В чем суть цифровизации для малого бизнеса?

Введение

Если брать определение Википедии, цифровизация (диджитализация, дигитализация) — процесс внедрения организацией цифровых технологий, сопровождаемый оптимизацией системы управления основными технологическими процессами.

Часто цифровизацию воспринимают как создание некой IT системы и ее использование в бизнес-процессах компании. Например, сайт создали, рекламу пустили, завели CRM — вот у нас уже идет цифровизация полным ходом.

В этой статье я хотел бы дать свое понимание данного понятия. Это позволит взглянуть немного под другим углом на процесс внедрения IT решений и на ваши текущие процессы. Мы говорим о микробизнесе и малом бизнесе.

Что такое цифровизация? Технология цифровизации бизнес процессов

Как по мне, цифровизация — это переход от мышления в плане «давайте увеличим бюджет на рекламу, думаю лучше пойдет» к мышлению «для достижения цели 50 лидов в месяц при конверсии 2% нам надо дополнительно нагнать трафика 5000 посещений в месяц».

Цифровизация — это процесс оцифровки бизнес-процессов предприятия. Мы, люди, воспринимаем какую-то деятельность как последовательность неких действий. Вот взял рубанок, прошелся по изделию, получил некий результат.

Но на тот же процесс можно посмотреть и через числа:

1. сколько времени заняла операция;
2. сколько ждал исполнитель, когда он может приступить;
3. сколько мы затратили средств на реализацию этого процесса;
4. какой результат мы получили? (в числах)

Практически любую деятельность можно оцифровать.

Взять писателя — это количество страниц, глав, букв, проходов редактора, ошибки и т.д. Таким образом, можно всю деятельность писателя представить, как некие числа, меняющиеся во времени. Сегодня он написал столько-то страниц, завтра столько-то (и так множество параметров) — в итоге мы получаем картину (массив чисел), которые описывают деятельность писателя. Заметьте, здесь вообще не идет речь про IT технологии. Цифровизацию можно проводить и без них! Цифровизация — это просто другой способ смотреть на те же самые бизнес-ситуации.

Ключевая идея этой статьи — цифровизация просто позволяет нам смотреть на все происходящее сквозь призму показателей, числовых метрик (в целом более подходящий термин был бы числовизация).

Почему цифровизацию так плотно связывают с IT? Поскольку IT сильно упрощает генерацию данных о процессах, анализ и обработку этих данных. Альтернативный вариант — это ручной учет. Данные собираются в тетрадки или Excel (что уже большой шаг вперед по сравнению с тетрадкой) и там анализируются и используются для принятия решений.

Важно не ставить телегу перед лошадью. IT — это просто инструмент для цифровизации. А главная задача — это оперирование числовыми показателями вместо ощущений.

Зачем цифровизация нужна малому бизнесу?

Ну а зачем нам все это нужно, если можно просто по старинке делать все по ощущениям? Это вполне работающий способ, вероятно, большинство микробизнесов и работают по нему и некоторым даже удается быть успешным.

Первая проблема заключается в точности принятия решений

Вы не знаете, что работает, а что не работает. У вас есть общие догадки, но сложно сказать, насколько одна штука работает лучше другой. Если у вас есть конкретные метрики по 2 исполнителям и видно, что один дает результат в 2 раза лучше (в ЧИСЛАХ) при той же часовой загрузке, то вывод будет очевиден.

Числа позволяют немного уменьшить туман. Иногда люди специально напускают туман, убеждают в чем-то для того, чтобы вы приняли нужное им решение. Простой пример: «Да мы успеем к сроку. Сейчас чуть ускоримся». Если у вас есть график движения по этапу работ, то он гораздо точнее говорит вам о настоящем положении дел. Не полагайтесь на уверения, смотрите на цифры.

Вторая проблема — сложно ставить цели и улучшать показатели

Если нет точных показателей, то сложно как-то оценить улучшение. Если есть показатель, то он будет подсказывать, двигаетесь вы в правильном направлении или нет.

