Бухгалтерия в Грузии: как кафе для души обернулось долгами и привело нас к IT-продукту

Хотели иметь дело для души. Получили дыру неопределённости, которая высасывала деньги из нашего бюджета.

Бухгалтер пропустила существенное изменение налоговых обязательств. Поставщики подводили с инвойсами. Документы растворялись в переписках, а последствия всей этой деятельности аккуратно собирались у нас. Мы попадали на деньги, влезали в долги и всё больше времени тратили на выяснение обстоятельств.

Знакомство с бухгалтерией в Грузии у нас получилось практическим. Позже из него вырос FinTech GEO, но сначала пришлось разобраться, почему нанятые специалисты и десятки рабочих разговоров не дают предпринимателю ответа на элементарный вопрос: что происходит с его бизнесом?

На третий месяц нас догнал НДС

Когда открываешь заведение, думаешь о гостях, продукте, сотрудниках, закупках. Бухгалтерию передаёшь специалисту и рассчитываешь, что о существенных изменениях тебе сообщат заранее. Мы тоже рассчитывали.

На третий месяц работы выяснилось, что бухгалтер прозевала момент возникновения обязательств по НДС. К ожидаемому одному проценту добавился НДС по ставке 18%. В нашем тогдашнем пересказе это звучало так: пришли работать с одним процентом налогов, а получили девятнадцать.

Здесь нужна короткая оговорка: складывать эти ставки для расчёта налоговой нагрузки некорректно, у них разные правила расчёта. Но для нас проблема заключалась в другом: новые обязательства обнаружились тогда, когда уже влияли на деньги заведения, а подготовиться к ним мы не успели.

Что покупает предприниматель, оплачивая бухгалтерское сопровождение? Мы считали, что в том числе возможность вовремя узнавать о вещах, меняющих экономику бизнеса. Если существенное изменение проходит мимо специалиста, за его невнимательность приходится рассчитываться владельцу.

В общепите деньги уже распределены между закупками, арендой и зарплатами. Неожиданное обязательство попадает в этот же бюджет, и решение приходится искать немедленно. Несколько таких сюрпризов способны поставить под вопрос существование заведения, даже если гости приходят и сотрудники работают.

Поставщик обещал инвойс. Переписка обещала его сохранить

Отдельной историей стали поставщики: с инвойсами нас тоже подводили. А дальше начиналась работа, которую никто не закладывал в наше хобби, — добиться документов, найти сообщения, восстановить договорённости и передать всё бухгалтеру.

Если вы ведёте бизнес, то представляете этот поиск. Файл мог оказаться в личном чате, уточнение — в общем, а ответ на него вообще прозвучать по телефону. Часть информации сохранилась у сотрудника, часть записана в тетради. Формально общение состоялось; собрать из него картину происходящего приходится заново.

Особенно утомительно, когда после этого выясняется, что нужен другой документ или не хватает ещё одного уточнения. Вы повторно делаете работу, которую считали завершённой, пока остальные дела ждут.

Мы открывали кафе, продолжая заниматься IT и маркетингом. Однако заведение всё настойчивее требовало и внимания, и денег. Накапливались долги, расходы приходилось закрывать из собственного бюджета, а предсказуемости больше не становилось. Увлечение постепенно превратилось в обязательство с открытым счётом.

Для нас это стало пределом терпения. Хотелось наконец видеть, какие документы собраны, что предстоит оплатить, кто занимается вопросом и на чём он остановился. С таким запросом мы и вернулись к тому, что умели делать профессионально.

В Батуми нашлась компания с пятнадцатилетним опытом

Разбираться с местной бухгалтерской практикой с нуля нам не пришлось. Мы познакомились и подружились с грузинской компанией в Батуми, которая больше 15 лет занимается бухгалтерией.

У неё были специалисты, клиенты и накопленный опыт. Внешний облик этого бизнеса при этом в основном складывался из визиток и страницы в в синей социальной сети. Так компания была представлена рынку, а нам уже хотелось сделать полноценный цифровой сервис.

Получилось полезное сочетание. Коллеги знали местные процедуры и задачи клиентов, мы понимали разработку и маркетинг. Потребности предпринимателей нам объяснять было не нужно: несколько из них уже успели стать нашими собственными расходами.

