Как сэкономить на аренде офиса и не пожалеть

Самое дешевое предложение рабочего места, которое мы когда либо видели — это кабинет со столом и окном, около 5 кв.м. За него просили 7 тысяч рублей. В одиночку там можно работать, но это довольно грустно, а для склонных к клаустрофобии — страшно. Стартаперы часто стараются сэкономить на всём подряд, а через пару месяцев начинают жалеть. Чтобы такое случалось реже, мы резюмировали свой опыт выбора офиса и спросили дельных советов у тех, кто тоже с этим сталкивался — делимся результатом.

Как понять, что стартапу вообще нужен офис

Есть два основных признака, которые работают вместе: когда в команде больше двух человек и если стартап много общается с клиентами. В первом случае, становится гораздо удобнее иметь свое общее место для работы: в своем офисе устанавливают свои порядки, быстрее принимаются решения и там проще настроиться на деловой лад. Во втором — ведение переговоров на своей территории всегда дает фору.

Каков минимальный бюджет на офис

Например, мы ищем дешевый офис для стартапа из 5ти человек. Если речь о Москве, то офис в пределах Садового кольца стоит от 60 тысяч. Если расширить радиус до ТТК, то можно найти предложения в районе 50 тысяч. Если удаленность от метро не играет роли, то можно поискать варианты еще дешевле, 35-45 тысяч. В Санкт-Петербурге аренда офиса класса С обойдется минимум в 850 рублей за кв.м, то есть около 35 тысяч за помещение на 40 кв.м.

Как можно сэкономить

• Снять офис не в самом центре

Офис должен быть там, куда удобно добираться членам команды и клиентам — не обязательно в самом центре города. Но не нужно доходить до крайностей и располагаться на отшибе. Сергей Макаров, генеральный директор рекламного агентства Профитатор делится опытом: Неудобное расположение офиса может стать причиной множества проблем: начиная с опозданий или увольнений сотрудников до срыва сделок. А отсутствие кафе, магазинов и аптек может отбить у потенциальных сотрудников желание работать в компании.

• Выбрать квартиру вместо офиса

Так можно сэкономить на аренде, коммунальных платежах и доступе к интернету для юридического лица. Кроме того, таким образом можно расположиться ближе к центру. Минус аренды квартиры — ее нельзя оформить как юридический адрес компании. Во-первых, помещение в бизнес-центре в районе ТТК обойдется примерно в 19000 рублей/год или 1600 рублей/месяц за м.кв., а квартира в “сталинке” с хорошей планировкой в центре Москвы будет стоить на 30% дешевле. Во-вторых, это позволит сэкономить на коммунальных платежах. В-третьих, в бизнес-центрах придется оплачивать доступ к интернету в качестве юридического лица — 10000-15000 рублей/месяц. Тогда как в квартире можно оформить выход в сеть на физическое лицо за в 500-700 рублей/месяц. Наконец, бонусом к квартире идет кухня, — говорит Сергей Макаров.

• Уточнить площадь офиса

Снимая офис вы зачастую платите за квадратные метры. Иногда собственник может ошибиться или намеренно указать больший метраж. Алексей Пермяков, директор ООО БРУКС кредитный консультант советует перемерять арендуемое помещение перед заключением сделки: Наш офис по документам значился на 15% большей площадью. Соответственно после перемерки арендная плата стала на 15% дешевле.

• Из бизнес-центра подключиться к частному интернету

Способ экстремальный, но попробовать можно. Напротив бизнес-центра стоят жилые дома. Это позволяет подключиться к частной домашней линии. Достаточно договориться с одним из жильцов, установить у него WiFi и оплачивать ему абонентскую плату. Даже с учетом дополнительных опций интернета (TV, выделенная линия и тому подобное) выйдет не дороже 1500 рублей в месяц с качеством связи, доступным в БЦ за 10000 рублей, — делится Алексей Пермяков.

• Если вас мало — подумать о коворкинге или субаренде

Если ваша команда — 2-3 человека, то лучше рассмотреть вариант коворкинга. Минимальный бюджет в столице на нефиксированное место в хорошем коворкинге начинается от 7500 рублей, то есть около 37500 рублей за команду из пяти человек. Снять помещение на 1-2-3 человек в бизнес-центре классов А или В/В+ — невозможно, так как их практически нет, либо стоят они столько же, сколько и большие зоны на 10-15 человек, — говорит Игорь Шулинин, директор Workki в России.

Если вас больше 4 человек, подобрать офис может получиться выгоднее. Но на рынке небольшое предложение маленьких офисов — 20-40 кв.м. Поэтому можно рассмотреть вариант субаренды — когда несколько команд арендует одно помещение вскладчину. В среднем рабочее место в общем пространстве можно снять от 7 тысяч, в отдельном кабинете — от 10 тысяч.

На чем экономить нельзя

• Метраж и разумное зонирование

По ГОСТу на рабочее место положено 4,5 кв.м., не стоит стараться утрамбовать 10 человек в 20 кв.м. Если в одном кабинете вас больше шести, стоит подумать о небольшой зоне отдыха с мягкой мебелью. Месте, где можно побыть одному или поговорить тет-а-тет. Можно совместить её с переговорной.

Еще важный момент — это наличие кухни, вы удивитесь, как поднимает боевой дух наличие кофемашины!

• Удобная мебель

Невозможно постоянно поддерживать боевое расположения духа сидя на деревянной табуретке — выбирайте удобные кресла и столы. Но это не значит, что нужно покупать дорогую мебель. Самый идиотский поступок при аренде офиса — это покупка дорогой мебели. Хотите красивой жизни — купите хорошую мебель на Avito у своих предшественников. По статистике 70% новых компаний разоряются в течение года, и им надо быстро продать свои красивые кресла и столы, которые стоят в офисе, за который теперь нечем платить. Так что они не будут сильно торговаться — скидка 50% гарантирована, а если повезет, то и 70%, — делится Николай Журавлев, генеральный директор консалтингового агентство Мастерпланс.

• Вентиляция

Без кислорода сложно думать. Невозможность открыть окна или отсутствие приточной вентиляции снижает уровень кислорода в помещении. В результате снижается работоспособность находящихся в нем людей, особенно когда речь идет об интеллектуальном труде, — говорит Сергей Макаров.

• Туалеты

Не экономьте на комфорте гостей и сотрудников. Существует мнение, что о компании можно судить по туалетам, поэтому стоит обратить на них внимание при аренде офисов в бизнес-центрах, — подтверждает Сергей Макаров.

Какие юридические моменты нужно обговорить с арендодателем

Если вы арендуете помещение в жилом доме, убедитесь, что собственник перевел его в нежилое помещение согласно всем законодательным нормам (согласование с жильцами, подведение коммуникаций, отдельный вход).

Если вы планируете размещать на здании рекламу или перепланировать арендуемое помещение, то это тоже нужно обсудить заранее. Если вы арендуете помещение в историческом здании (а большинство из них выгодно расположены в центре города), могут возникнуть трудности, — предостерегают в сети агентств недвижимости CENTURY 21.

В договор стоит внести все пункты, за которые вы переживаете. Мы советуем всегда прописывать даты и размеры выплат, порядок возмещения ущерба (всякое случается) и срок, в который вас обязаны предупредить о съезде. Ремонтные работы, кто и за чей счет их проводит, возможность сдачи офиса в субаренду и пользование общими квадратными метрами.

***

OfficeSharing.ru — это онлайн-площадка для совместной аренды коммерческой недвижимости. В апреле 2017 года 10% стартапа выкупил венчурный инвестор Александр Румянцев.