Системный отдел продаж: как построить машину, а не зависеть от звёздных менеджеров

Привет! Меня зовут Денис.

Более 10 лет занимаюсь продажами, управлением отделами продаж и автоматизацией бизнес-процессов.

Это часть серии материалов о том, как построить системный отдел продаж на практике.

Личные контакты:
@spbdmitriev в Телеграме
dmitrievsales.ru для консультаций

Пишу серию статей о том, как построить системный отдел продаж.

В прошлых статьях мы говорили:
◼️ про построение контакта с клиентом и в целом, что такое продажа
◼️ о выявлениях потребностей и презентации
◼️ про возражения и закрытие сделок

⏱ Время чтения: ~8 минут

Теперь переходим к построению процессов в отделе продаж.

В первую очередь мы будем говорить про построение входящего отдела продаж. Если у вас не работает стабильно и прогнозируемо входящий отдел продаж, то строить все последующие процессы (например, холодные продажи) будет крайне сложно, так как у вас ещё не отработаны базовые связки и механики.
"Сначала научитесь играть по правилам, потом придумывайте свои«— Максим Батырев

Почему я постоянно говорю про отдел продаж именно как про систему? Потому что продажи могут держаться на одном талантливом менеджере, который каким-то образом стабильно приносит деньги в компанию. Но что произойдёт, если он завтра уйдёт? Сможете быстро найти такого же человека?В большинстве случаев — нет.

Именно поэтому система всегда побеждает единичный талант. У больших компаний далеко не всегда работают лучшие продавцы рынка, но почти всегда у них лучше выстроены процессы.

Четыре направления, которые необходимо контролировать в отделе продаж

1. Найм
2. Onboarding (адаптация сотрудника)
3. Pre-Sale (взаимодействие продаж и продукта)
4. Операционный контроль

Про каждый блок поговорим подробнее.

Найм

Когда собственники говорят, что не могут найти хороших продавцов, проблема часто оказывается не в рынке труда.

Проблема в том, что сам процесс найма не систематизирован.

На мой взгляд, для контроля найма должны существовать следующие элементы:

1. Архив вакансий
2. Архив резюме
3. Шаблон офферов
4. Воронка найма
5. Чек-лист собеседования

1. Архив вакансий

Не самый обязательный элемент, но крайне полезный.

Храните все версии вакансий в одном месте. Это позволит быстро обновлять тексты и отслеживать, какие формулировки работают лучше.

Хороший продавец — он всегда про деньги. Первое, на что смотрит сильный кандидат, — сколько денег он сможет заработать в вашей компании (в большей степени на проценты от продаж, делайте на этом акцент).

2. Архив резюме

Систематизируйте все входящие отклики.

Найм — это постоянный процесс. Очень часто хорошие кандидаты не доходят до оффера по причинам, не связанным с их компетенциями.

Через несколько месяцев ситуация может измениться. Поэтому база резюме — это ваш кадровый резерв.

Многие вакансии можно закрывать именно за счёт повторного контакта с кандидатами из архива.

3. Шаблон оффера

Хотите нанимать сильных продавцов — научитесь продавать свою компанию.

Собеседование — это двусторонняя продажа. Менеджер продаёт себя вам, а вы продаёте компанию ему.

Сделайте красивый и понятный шаблон оффера. На создание такого документа можно потратить один час, а получить ощутимый рост конверсии в выход сотрудников на работу.

Помните: в 2026 году, покупают не только деньги, но и картинку.

Не знаете, как сделать красиво — найдите офферы лидеров вашего рынка. Все встанет на свои места

4. Воронка найма

Если у вас ещё нет воронки найма — заведите её как можно скорее.

Она поможет вам трезво оценить эффективность найма, увидеть слабые места в воронке и понять, сколько откликов и действий необходимо для успешного закрытия вакансии.