Мы стали разбирать обслуживание по действиям: как поступает обращение, кому его передают, какие сведения нужны специалисту, где остаются документы и как клиент получает ответ. Из этих обсуждений выросла основа будущего продукта и порядок работы команды.

Часть вайбкодили. Часть переделывали после тестов

Да, в разработке мы использовали вайбкодинг. Что-то писали обычным способом, проверяли, мучились, меняли и возвращались к исходному решению. На некоторых участках быстрое начало потом оборачивалось долгой переделкой — знакомый опыт для тех, кто доводил прототип до повседневной работы.

Параллельно разработали CRM для работы с клиентами и прототипировали ERP для управления задачами и процессами. Оцифровали технологические процессы и маршрутизацию обращений: определили, как вопрос попадает к нужному сотруднику и как движется дальше.

Особенно много работы потребовало внедрение. Коллегам, привыкшим решать всё звонком или сообщением, нужно было освоить новый порядок: фиксировать обращение, сохранять сведения, передавать задачу так, чтобы следующий участник мог продолжить её без отдельного расследования.

Можно написать приложение и обнаружить, что вся компания по-прежнему живёт в личных переписках. Мы хорошо понимали, чем это заканчивается, поэтому учили команду работать через продукт одновременно с его разработкой. За экраном должны были появиться люди, способные исполнить то, что этот экран обещает.

Что в итоге оказалось в телефоне

Так появился FinTech GEO — мобильный офис предпринимателя в Грузии. В нём мы объединили рабочие чаты, связь с бухгалтерами и юристами, документы, задачи и обмен информацией с rs.ge.

Мы смотрели на российские цифровые сервисы, следили за Revolut и за тем, как привычные вопросы бизнеса постепенно собираются в одном месте. Для себя выбрали вполне земной ориентир: предприниматель открывает приложение и понимает, куда обратиться и где продолжить работу со своим вопросом.

В многоязычной среде обнаружилась ещё одна задача — помочь людям понимать друг друга. Мы сделали чат с переводом сообщений, получивший кодовое название «Вавилонская стена». Каждый пишет на своём языке и получает сообщения собеседника тоже на своём.

При этом приложение связано с работой специалистов. Можно найти свою команду, обратиться за помощью и вернуться к обсуждению. Для нас это прямое продолжение исходного запроса: информация по компании должна быть доступна владельцу без поисков по чужим телефонам.

Теперь сами приезжаем и показываем, как пользоваться

Наши менеджеры ездят по компаниям и демонстрируют приложение лично. Помогают освоиться, разбирают вопросы, объясняют, где выполняется нужное действие. После собственного опыта мы хорошо понимаем усталость человека, которому предлагают ещё один сервис и обещают, что теперь-то всё станет удобно.

На таких встречах быстро выясняется, что мы объяснили плохо или сделали непонятно. Пользователь останавливается там, где разработчик уже давно ничего сложного не видит. Эту обратную связь приходится возвращать в продукт, иначе привычный мессенджер снова выигрывает.

Интерес проявляют и грузинские предприниматели. Мы работаем здесь как локальная компания с местной профессиональной командой, а удобства добиваемся с оглядкой на сильные цифровые продукты. Кто-то осваивается быстро, кому-то нужна помощь, кто-то продолжает вести тетрадь. Внедрение приходится доводить до каждого пользователя.

Первый месяц и работа на вырост

По нашим внутренним данным, за первый месяц с нами начали работать больше 30 компаний. На этапе запуска в бухгалтерской команде было 10 человек; планируем увеличить её до 30. Цель, которую поставили себе до конца года, — 300 организаций.

С ростом прибавляется работа: обучать сотрудников, разбирать обращения, поддерживать единый порядок обслуживания. Цифровые процессы теперь должны выдерживать увеличение нагрузки. Если внутри всё снова расползётся по звонкам и личным чатам, клиент получит знакомую проблему в новой упаковке.

Из истории с кафе мы вынесли довольно дорогой урок. Делегируя работу, предприниматель всё равно отвечает за последствия, поэтому ему нужен доступ к информации о собственном бизнесе. Профессионализм нанятого человека проверяется в том числе тем, насколько вовремя владелец узнаёт о предстоящих решениях и расходах.

Мы пришли к своему продукту через потери, долги и усталость от неопределённости. Теперь можем показать, как устроили работу, за которую сами хотели бы платить тогда: с сохранёнными документами, понятными задачами и людьми, которых можно найти без обзвона всей компании.