Классический пример — использование весов для похудения. Уже один факт ежедневного использования весов позволит позитивно влиять на вес. Почему? Вы будете каждый день получать обратную связь от весов о ваших успехах в борьбе с лишним весом. Это будет влиять на ваши действия. Хотите реально похудеть? Взвешивайтесь и фиксируйте 3 раза в день свой вес (частая обратная связь не даст вам забыть о проблеме лишнего веса).

Когда есть конкретный расклад по цифрам, то цель ставится простой — уменьшить такой-то показатель на 10%, увеличить выручку на 5% к такой-то дате и т.д.С такими целями гораздо проще работать: легко понять все ли хорошо идет? достигли ли мы цели? нет необходимости полагаться на заверения.

Третья проблема — один большой ком

Когда у нас нет цифр, мы живем в мире ощущения и магии. Каким-то образом мы должны выйти на новый уровень (опять же уровень определяется чисто на уровне ощущений). В случае цифрового мышления мы можем декомпозировать любой показатель на составляющие.

К примеру, Прибыль — это Доход минус Расход. Доход — это Средний чек на Количество транзакций за период.Средний чек — это функция от объема оказываемых вами Услуг. Объем услуг — это функция от вашего предложения для Клиента (например, Салон красоты может продавать доп услуги своим клиентам и влиять на Средний чек).

Такая декомпозиция хороша тем, что влияя на показатели нижнего уровня (кол-во мастеров или человеко-часов в салоне красоты), вы можете влиять на показатели верхнего уровня (выручка).

Кратко перечислим теперь, что дает цифровизация малому бизнесу:

1. Конкретные измеримые цели. Мы знаем, куда нам идти, к чему стремимся, где наш маяк.
2. Точное понимание текущей ситуации. Набор показателей определяет какая у вас текущая ситуация. Показатели за периоды будут показывать в какую сторону мы идем — деградация или улучшение.
3. Рост — это работа с отдельными показателями. Вы сводите задачу не в целом к росту бизнеса, а к улучшению конкретного показателя в вашей бизнес-формуле. Вы можете назначить разных ответственных людей за улучшение отдельных показателей, тем самым делая множественные улучшения по системе, которые можно контролировать на основе показателей.
4. Упрощается делегирование — у вас теперь есть прибор измерения ключевых результатов на отдельных направлениях. Во главу угла ставятся показатели. Если что будет идти не так, показатели об этом скажут. Конечно при условии, что вы отслеживаете полный набор бизнес-показателей.

С чего начать цифровизацию бизнес-процессов?

Чуть коснусь нашего опыта — мы программисты, и нам проще начать что-то считать, но понимание, что именно считать пришло далеко не сразу.

Мы начинали вести подсчет производственных метрик (сколько задач сделано, часов затрачено и т.д.). Но не они должны делать погоду. У нас была куча метрик различных по исполнителям, проектам, таймлогу и т.д. Но при этом это не давало ожидаемый финансовый результат. Почему? Потому что это были метрики, не привязанные к ключевым показателям бизнеса.

Начать стоит с верхних показателей. Заведите таблицу Excel (лучше Google Disk таблицу для работы онлайн).

Главные показатели по месяцам (недель, кварталов — зависит от специфики бизнеса):

1. Прибыль
2. Доход
3. Расход

Для начала просто знайте их и ведите на регулярной основе. Это первый главный шаг.

Второй шаг. Сделайте декомпозицию Дохода и Расхода.

Например, Расход — это ФОТ, Закупка материалов, Расходы на офис и т.д. Доход можно разбить по ключевым областям деятельности.

Примечание. Не нужно сейчас пытаться набить как можно больше показателей + использовать то, что плохо понимаете и не знаете, как использовать. Чем меньше показателей, тем лучше (они все должны быть живыми, а не для количества).

Шаг третий. Декомпозируйте вглубь показатели.

И фиксируйте ключевые метрики, от которых зависит ваш финансовый результат.

Пример: мы делаем проекты, проекты разбиты на этапы, а в этапах есть набор работ с оценкой часов. Чем больше часов мы закроем за месяц по этапам, тем больше будет выручка. Таким образом, закрытые часы по смете (это еще не прямые деньги) — одна из ключевых наших метрик.