Из чего состоит воронка найма
Канал — источник откликов.
Отклики — количество полученных откликов.
Позвали на собеседование — количество приглашённых кандидатов.
Конверсия из откликов в приглашения — Позвали на собеседование / Отклики.
Пришли на собеседование — количество фактически проведённых собеседований.
Конверсия из приглашённых в дошедших — Пришли на собеседование / Позвали на собеседование.
Не подошли — количество кандидатов, которые не прошли отбор.
Конверсия из пришедших в не подошедших — Не подошли / Пришли на собеседование.
Второй этап — количество кандидатов, приглашённых на второй этап.
Оффер — количество отправленных офферов.
Конверсия из второго этапа в оффер — Отправили оффер / Позвали на второй этап.
Отказы — количество отказов от оффера.
Конверсия из оффера в отказ — Отказы / Отправили оффер.
Причины отказа — обязательно собирайте статистику по причинам.
Совет: Не создавайте каждый раз новую категорию. Собирайте их в кластеры (выпадающие списки). Это позволит увидеть реальные проблемы в вашем предложении.
Например:
✔ Денежная мотивация — 3
✔ Не подходит график — 5
✔ Неинтересный продукт — 2
Вышли на работу — количество сотрудников, которые фактически вышли. Дополнительно рекомендую считать:
Конверсия вышедших из приглашённых — Вышедшие на работу / Позвали на собеседование
Конверсия вышедших из дошедших до собеседования — Вышедшие на работу / Пришедших на собеседование
Конверсия вышедших из получивших оффер — Вышедшие на работу / Отправили оффер

Пример воронки найма

Базовые ориентиры по конверсиям

Важно понимать, что это средние значения по рынку. В вашей нише показатели могут отличаться.

✔ CV из откликов в приглашения — 15–25%
✔ CV из приглашений в дошедших до собеседования — 40–70%
✔ CV из пришедших в не подошедших — 40–60%

Если ваши показатели сильно отличаются, это повод детально изучить этап.

5. Чек-лист собеседования

На мой взгляд, это один из самых недооценённых инструментов в найме.

Любое собеседование проводите по единому шаблону и фиксируйте ответы кандидата.

Такой подход позволяет:

✔ оценивать кандидатов на основе фактов, а не эмоций;
✔ рационально сравнивать кандидатов между собой;
✔ формировать собственную базу знаний по найму;
✔ возвращаться к кандидатам даже спустя длительное время и помнить его навыки;
✔ сформировать идеальный портрет вашего сотрудника.

Из чего должен состоять чек-лист

1. Шапка
   Базовая информация: ссылка на резюме; запись собеседования; зарплатные ожидания; дата возможного выхода; важные комментарии.
2. Предыдущий опыт работы
   Цель блока — понять реальный опыт кандидата.
3. Информация о компании
   Цель блока — понять уровень подготовки кандидата. Насколько мы ему важны.
4. Hard Skills
   Цель блока — проверить профессиональные навыки (знание вашей ниши и практические навыки продаж). Самый важный элемент в этом блоке это практическая проигровка (только не делайте кейсы в стиле «Продайте мне ручку». Гораздо полезнее попросить кандидата продать продукт, с которым он реально работал)
   Ваша задача понять, знает ли человек базовые этапы продаж:
   1 этап — Установление контакта.
   2 этап — Выявление потребностей.
   3 этап — Презентация.
   4 этап — Работа с возражениями.
   5 этап — Закрытие сделки.
5. Soft Skills
   Цель блока — проверить мотивацию, управляемость и совместимость кандидата с вашей системой и корпоративной культурой.

Формат чек-листа

Рекомендую строить чек-лист в следующем формате:

Блок вопросов | Уточняющие вопросы | Ожидаемый ответ кандидата | Ответ кандидата | Оценка (по 10 бальной шкале) | Вес вопроса

Каждый блок наделяйте собственным весом (базово 10). Это позволит получать итоговую оценку кандидата по 100-балльной шкале.

Дополнительно рекомендую отдельно считать Hard и Soft Skills.
Например:
Иванов
Hard Skills — 73%
Soft Skills — 91%

Расчет финальной оценки происходит путем Сумма ваших оценок в блоке/Сумму веса этих же блоков.

Такой подход позволит значительно точнее принимать кадровые решения.

Пример готового Чек-Листа

На этом базу по найму заканчиваем. Желаю вам найти своих «золотых» сотрудников.

Но хороший найм — это только начало.

Даже сильный продавец без понятной системы, обучения и адаптации очень быстро начнёт показывать средний результат. Ошибка многих компаний заключается в том, что они считают вакансию закрытой в момент выхода сотрудника на работу. На самом деле в этот момент всё только начинается.

Поэтому в следующей статье поговорим про Onboarding — систему адаптации новых сотрудников. Разберём, какие инструменты должны быть в компании, чтобы новый продавец как можно быстрее вышел на плановые показатели и стал полноценной частью вашей системы продаж.

Подписывайтесь, чтобы не пропустить продолжение серии про построение системного отдела продаж.

А если хотите обсудить своих клиентов или свой отдел продаж, можете писать мне в телеграмм @spb.dmitriev или оставить заявку на сайте dmitrievsales.ru