Как мы обновили управляющую компанию в коттеджном поселке
В основном я занимаюсь налоговыми исследованиями и контролируемыми иностранными компаниями, но я также увлекаюсь антикризисным управлением коттеджных поселком. Моя команда помогает управляющим компаниям в коттеджных поселках преодолеть кризисы, найти и устранить слабые места в работе эксплуатационной команде. Я изучаю и стараюсь использовать опыт команды Уоррена Баффета. Он уже давно не только контролирует банки и промышленные компании, но и активно занимается недвижимостью.
Предыстория событий
Директор одной из управляющих компаний забил тревогу. Бухгалтер сам себя уволил. Некому рассчитывать плату за обслуживание и выставлять счета жителям поселка. При этом работник ушел не только сам, но и ноутбук забрал. О наличии резервной копии никто не побеспокоился. Бухгалтер просто решил, что ему мало платят и вообще не ценят его усилия. Представляете, какой был «градус накала» на поселке?
Руководитель же полагает, что основная проблема в том, что жильцы упорно игнорируют выставленные счета. На самом деле причина проблем в ином. Управлением коттеджным поселком никто нормально не занимался. Собственником УК является застройщик. Директором назначил своего человека, который в этой сфере ранее не работал.
Исходные данные можно обозначить так:
- В поселке — 350 лицевых счетов (коттеджи + земельные участки). Но, данные о собственниках, никак не систематизированы. Часть информации собрана в обычном текстовом файле, часть отсутствует вообще;
- Функцию передачи счетов на оплату возложили на охрану на КПП;
- В офисе нашлись экземпляры первоначальных договоров с собственниками и копии квитанций по годам;
- Штат УК — директор, бухгалтер, юрист, менеджер, риэлтор, инженер, электрик и 6 человек разнорабочих;
- Все операции с деньгами проходят в ручном режиме. Оплата за услуги принимается преимущественно наличными.
- Собственники домов и земельных участков ненавидят управляющую компанию и все, что с ней связано. Это же можно сказать о персонале, которому часто задерживают зарплату.
Собрали базу и восстановили контакты
Изучение всех документов позволило нам найти данные 200 собственников из 350. Их предстояло актуализировать. Выбрали следующий алгоритм работы. Сначала проверили имеющиеся данные. Пришлось и звонить, и писать на e-mail, и отправлять заказные письма через Почту России. 195 человек ответили примерно за неделю. На проверку остальной информации потребовалось больше месяца.
На КПП поставили особый стенд больших размеров, чтобы видно было из машины. И такими же крупными буквами написали объявление с просьбой зайти, позвонить или написать управляющему. Эту же информацию продублировали в заказных письмах. На полный сбор данных о владельцах потребовалось почти 3 месяца.
Бухгалтерия 2.0, QR и Квитанции в электронном формате
До нашего появления бухгалтер тратил неделю на подготовку квитанций. Потом еще неделя требовалась на то, чтобы их вручить собственникам, а потом в офисе собирались очереди из недовольных собственников.
После реорганизации бухгалтерии, теперь на подготовку и рассылку квитанций в электронном формате потребовался 1 (один) день. Клиенты быстро оценили наличие QR-кода и ролика с инструкцией по оплате. Уже на следующий день на счет УК стали поступать оплаты. Начало было положено.
Анализ договоров на обслуживание коттеджного поселка
Даже беглый просмотр договоров показал, что ранее в управлении коттеджным поселком допускались серьезные ошибки. Например, собственник должен был платить ежемесячно 476 рублей за сотку. Но в договорах не был указан механизм расчета, а сразу стояла сумма к оплате. Так как все договоры готовили вручную, то и ошибок в них было много. Например, вместо 5474 рублей могло значиться 4574 и т. д. И никто за несколько лет ни разу не перепроверил расчеты. По нашему настоянию механизм подготовки квитанций и договоров был изменен. И там, и там обозначили логику расчета суммы к оплате. На пересмотр всех договоров потребовалось почти 4 месяца.
Долги и должники в управлении коттеджном поселком
Ни одна компания не может работать вообще без долгов. Но в данном случае ситуация была близка к критической:
- Собственники считали, что УК ничего не делает, и они ничего ей не должны. Другие не хотели ехать в офис и ждать в очереди, чтобы внести плату наличными;
- Сама управляющая компания была должна всем: от энергосбыта и газоснабжающей компании до собственного персонала и налоговой.
Кассовый разрыв существовал почти всегда, но никто не думал о его устранении. Введение электронных квитанций с QR-кодом позволило практически сразу получить деньги на ликвидацию задолженностей.
Меняем финансовую модель управляющей компании в коттеджном поселке
Для начала директор заявил, что ежемесячно компания должна платить по счетам 1,5 млн.руб. От владельцев участков должно поступать 1,8 млн.руб. Но денег постоянно не хватало. Одна из причин в том, что директор вообще не думал об отчислениях в бюджет и не сдавал выручку наличными в банк. Таким образом пытались экономить на налогах, но получали только головную боль из-за путаницы, а также копили долги по принципу «снежного кома».
Анализ показал, что из-за неправильных расчетов ежемесячно компании не хватает на оплату всех счетов 500 тысяч рублей. Директор считал, что основная причина заключается в неплатежах со стороны собственников. На самом же деле обязательств изначально было больше, чем планировалось поступлений. Нужно менять подход к расходам и доходам. Составили финансовую модель управляющей компании и фронт задач обозначился моментально — резать расходы и повышать доходы.
Дополнительные услуг жителям поселка
В поселке живут небедные и занятые люди. Они не моют сами окна и не стригут лужайки. Кто-то нанимает постоянную прислугу, кто-то приглашает периодически людей со стороны. УК такие услуги не оказывала. И зря — это ведь дополнительный доход. Мы подсказали, что необходимо сформировать собственную сервисную службу. Нужны работники, которые смогут повесить полку, быстро установить или заменить розетку или унитаз и т. д. Не будет лишней и служба доставки продуктов и бутилированной воды. И постоянно проживающие владельцы домов быстро оценили нововведения. Уже в течение месяца средний чек с домовладения за счет дополнительных услуг увеличился на 10%.
Продажа участков в поселке
Поселок существует несколько лет, но часть участков еще пустует. К профессиональному риэлтору застройщик не обращался, так как «свой риэлтор» берет комиссию ниже. Как следствие, количество сделок купли-продажи в год не превышало 3-4. Решили это исправить. Заключили договор с агентством недвижимости. И в результате стали продавать по 3-4 участка в месяц. Спрос существенно вырос в период пандемии, когда многие предпочли уехать жить за город.
Развитие общей инфраструктуры и мест общего пользования в поселке
Инвестор изначально планировал открыть в поселке магазины, спорткомплекс, площадку для детей и т.д. Но на все задумки не хватало денег. И здесь мы предложили пригласить жителей в качестве бизнес-партнеров. Достаточно быстро выяснилось, что есть желающие построить автомойку, организовать службу по оказанию бытовых услуг, кафе с собственной кухней и пекарней. Управляющая компания коттеджным поселком получила возможность получить дополнительный доход, а именно сдать в аренду участки с уже подведенными коммуникациями. Предприниматели самостоятельно решали вопросы строительства и управляли каждый своим локальным бизнесом.
Для чего я это написал?
Думаю, многие узнали в этой истории себя или свою управляющую компанию в поселке. Если у вас такие же проблемы, пишите мне по контактам ниже. Вместе мы сможем найти для них лучшее решение. Я буду только рад изменить вашу жизнь или проект к лучшему!
Артем Медведев — Обновляю и беру в управление коттеджные поселки
Москва, ул. Минская 2ж