К элементу этапа привязаны задачи, по которым ведется таймлог (учет времени). Чем больше фактического времени затрачено на задачи в этапе, тем больше будет закрытых часов по этапу.

Т.е. это уже показатель 3 уровня — фактические часы задач влияют на оценочные часы элемента этапа, а те, в свою очередь, влияют на выручку.

Факт часы в этапах за месяц — тоже важный показатель, который нам надо измерять (и всегда больше декларативных оценочных часов — можно по истории отслеживать этот коэффициент и находить аномалии).

Если первые 2 шага в целом можно делать вручную (т.е. раз в месяц в Excel все отметить исходя из данных по банку), то шаг 3 уже потребует некоей автоматизации. Значимая информация должна как-то попадать в систему в виде числовых данных, на основе которой можно строить метрики.

Как можно собирать эти данные — самый простой вариант, обязать всех участников заносить данные в Excel в определенные формы. И затем используя разные вычисления обрабатывать их в Excel. Этот способ имеет массу недостатков, но для начальной работы вполне подходит (напомню, что у нас задача — получать ключевые показатели и принимать на основе них правильные решения, а не идти в ногу со временем). Альтернативный вариант — это создание системы учета, где у каждого человека есть свой личный кабинет и он работает только через него. Все данные оседают в системе и их потом можно использовать для анализа. Это то, для чего мы создавали платформу FalconSpace.ru

Шаг четвертый. Ставьте цели на конкретный показатель и думайте, как его можно улучшить.

Любой показатель имеет набор связанных показателей, которые влияют на него. Взять вес — на него влияют такие показатели как Количество потребляемых калорий, количество минут бега, количество шагов, количество потребляемой воды и т.д.

Поставьте цель по показателю, определите доп показатели и работайте над их улучшением. Здесь большой простор для фантазии, у каждого бизнеса это будет уникальная ситуация. Главное здесь — чтобы данные по показателям было собирать относительно несложно (иначе это будет очень трудоемкая затея, и вы просто забьете на все это в виду большой текучки).

Шаг пятый. Добавляйте постепенно новые показатели, которые позволяют выявить проблемные точки.

У вас есть категории продукции, менеджеры, работники и т.д. Кто-то работает лучше, кто-то хуже. Хорошо бы было понять, кто работает плохо. Еще важнее понять, почему что-то работает очень хорошо. Попытаться снять этот опыт и распространить на других.

Кто должен решать этот вопрос — конечно числа, показатели. Никакой субъективщины. Выявляйте лучшее по различным критериям и пытайтесь понять, в чем именно заключается этот локальный успех.

На этом шаге важно уйти от личных моментов, только цифры определяют результат.

Все ли можно превратить в показатели?

Есть вещи, которые напрямую сложно сделать числом. Например, удовлетворенность покупателя. Объективно здесь не может быть оценки. В этих случаях мы можем ориентироваться на субъективные оценки клиента или менеджера. Имея массу таких оценкой, вы уже можете делать какие-то выводы. Оценка может быть как максимально полярной (Да или Нет), так и с градацией.

Другой пример — как оценить свою эффективность?

1. Первый вариант — это % выполнения дневного плана.
2. Второй вариант — это ежедневная личная оценка (в конце дня оценить свой день по 10-бальной шкале).
3. Третий вариант — если вы ведете учет своего времени, то можно отмечать галкой время, которое не было продуктивным. Затем посчитать процент продуктивного времени от общего числа часов.

Любую деятельность можно оценить в виде числовых величин.

Заключение

Вот примерное такое у меня видение процесса цифровизации. Путь этот непрост. Главная сложность — чтобы все нужные данные поступали в систему.

Но, имея такую систему показателей, вы сможете видеть реальную картину вашего дела, а также точно понимать, что из чего растет без необходимости прибегать к астрологии и другим специфическими способам ведения дел.

Источник: https://falconspace.ru/blog/v-chem-sut-cifrovizacii-dlya-malogo-biznesa