда ответ — ничего критичного.

Задача просто переедет на вторую половину дня.

А иногда от твоего решения зависит работа другого человека, запуск, согласование или срок всего проекта.

И тогда приоритет становится гораздо понятнее.

Не потому, что одна задача «важнее» другой вообще.

А потому, что сейчас она сильнее влияет на остальных.

Но клиент же написал. Ему надо ответить сразу?

Вот здесь тоже есть ловушка.

Сообщение от клиента автоматически кажется самым важным.

Но ответить клиенту — не обязательно означает сразу решить его вопрос.

Иногда достаточно написать:

«Увидела, уточняю информацию. Вернусь с ответом до 15:00».

Клиент понимает, что его сообщение не потерялось.

А ты не бросаешь текущую работу посреди задачи.

Мне вообще кажется, что огромное количество рабочей суеты появляется не из-за количества задач, а из-за постоянного переключения между ними.

Начала одно.

Пришло сообщение — пошла туда.

Открыла другую задачу.

Позвонили — переключилась ещё раз.

К концу дня была занята постоянно, а законченных задач почему-то мало.

Иногда приоритеты невозможно расставить самой

Есть и другая ситуация.

Две задачи действительно важные.

Обе нужно сделать сегодня.

На обе нужно несколько часов.

А рабочего времени на всё просто не хватает.

Вот здесь я не вижу смысла изображать супергероя.

Лучше сразу обозначить ситуацию:

«Сегодня могу качественно закончить либо А, либо Б. Что сейчас приоритетнее?»

Потому что молча взять обе задачи, а вечером сообщить, что одна не готова, — гораздо хуже.

Моя простая проверка

Когда всё начинает прилетать одновременно, я стараюсь быстро понять четыре вещи:

Что действительно горит по сроку?

Кого я сейчас блокирую?

Какие будут последствия, если задачу отложить?

Сколько времени мне нужно на неё?

Обычно после этого список «всё срочно» становится намного спокойнее.

Что-то действительно нужно делать сейчас.

Что-то можно перенести на несколько часов.

Где-то достаточно дать короткий ответ.

А где-то нужно сразу сказать, что ресурсов на две одинаково срочные задачи не хватает.

В итоге

Наверное, одна из вещей, которым я сейчас учусь в проектной работе, — не реагировать на срочность автоматически.

Потому что самый громкий запрос не обязательно самый важный.

И задача с ближайшим дедлайном не всегда должна быть первой.

Для меня приоритет сейчас — это скорее сочетание срока, последствий и зависимостей.

И, как ни странно, когда начинаешь смотреть на задачи именно так, «пожаров» становится меньше.

Хотя сообщений со словом «срочно» меньше почему-то не становится 🙂